Gmail의 '규칙'은 쉽게 말해 계정에 적용할 수 있는 필터입니다. 이 필터를 활용하면 수신되는 이메일을 자동으로 분류하고 관리할 수 있어, 불필요한 메일이 받은함을 어지럽히는 일을 막을 수 있습니다.
예를 들어 중요한 발신자의 메일, 스팸성 메일, 업무와 무관한 메일 등을 미리 구분해 두면, 일일이 손으로 정리하지 않아도 됩니다. 필터는 조건에 맞는 메일에 자동으로 별표를 표시하거나, 지정한 라벨로 이동시키고, 심지어 자동으로 삭제하는 것까지 가능합니다.
Gmail 필터 만드는 방법
- Gmail 계정에 로그인합니다. 화면 상단에 있는 '메일 검색(Search Mail)' 검색창을 찾습니다.
- 검색창 오른쪽 끝에 있는 화살표 아이콘을 클릭합니다.
- 필터를 생성하거나 특정 이메일을 검색하기 위한 세부 조건 입력 창이 열립니다. 여기에 발신자, 제목, 키워드 등 원하는 조건을 입력하면 정확하게 원하는 메일을 찾을 수 있습니다.
- 조건을 모두 입력한 후, 단순히 해당 이메일만 찾고 싶다면 '검색' 버튼을 클릭하면 됩니다.
반면, 이 조건으로 필터를 만들고 싶다면 '필터 만들기(Create Filter)'를 클릭합니다. - '필터 만들기'를 클릭하면 필터가 실행할 동작 목록이 나타납니다. 받은함 건너뛰기, 중요 메일로 별표 표시, 특정 라벨로 이동, 삭제, 스팸함으로 보내기 등 다양한 옵션 중에서 선택할 수 있습니다. 이렇게 설정해 두면 해당 발신자에게서 메일이 올 때마다 필터가 항상 같은 동작을 자동으로 수행합니다.
- 하나의 필터에 여러 동작을 동시에 지정할 수도 있습니다. 이렇게 하면 이메일을 훨씬 더 효율적으로 정리할 수 있습니다.
- 마지막으로 '필터 만들기' 버튼을 클릭하면 필터 생성이 완료됩니다. 이제 그 특정 발신자에게서 메일이 도착할 때마다 자동으로 필터가 적용되어 지정된 라벨(폴더)로 이동합니다.
특정 이메일 주소가 아닌 조건으로 필터 만들기
위 방법은 특정 이메일 주소를 기준으로 필터를 만드는 방식입니다. 조금 다른 방식으로도 필터를 만들 수 있는데, 절차는 거의 같지만 이메일 주소를 입력하는 단계만 생략하면 됩니다.
예를 들어 내가 나에게 보낸 모든 메일에 필터를 적용하고 싶다고 가정해 보겠습니다.
- Gmail 검색창 옆의 화살표 버튼을 클릭합니다.
받는 사람의 이메일 주소 대신 제목이나 키워드 포함 여부 등 다른 조건을 입력하면, 특정 주소가 아닌 조건에 맞는 모든 이메일에 적용되는 필터를 만들 수 있습니다.
- '필터 만들기'를 클릭한 뒤, 입력한 조건에 맞는 메일이 도착했을 때 자동으로 실행할 동작에 체크하고, 다시 '필터 만들기'를 누르면 완료됩니다.
필터 수정 및 삭제 방법
필터 개수에는 제한이 없으므로 원하는 만큼 자유롭게 만들 수 있으며, 이를 통해 Gmail 받은함을 깔끔하게 유지할 수 있습니다.
만약 필터가 마음에 들지 않거나 잘못된 조건으로 설정했다면 언제든지 삭제할 수 있습니다.
- 우측 상단의 설정(톱니바퀴) 아이콘을 클릭한 후, 나타나는 메뉴에서 '설정'을 선택합니다.
- 아래 이미지와 같이 '필터 및 차단된 주소(Filters and Blocked Addresses)' 탭을 클릭합니다. 여기에서 지금까지 만든 필터 목록을 확인할 수 있으며, 같은 화면에서 필터를 수정하거나 삭제할 수 있습니다. 또한 강조 표시된 '필터 만들기' 탭을 통해 새 필터를 추가할 수도 있습니다. 기존 필터를 수정하면 기능을 변경할 수 있어, 삭제 후 처음부터 다시 만드는 것보다 훨씬 편리합니다.
이제 필터를 마음껏 활용해 보세요. 반복적인 이메일 정리 작업을 자동화하여 소중한 시간을 크게 절약할 수 있습니다.