받은 편지함을 깨끗하게 유지하는 것은 정말 어려운 일입니다. 정리하는 데 많은 노력을 들이고 받은편지함이 거의 0에 가까워지고 한 달 만에 처음 시작했던 위치로 돌아갈 수 있습니다.
받은편지함을 0으로 만드는 열쇠는 최대한 많은 프로세스를 자동화하고 이메일에 대한 접근 방식을 재고하는 것입니다.
1. 레이블을 가장 친한 친구로 만드십시오.
Gmail 라벨은 오랫동안 사용되어 왔지만 이 간단한 기능은 받은편지함을 길들이는 데 놀라운 역할을 할 수 있습니다. 레이블은 모든 새 이메일을 열어보고 싶은 욕구를 충족시켜줄 것입니다. 하나를 추가하면 레이블을 적용하여 대기 중인 메시지를 일시적으로 처리한 것처럼 느낄 수 있습니다.
다음은 제안된 1단계 라벨 세트입니다. 받은편지함을 스캔하고 하루를 계획할 때 매일 아침 만들기:오늘, 완료, 기다리는 중, 할 일, 회신 .
일종의 조치가 필요한 모든 이메일에 적용해야 하는 이러한 계층 1 레이블 외에도 계층 2 레이블을 만들 수 있습니다. 발신인, 프로젝트/테마, 우선순위, 팀 중 하나를 기반으로 합니다. 등. 이러한 2단계 레이블은 자신의 작업 흐름과 필요에 따라 더 많이 달라집니다.
라벨에 색상 코드를 지정합니다. 이렇게 하면 회신해야 하는 긴급 이메일이 몇 개인지 한 눈에 알 수 있습니다.
2. 규칙, 규칙, 규칙
받은 편지함에서 필터 또는 규칙을 만드는 것은 정리를 유지하는 쉬운 방법입니다. 선택한 기준을 사용하여 레이블을 자동으로 적용하여 메일을 전환할 수 있습니다. 이 기준은 위에 나열된 Tier 2 레이블과 동일할 수 있습니다.
그러나 이것은 작업의 절반에 불과하다는 것을 기억하십시오. 나머지 절반은 이 프로세스에 의해 간소화된 수신 메시지를 처리합니다. 그러면 실제로 어떻게 합니까?
- 설정으로 이동> 필터링 및 차단된 주소 .
- 새 필터 만들기를 클릭합니다. Gmail 받은편지함 정리를 시작하세요. 보낸 사람, 받는 사람, 제목, 키워드, 제외 키워드, 첨부 파일 있음, 이메일 크기(MB, 킬로바이트 또는 바이트) 중 하나 이상을 입력해야 합니다.
- 보낸 사람 필드에 이메일 주소를 입력하고 이 주소로 필터 만들기를 클릭합니다.
- 그런 다음 해당 이메일로 수행할 수 있는 작업에 대해 여러 가지를 선택할 수 있으며 둘 이상을 선택할 수 있습니다. 우리의 목적을 위해 관련 선택 사항은 아카이브, 별표 표시, 레이블 적용 및 삭제입니다. 이 중 보관과 레이블 지정의 조합이 이 연습에서 가장 중요한 옵션이 될 것입니다.
- 받은 편지함의 기존 이메일에 필터를 적용하려면 일치하는 X개의 대화에도 필터 적용을 선택합니다. .
- 필터 만들기를 클릭합니다. .
이 프로세스의 작동 방식과 필터 대화 상자에 액세스하는 두 번째 방법을 보려면 아래 비디오를 확인하십시오.
단순함에도 불구하고 Gmail의 필터를 사용하여 매우 강력한 워크플로를 설정할 수 있습니다. 필터를 사용하여 다음을 수행하십시오.
- 한 도메인에서 수신된 모든 이메일에 대한 규칙을 만듭니다.
- 한 도메인의 이메일을 제외한 모든 이메일에 대한 규칙을 만듭니다.
- 이메일을 삭제하기 전에 조치를 취해야 하는 이메일에 대한 규칙을 만드십시오.
- 받고 싶지 않은 이메일을 자동으로 삭제합니다.
3. 단순한 레이블 이상의 자동화
규칙을 사용하여 라벨 등을 자동화할 수 있지만 Gmail 받은편지함을 깨끗하게 유지하기 위해 Gmail 받은편지함의 프로세스를 자동화할 수 있는 더 많은 방법이 있습니다.
