발신자마다 서로 다른 자동 회신 규칙을 설정하고 싶으신가요? 이 글에서는 Outlook 데스크톱 클라이언트를 사용해 맞춤형 자동 회신 템플릿을 만들고 활용하는 방법을 단계별로 소개합니다.
사람마다 다른 답장 보내기
Outlook에서 자동 회신을 설정하는 것은 매우 간단합니다. 하지만 여러 사람에게 동시에 각각 다른 답변을 보내고 싶다면 이야기가 달라집니다. 일반적인 자동 회신 설정은 필터 조건에 해당하는 모든 사람에게 같은 메시지를 보내기 때문입니다. 발신자별로 다른 내용의 자동 회신을 보내려면 아래에서 소개하는 사용자 지정 템플릿 방식을 활용해야 합니다.
Outlook에서 자동 회신 템플릿 만드는 방법
사람마다 다른 응답을 보낼 수 있는 자동 회신 템플릿을 만들려면 다음 단계를 따르세요.
- 컴퓨터에서 Outlook을 실행합니다.
- 새 전자 메일 버튼을 클릭합니다.
- 받는 사람 주소를 입력하지 않은 상태로 회신 내용을 작성합니다.
- 파일 > 다른 이름으로 저장을 클릭합니다.
- 파일 형식에서 Outlook 서식 파일(*.oft)을 선택합니다.
- 템플릿 이름을 입력합니다.
- 저장 버튼을 클릭합니다.
먼저 보내고 싶은 내용이 담긴 템플릿을 만들어야 합니다. 컴퓨터에서 Outlook 앱을 열고 왼쪽 상단의 새 전자 메일 버튼을 클릭하세요. 그런 다음 제목과 본문 등 보내고 싶은 내용을 자유롭게 작성합니다. 작성이 끝나면 파일 메뉴를 클릭하고 다른 이름으로 저장을 선택합니다.
팝업 창이 열리면 파일 형식 드롭다운 목록을 펼쳐 Outlook 서식 파일(*.oft)을 선택하고, 원하는 이름을 입력한 뒤 저장 버튼을 누르면 됩니다.
이제 템플릿이 저장되었습니다. 새 전자 메일 창은 닫거나 삭제해도 괜찮습니다.
Outlook에서 사용자 지정 자동 회신 템플릿 사용하는 방법
만들어 둔 자동 회신 템플릿을 실제로 적용하려면 다음 단계를 따르세요.
- 컴퓨터에서 Outlook을 엽니다.
- 파일 > 규칙 및 알림 관리를 클릭합니다.
- 새 규칙을 클릭합니다.
- 메시지 수신 시 규칙 적용을 선택하고 다음 버튼을 클릭합니다.
- 원하는 조건을 선택한 후 다음을 클릭합니다.
- 동작 창에서 특정 서식 파일을 사용하여 회신을 선택합니다.
- 특정 서식 파일 링크를 클릭해 앞서 만든 템플릿을 지정합니다.
- 다음을 클릭하고 필요한 경우 예외 조건을 설정합니다.
- 마침 버튼을 클릭합니다.
각 단계에 대한 자세한 설명이 필요하다면 계속 읽어보세요.
먼저 컴퓨터에서 Outlook을 연 뒤 파일 > 규칙 및 알림 관리로 이동합니다.
팝업 창이 열리면 전자 메일 규칙 탭에서 새 규칙 옵션을 클릭합니다.
다음 화면에서 메시지 수신 시 규칙 적용을 선택하고 다음 버튼을 클릭합니다.
그다음에는 조건을 선택해야 합니다. 예를 들어 특정 사람에게만 자동 회신을 보내고 싶다면 사람 또는 공용 그룹으로부터 받은 메시지 확인란에 체크하세요.
이후 2단계 상자에서 사람 또는 공용 그룹을 클릭해 연락처 목록에서 대상을 지정합니다. 완료했으면 다음 버튼을 누르고, 다음 화면에서 특정 서식 파일을 사용하여 회신 옵션을 선택합니다.
이제 앞서 만들어 둔 템플릿을 지정해야 합니다. 특정 서식 파일 링크를 클릭해 해당 템플릿을 선택한 뒤 다음 버튼을 누르세요.
필요하다면 예외 조건도 추가할 수 있습니다. 예를 들어 메일 본문에 특정 단어들이 포함된 경우에만 자동 회신을 보내도록 설정할 수 있습니다. 모든 설정을 마쳤으면 마침 버튼을 클릭합니다.
이제 자동 회신 템플릿이 정상적으로 작동할 준비를 마쳤습니다. 나중에 이 규칙을 삭제하고 싶다면 같은 규칙 및 알림 관리 창으로 이동해 해당 규칙을 제거하면 됩니다.
이 글이 도움이 되기를 바랍니다.