회사에서 Outlook처럼 일반적인 이메일 클라이언트를 사용한다면 부재중 자동답장(Out of Office) 설정에 이미 익숙할 것입니다. 그런데 Gmail에서도 똑같이 부재중 자동답장을 설정할 수 있다는 사실을 알고 계셨나요?
대부분의 사람들이 Gmail을 개인 이메일 계정으로 사용하기 때문에, 휴가나 연휴로 자리를 비우는 동안 발신자에게 미리 알려두면 매우 유용합니다.
Gmail에서 부재중 답장을 설정하는 방법은 생각보다 간단하지만, Outlook과는 절차가 조금 다릅니다. 이 글에서는 Gmail에서 부재중 자동답장을 설정하는 방법, 해제하는 방법, 그리고 활성화했을 때 상대방이 어떤 메시지를 받게 되는지까지 자세히 알아보겠습니다.
Gmail 부재중 자동답장 설정 방법
휴가를 오래 떠날 예정이라 평소처럼 빠르게 답장하기 어렵다는 점을 미리 알리고 싶다면, 부재중 자동답장 기능을 활용하는 것이 가장 좋습니다.
아래 단계를 진행하기 전에 먼저 Gmail 계정에 로그인하세요.
1. Gmail 화면 우측 상단의 톱니바퀴 모양 설정(Settings) 아이콘을 클릭합니다.
2. 설정 목록 상단에서 모든 설정 보기(See all settings)를 선택합니다.
3. 화면을 맨 아래로 스크롤하여 휴가 자동답장(Vacation responder) 섹션으로 이동한 뒤, 휴가 자동답장 사용으로 변경합니다.
4. 휴가 시작 날짜를 선택하고, 이메일을 받을 때마다 자동으로 전송될 제목과 메시지 내용을 입력합니다.
양식을 작성할 때 다음 옵션들을 참고하세요.
- 종료일(Last day)은 필수가 아니지만, 휴가 자동답장을 끄는 것을 잊어버리는 실수를 방지하려면 설정해 두는 것이 좋습니다.
- 기본적으로 메시지 입력란에는 서식 편집기가 적용되어 있어 서식 도구 모음으로 텍스트 스타일을 지정할 수 있습니다. 입력란 위의 일반 텍스트(Plain Text)를 선택하면 서식 없이 일반 텍스트로 작성됩니다.
- 내 주소록에 있는 사람에게만 응답 보내기를 선택하면 이미 저장된 연락처에만 자동답장이 전송되고 나머지 발신자에게는 보내지 않습니다. 장기간 집을 비운다는 사실을 모르는 사람이 알게 되는 것을 원치 않는다면 활성화하는 것이 안전합니다.
5. 변경사항 저장(Save Changes)을 클릭하면 휴가 자동답장이 활성화됩니다.
Gmail 부재중 자동답장 해제 방법
휴가 자동답장을 해제하는 방법은 두 가지입니다. 기능이 활성화되어 있는 동안에는 받은편지함 상단에 자동답장 상태를 알려주는 안내 배너가 표시됩니다.
배너에서 지금 종료(End now)를 클릭하면 즉시 자동답장이 꺼집니다. 설정 메뉴를 다시 찾아 들어갈 필요 없이 빠르게 해제할 수 있는 방법입니다.
반대로 설정 화면에서 직접 해제하고 싶다면, 안내 배너의 휴가 설정(Vacation Settings)을 클릭하거나 Gmail 설정 창으로 다시 이동하면 됩니다.
설정 메뉴 맨 아래로 스크롤하여 휴가 자동답장 섹션을 다시 찾습니다.
휴가 자동답장 사용 안 함을 선택하면 자동응답이 비활성화됩니다.
참고: 시작 날짜와 함께 종료일을 휴가 마지막 날로 지정해 두었다면 이 과정을 따로 할 필요가 없습니다. 해당 날짜가 지나면 휴가 자동답장이 자동으로 꺼집니다.
다만 종료일보다 먼저 자동답장을 끄고 싶다면 위의 절차를 따라 하면 됩니다.
Gmail 휴가 자동답장의 작동 원리
휴가 자동답장에서는 시작일과 종료일만 입력할 수 있으며, 시간은 이메일 시스템이 자동으로 지정한다는 점을 기억하세요.
- 시작 시간: 자정 12:00 AM
- 종료 시간: 오후 11:59 PM
휴가 시작일 전날 자정부터 자동답장이 시작되기를 원한다면, 시작 날짜를 하루 앞당겨 설정하면 됩니다.
휴가 자동답장이 활성화된 동안 이메일을 보낸 사람은 아래와 같은 방식으로 자동응답을 받게 됩니다.
- 발신자는 처음 메일을 보냈을 때 한 번만 자동응답을 받습니다. 같은 사람이 다시 메일을 보내도 자동응답은 전송되지 않습니다.
- 4일이 지난 후 같은 사람이 다시 메일을 보내면 자동응답이 다시 발송됩니다.
- 휴가 응답 내용을 수정하면 타이머가 초기화되어, 수정 이후 처음 메일을 보내는 사람에게는 자동응답이 다시 전달됩니다.
- Gmail은 스팸 폴더로 자동 분류된 메일이나 메일링 리스트에는 자동응답을 보내지 않을 만큼 똑똑합니다.
- 다른 Gmail 사용자가 당신에게 메일을 작성하기 시작하면 '부재중' 상태가 표시됩니다.
Gmail 필터로 더 스마트한 부재중 자동답장 만들기
특정 사람에게 맞춤형 메시지를 보내는 등 더 정교한 자동답장을 만들고 싶다면 Gmail 필터 기능을 활용하면 됩니다.
- 필터로 자동답장을 보내기 전에 먼저 회신용 이메일 템플릿을 만들어야 합니다. Gmail에서 새 메일을 작성해 자동응답으로 보낼 내용을 입력한 뒤, 창 우측 하단의 점 세 개 '더보기(More)' 메뉴를 클릭하고 템플릿(Templates) → 임시보관함을 템플릿으로 저장(Save draft as template) → 새 템플릿으로 저장(Save as new template)을 차례로 선택합니다.
- 팝업 창에서 템플릿 이름을 지정합니다.
- Gmail 필터에 접근하려면 다시 Gmail 설정으로 돌아가 설정 창 상단의 필터 및 차단된 주소(Filters and Blocked Addresses)를 선택합니다.
- 페이지 맨 아래로 스크롤한 뒤 새 필터 만들기(Create a new filter)를 클릭합니다.
4. 필터 생성 양식의 보낸사람(From) 입력란에 자동답장을 보낼 상대방의 이메일 주소를 입력하고, 완료되면 필터 만들기(Create filter)를 선택합니다.
- 필터 생성 창에서 템플릿 보내기(Send template) 체크박스를 활성화하고, 드롭다운 목록에서 앞서 만든 템플릿(예: '상사 답장')을 선택합니다.
- 마지막으로 하단의 필터 만들기(Create filter) 버튼을 클릭하면 새 필터와 자동답장이 즉시 활성화됩니다.
이제 필터에 지정한 주소의 사람이 메일을 보낼 때마다, 여러분이 만든 템플릿으로 작성된 부재중 자동답장을 받게 됩니다.