Gmail과 함께 IFTTT와 같은 자동화 서비스를 사용하면 추가한 라벨을 기반으로 특정 트리거를 자동으로 생성할 수 있습니다.
몇 가지 예는 다음과 같습니다.
- Trello 작업 또는 ToDoist 작업을 생성하기 위해 레이블을 할당합니다.
- Gmail 메시지를 OneNote 또는 Evernote에 저장합니다.
- Google 스프레드시트에 영수증을 저장합니다.
- 레이블을 지정하여 휴대전화에 알림을 생성합니다.
- Gmail 첨부 파일을 Google 드라이브에 저장합니다.
- Gmail과 Google 드라이브 저장용량 한도가 결합되어 있기 때문에 저장용량 문제를 완화하기 위해 아무 조치도 취하지 않습니다.
Gmail의 또 다른 유용한 반자동 프로세스는 미리 준비된 답변을 사용하는 것입니다. 이러한 자동화된 응답을 사용하면 동일한 이메일 응답을 계속해서 보내야 하는 수고를 덜 수 있습니다.
이 기능을 사용하려면 설정으로 이동하세요.> 실험실 미리 준비된 답변 활성화 . 작성을 시작하려면 새 메시지를 작성하고 메시지를 보내는 대신 휴지통 옆에 있는 화살표를 클릭하고 미리 준비된 답변으로 이동하세요.> 새 미리 준비된 답변. 아래 비디오에서 실제 프로세스를 볼 수 있습니다.
사용할 수 있는 시나리오는 다음과 같습니다.
- 스마트 자동 응답기를 만듭니다.
- 미리 준비된 답변을 활성화하면 Gmail 필터에서 트리거로 사용할 수 있습니다.
- 같은 이메일을 여러 번 보냅니다.
- 여러 서명을 사용합니다.
4. 구독 정리
받은 편지함이 엉망인 경우 정리하는 데 1분 이상 걸릴 것입니다. 수신 이메일에 대한 필터를 설정하는 것 외에도 기존 혼란을 처리해야 합니다. 구독을 정리하고 메시지에 레이블을 추가하는 데 매일 15분 또는 20분을 할당하십시오.
받은 편지함을 스캔하고 유지하려는 구독과 제거하려는 구독을 결정하여 수동으로 이 작업을 수행할 수 있습니다. 폐기할 뉴스레터를 선택할 때 from 연산자로 빠르게 검색하세요. 보낸 사람의 이메일과 함께 모든 이메일을 삭제합니다.
프로세스를 자동화하고 싶다면 체크아웃할 가치가 있는 몇 가지 서비스가 있습니다. Unroll.Me와 같은 서비스를 사용하여 이메일 구독을 관리하고 더 이상 받고 싶지 않은 뉴스레터를 대량 구독 취소할 수 있습니다.
Unroll.Me를 사용하기로 결정했다면 최근 회사가 사용자 정보를 판매했다는 비판을 받았다는 사실을 알아야 합니다.
이러한 구독이 받은 편지함을 막히지 않도록 하는 또 다른 방법은 일회용 이메일 주소를 사용하는 것입니다. 일부 서비스에서는 원하는 기간 동안 받은 편지함을 유지할 수 있기 때문입니다.
5. 받은 편지함 0 유지
받은편지함을 정리한 후 깨끗한 받은편지함을 유지하기 위한 몇 가지 기본 단계가 있습니다.
- 소셜 미디어 이메일 알림을 끕니다.
- 이메일 사용 시간을 제한합니다. 매일 이메일에 할애할 수 있는 시간을 정하고 초과하지 마십시오. 이렇게 하면 중요한 이메일에 응답하고 보관하는 데 우선 순위를 부여하는 데 도움이 됩니다.
- 2단계의 예외 사항을 기록해 두십시오. 상사가 이메일에 답장을 보내달라고 요청하면 이를 무시할 수 없습니다. 제한 시간을 초과한 모든 이유를 검토하고 중요하지 않은 이유는 잘라내십시오.
- 필요한 경우에만 응답하십시오. 메시지가 두세 단어이면 확인이 필요한 경우가 아니면 보낼 필요가 없습니다.
Gmail 계정에서 받은편지함을 0으로 유지하기 위해 어떤 팁이나 트릭을 사용합니까? 헛된 운동이라고 생각하십니까? 댓글로 알려주세요.