부재중 자동 회신(Out of Office Reply), 또는 자동 답장 기능은 Microsoft Outlook에서 받은 메일에 대해 자동으로 회신을 보낼 수 있도록 도와주는 매우 유용한 기능입니다. 이 기능을 사용하면 발신자에게 현재 내가 업무 가능한 상태인지, 언제 돌아오는지 등의 정보를 미리 알려줄 수 있습니다. 이 기능은 Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2010은 물론 그 이전 버전에서도 제공되며, 단순히 휴가나 출장 시뿐만 아니라 다양한 상황에서 활용할 수 있습니다.
Exchange 계정에서 부재중 자동 회신 설정하기
Outlook의 기본 부재중 자동 회신 기능은 Exchange 계정에서만 작동합니다. Exchange 계정을 사용하고 있지 않다면 아래에서 설명하는 것처럼 규칙(Rules)을 활용해 동일한 효과를 내야 합니다.
1단계: 파일 메뉴 열기
- Microsoft Outlook을 실행한 후 파일(File) → 정보(Info)를 클릭합니다.
- 자동 회신(Automatic Replies, 부재 중)을 선택합니다.
참고: 자동 회신 옵션이 보이지 않는다면 현재 Exchange 계정을 사용하지 않는 것입니다. 이 경우에는 아래의 '기타 계정에서 자동 회신 설정하기' 섹션을 참고하세요.
2단계: 자동 회신 구성
- 자동 회신 보내기(Send Automatic Replies) 체크박스를 선택합니다.
- 자동 회신이 특정 기간에만 전송되기를 원한다면 지정된 시간 범위에만 보내기(Only send during this time range)를 체크하고 시작 날짜와 종료 날짜, 시간을 설정합니다.
- 내 조직 내부(Inside My Organization) 탭에는 조직 내부 사람들이 메일을 보냈을 때 전송될 회신 문구를 입력합니다.
- 내 조직 외부(Outside My Organization) 탭에서는 조직 외부 사람에게 자동 회신 체크박스를 선택하고, 내 연락처만(My Contacts only) 또는 조직 외부 모든 사람(Anyone outside my organization) 중 하나를 선택합니다.
설정된 종료 일시가 지나면 자동 회신 기능은 자동으로 비활성화됩니다. 만약 그 전에 자동 회신을 끄고 싶다면 자동 회신 설정 화면에 다시 들어가 자동 회신 보내지 않음(Do not send automatic replies) 라디오 버튼을 선택하면 됩니다.
Outlook 365 웹 버전에서 부재중 자동 회신 설정하기
웹 브라우저에서 Outlook 365를 사용 중이라면 다음 순서로 자동 회신을 설정할 수 있습니다.
- 브라우저에서 Outlook 웹 버전에 접속해 계정에 로그인합니다.
- 페이지 상단의 톱니바퀴(설정) 아이콘을 클릭합니다.
- 자동 회신(Automatic Replies)을 클릭한 뒤 자동 회신 보내기 라디오 버튼을 선택합니다.
- 필요하다면 자동 회신이 전송될 시작 및 종료 날짜와 시간을 지정합니다.
- 회신 메시지를 입력합니다.
- 모든 설정을 마쳤으면 저장(Save)을 클릭합니다.
POP·IMAP 등 기타 계정에서 자동 회신 설정하기
@outlook.com, @aol.com, @live.com처럼 POP 또는 IMAP 방식의 비(非)Exchange 메일 계정을 사용하는 경우에는 기본 자동 회신 기능을 사용할 수 없습니다. 대신 Outlook 메일 서식 파일(템플릿)과 Outlook 규칙을 조합하면 자동 회신과 유사한 효과를 낼 수 있습니다.
1단계: 자동 회신 템플릿 만들기
- 홈(Home) 탭에서 새 전자 메일(New Email)을 클릭하고, 자동 회신으로 보낼 메시지 내용을 작성합니다.
- 파일(File) → 다른 이름으로 저장(Save As)을 클릭하고, 파일 형식(Save as Type) 드롭다운 목록에서 Outlook 서식 파일(Outlook Template)을 선택합니다.
- 템플릿 이름을 입력한 뒤 저장(Save)을 클릭합니다.
2단계: 자동 회신 규칙 만들기
- 템플릿 생성이 완료되면, 새로 받은 메일에 자동으로 회신하도록 하는 규칙을 만들어야 합니다.
- 규칙(Rules) → 규칙 및 알림 관리(Manage Rules & Alerts)를 클릭합니다.
- 규칙 및 알림 대화상자에서 새 규칙(New Rule)을 클릭합니다. 비어 있는 규칙으로 시작(Start from a blank rule) 아래의 받은 메시지에 규칙 적용(Apply rules on messages I receive)을 선택하고 다음(Next)을 두 번 클릭합니다.
- 메시지에 어떻게 작업을 수행할까요? 항목에서 특정 서식 파일을 사용하여 회신(Reply using a specific template)에 체크한 후 특정 서식 파일(a specific template)을 클릭합니다.
- 회신 서식 파일 선택 대화상자의 찾는 위치(Look In) 목록에서 파일 시스템의 사용자 서식 파일(User Templates in File System)을 선택합니다. 파일 선택 창이 나타나면 앞서 만든 자동 회신 템플릿을 지정하고 다음 → 다음 → 마침 → 적용을 차례로 클릭합니다.
참고: 이 방법으로 자동 회신을 보내려면 규칙 마법사의 요구 사항에 따라 Outlook이 실행 중이어야 하며, 주기적으로 새 메일을 확인하도록 구성되어 있어야 합니다. 다행히 Outlook은 기본적으로 새 메일을 주기적으로 확인하도록 설정되어 있습니다.
또한 같은 발신자에게 반복적으로 회신이 전송되는 것을 막기 위해, 규칙 마법사는 세션(session)당 한 명의 발신자에게 한 번만 회신을 보냅니다. 여기서 세션은 Outlook을 시작할 때 시작되어 프로그램을 종료할 때 끝납니다.
마지막으로, 더 이상 자동 회신이 필요하지 않게 되면 반드시 해당 규칙을 꺼두세요. 규칙을 비활성화하지 않으면 계속해서 자동 회신 메일이 전송됩니다.