Outlook 클라이언트에는 탐색을 더 편리하게 만들고 사용자 취향에 맞게 화면을 구성할 수 있는 다양한 창(패널)이 포함되어 있습니다. 기본적으로 표시되는 창도 있는데, 대표적으로 받은 편지함, 보낸 편지함, 임시 보관함, 지운 편지함을 오갈 수 있는 탐색 창(Navigation Pane)이 있습니다. 그 외에도 업무 효율을 높여 주는 창들이 있으며, 그중 하나가 사람 창(People Pane)과 할 일 표시줄(To-Do Bar)입니다.
이 글에서는 할 일 표시줄을 활성화하고 사용자 지정하는 방법을 단계별로 정리했습니다.
할 일 표시줄 활성화 방법
Outlook을 처음 실행하면 할 일 표시줄이 바로 보이지 않습니다. 이를 찾으려면 [보기] 메뉴를 클릭하세요. 그러면 사용 가능한 모든 옵션이 확장되며, [레이아웃] 아래에서 폴더 창(Folder Pane), 사람 창(People Pane), 읽기 창(Reading Pane), 그리고 할 일 표시줄(To-Do Bar 또는 To Do Pane)을 확인할 수 있습니다.
할 일 표시줄을 찾았다면 클릭하세요. 그러면 일정(Calendar), 작업(Tasks), 사람(People), 끔(Off) 네 가지 옵션이 나타납니다.
- 일정을 클릭하면 현재 월과 다가오는 약속을 한눈에 확인할 수 있습니다.
- 사람을 클릭하면 즐겨찾기로 표시해 둔 연락처를 볼 수 있습니다.
- 작업을 클릭하면 마감 날짜순으로 정렬된 Outlook 작업 목록을 확인할 수 있습니다.
이 세 가지 중 두 개 또는 세 개를 동시에 선택해 화면에 표시할 수도 있습니다.
활성화된 항목은 할 일 표시줄 영역에 해당 형태로 나타나므로 이메일 작업과 일정 관리를 동시에 진행하기에 매우 편리합니다.
반대로 특정 항목을 숨기고 싶다면 같은 경로인 [보기] > 할 일 표시줄에서 해당 옵션을 해제하면 됩니다. 예를 들어 사람 정보를 화면에 표시하고 싶지 않다면 [보기] > 할 일 표시줄로 이동한 뒤 사람을 클릭해 체크를 해제하면 됩니다.
물론 필요할 때 언제든 다시 추가할 수 있습니다.
할 일 표시줄의 구성 요소를 모두 화면에서 없애고 싶다면 아예 기능을 끌 수도 있습니다. [보기]를 클릭한 다음 할 일 표시줄을 선택하고, 목록에서 끔을 클릭하거나 활성화된 모든 옵션의 체크를 해제하면 됩니다.
할 일 창(To-Do Pane) 수정 방법
할 일 표시줄에서 사람과 일정 요소는 세부 변경이 불가능합니다. 각각 즐겨찾기 목록과 다가오는 약속을 보여주는 용도로 고정되어 있기 때문입니다. 다만 사람 영역에서는 연락처를 검색하는 것은 가능합니다.
반면 작업 요소는 사용자 지정 여지가 넓습니다. 이메일 폴더와 비슷한 구조로 되어 있어 다른 폴더와 마찬가지 방식으로 자유롭게 설정할 수 있습니다. 작업은 기본적으로 마감 날짜 오름차순으로 정렬됩니다.
헤더의 검은 아래쪽 화살표를 클릭하면 '오늘' 기준으로 정렬할 수 있으며, 다시 한 번 클릭하면 정렬 순서를 역순으로 바꿀 수도 있습니다.
더 다양한 사용자 지정 옵션을 원한다면 목록 헤더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하세요. 모든 옵션이 담긴 상황에 맞는 메뉴가 나타납니다.
상황에 맞는 메뉴에는 모든 메일(All Mail), 읽지 않은 메일(Unread Mail), 멘션된 메일(Mentioned Mail), 정렬 기준(Arrange By), 역순 정렬(Reverse Sort), 그룹으로 표시(Show in Groups), 보기 설정(View Settings)이 포함되어 있습니다. [정렬 기준]을 클릭하면 범주, 시작 날짜, 마감 날짜, 폴더, 유형, 중요도별로 목록을 정렬할 수 있습니다.
- 범주: 직접 지정한 범주를 알파벳순으로 작업을 정렬할 때 선택합니다.
- 시작 날짜: 작업을 시작한 날짜를 기준으로 정렬할 때 선택합니다.
- 마감 날짜: 완료해야 하는 날짜를 기준으로 정렬할 때 선택합니다.
- 폴더: 폴더 이름별로 정렬할 때 선택합니다. 폴더 안에서 새 작업을 만들 수도 있습니다.
- 유형: 메일 또는 작업별로 정렬할 때 사용합니다. 이메일을 작업 영역으로 드래그하면 해당 메일이 할 일 목록에 추가됩니다.
- 중요도: 플래그의 중요도(낮음, 보통, 높음)에 따라 작업을 정렬할 수 있습니다.
상황에 맞는 메뉴에서 그다음은 역순 정렬입니다. 검은 화살표와 역순 정렬은 동일한 기능을 하므로, 화살표를 클릭하거나 역순 정렬을 선택하는 어느 쪽이든 표시되는 작업의 정렬 방식을 변경할 수 있습니다. [그룹으로 표시]를 사용하면 작업이 그룹 단위로 표시되며, 기본적으로 활성화되어 있습니다. 작업을 단순한 목록 형태로 보고 싶다면 [그룹으로 표시]를 클릭해 체크 표시를 제거하면 됩니다.
상황에 맞는 메뉴의 마지막 옵션은 [보기 설정]입니다. 클릭하면 '고급 보기 설정 – 할 일 목록(Advanced View Settings-To-Do-List)' 창이 열립니다. 여기에서 열, 그룹화 기준, 정렬, 필터, 기타 설정, 조건부 서식, 열 서식, 현재 보기 초기화를 변경할 수 있습니다.
이러한 설정을 조합하면 작업 목록을 원하는 형태로 자유롭게 꾸밀 수 있습니다. 변경한 내용이 마음에 들지 않으면 [현재 보기 초기화]를 클릭해 기본 설정으로 손쉽게 되돌릴 수 있습니다.
마무리
이제 Outlook에서 할 일 표시줄을 활성화하고 사용자 지정하는 방법을 모두 익히셨습니다. 이메일 화면 옆에서 작업을 생성하고, 일정을 추가하고, 중요한 연락처를 함께 확인하면서 업무를 더욱 체계적이고 효율적으로 관리해 보세요.
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