이메일과 이메일 생산성에 관해 내가 들은 최고의 조언은 아침에 일어나서 가장 먼저 이메일에 답장하지 말라는 것입니다. 약간 역설적이지만 이메일과 생산성이 서로 첨예한 관계에 있다는 것은 사실입니다. 우리가 그것에 너무 집착하면 우리의 받은 편지함은 효율성 고속도로에서 엄청난 과속 방지턱이 됩니다. 하지만 그럴 필요는 없습니다. 올바른 습관과 방법으로 우리는 깨어나는 순간부터 순진하게 우리를 기다리고 있는 짐승을 길들일 수 있습니다. 소셜 친구 목록이 있고 140자가 업데이트되는 시대에도 "노인" 이메일은 여전히 선호되는 의사 소통 수단으로 남아 있습니다. 아마도 SMS와 함께 일할 것입니다.
이 팁은 받은 편지함 0의 성배를 제공하기 위한 것이 아니라 이메일을 보다 효율적으로 사용할 수 있도록 약간의 이메일 습관을 변경하기 위한 것입니다. 받은편지함을 엽니다.
지금 행동하십시오!
받은 편지함은 조립 라인입니다. 눈앞에 있는 것을 처리하고 배송하십시오. 즉, 로그온하는 순간부터 모토를 읽고 – 응답 – 삭제(또는 보관)해야 합니다. 많은 사람들이 이메일 계정에 로그인하여 아무런 조치도 취하지 않고 이메일을 읽습니다. 조만간 우리는 다시 돌아와야 하며, 이는 작업과 시간 낭비를 두 배로 늘리는 것을 의미합니다. 그런 다음 두 번째 실행에서 중요한 이메일을 놓칠 위험이 항상 있습니다. 따라서 즉시 읽고 응답하는 것이 더 효율적입니다. 받은 편지함에 가장 중요하고 실행 가능한 이메일이 포함되도록 읽은 이메일을 보관하십시오.
이메일은 할 일 아님
이메일은 Gmail에서와 같이 레이블이 지정되거나 Microsoft Outlook에서와 같이 플래그가 있는 실행 가능한 항목으로 전환될 수 있습니다. 그러나 받은 편지함의 어수선함에서 잃어버리기 쉽습니다. 중요한 실행 가능한 포인트를 별도의 장소에 보관하고 나중에 참조할 수 있도록 이메일을 보관하는 것이 더 효율적입니다. 다음 두 가지 방법으로 이메일을 실행 가능한 항목으로 바꿀 수 있습니다.
Gmail에서 작업 사용: 메일 옆에 있는 드롭다운을 클릭하여 작업 창을 불러옵니다. 작업은 간단한 할 일 목록이지만 매우 효과적인 프로젝트 관리 도구입니다. 클릭하고 입력하기만 하면 새 작업을 추가하고 마감 날짜를 설정하거나 메모를 추가하고 완료되면 체크 표시를 해제합니다. 바로 가기 키를 사용하여 생산성을 높일 수 있습니다. 예를 들어, Shift+T , 열린 메시지를 기반으로 작업을 만들 수 있습니다.
Google 문서 사용: Gmail 실험실에서 문서 만들기 기능을 활성화할 수 있습니다. 이메일을 엽니다. 더 보기 – 문서 만들기를 클릭합니다. . 이메일 본문이 자동으로 Google 문서에 복사됩니다. Gmail에 단축키가 있는 경우 G 키를 누를 수 있습니다. 그리고 W 이메일을 받는 동안 빈 Google 문서를 열 수 있습니다.
서명으로 나만의 개성 만들기
내 공식 Gmail 서명은 다음과 같습니다. 이것은 WiseStamp로 만들었습니다. 무료 계정을 사용하면 두 개의 서명을 만들 수 있으므로 하나는 개인 이메일용이고 다른 하나는 업무용입니다. 내 서명에는 내 Twitter, LinkedIn, Facebook 및 Google+ 프로필에 대한 링크가 있습니다. 간단한 서명으로 내 이메일 ID를 연락처 참조로 제공할 뿐만 아니라 내가 연락할 수 있는 다른 사람들에게도 제공합니다. 프로필 기반 서명은 보다 전문적인 이메일을 작성하는 데 도움이 되며 소셜 네트워킹을 위한 다리 역할을 합니다. 이메일 서명만으로도 작품을 홍보할 수도 있습니다.
템플릿에 대해 들어 보셨습니까?
상륙하는 이메일 중 상당수는 상용구 응답으로 처리할 수 있습니다. Gmail 실험실에는 이름에서 알 수 있듯이 일반적인 이메일에 즉각적이고 표준적인 답장을 제공하는 데 사용할 수 있는 미리 준비된 답변이라는 기능이 있습니다.
설정 – 실험실 – 미리 준비된 답변에서 미리 준비된 답변 활성화 . 변경사항 저장을 클릭합니다. . 새 이메일이나 답장을 작성하고 제목 바로 아래에 있는 미리 준비된 답변 버튼을 클릭합니다. 첫 번째 미리 준비된 답변이 설정되었습니다. 일반 이메일의 템플릿으로 사용할 수 있는 미리 준비된 답변을 여러 개 설정할 수 있습니다. Mark는 몇 년 전 두 기사에서 미리 준비된 답변을 사용하는 방법에 대해 설명했으며, 이는 오늘날에도 유효합니다.
- '미리 준비된 답변'을 사용하여 Gmail 이메일 템플릿으로 시간 절약
- Gmail의 새 필터로 자동 이메일 응답 만들기
방해 금지 – 알림 끄기
이메일 효율성은 보내는 내용과 초대한 내용에 관한 것입니다. 이메일로 로그인하는 모든 사이트에는 기본적으로 알림이 활성화되어 있습니다. Facebook, Twitter, Google+, Pinterest 등의 끊임없는 알림 스트림만큼 생산성을 떨어뜨리는 것은 없습니다. 전원을 끕니다. 사이트 자체를 방문할 때 알림이 필요합니까? 초점을 잃는 것은 쉽고 다시 초점을 맞추는 것은 매우 어렵다는 것을 인식하십시오.
하루만 앉아서 구독 취소
이메일 혼란의 가장 큰 원인 중 하나는 뉴스레터, 전문 구독 및 뉴스 소스입니다. 구독한 모든 항목에 대해 감사를 수행하면 대부분이 불필요하다는 것을 알 수 있습니다. 그러나 그들은 당신이 나무를 그리워하는 숲이 되었습니다. Gmail의 자동분류함은 어느 정도 도움이 됩니다. 그러나 더 좋은 방법은 수동으로 구독을 취소하는 것입니다. 시간이 많이 걸리지만 더 깨끗한 받은 편지함을 얻을 수 있습니다. Unroll.me 및 Swizzle과 같은 서비스를 사용하여 구독을 관리할 수도 있습니다.
스레드 도랑
스레드 대화는 훌륭합니다. 그들은 이메일을 더 쉽게 읽을 수 있게 해 주지만 때로는 다루기 힘든 긴 사슬로 바뀌는 습관도 있습니다. 대부분의 이메일에는 일반적으로 마지막으로 보내거나 받은 이메일에 전체 대화 트레드가 포함되어 있음을 알 수 있습니다. 따라서 마지막 이메일만 유지하고 그 이전의 나머지는 삭제할 수 있습니다.
간략한 내용 유지
내 애완 동물을 짜증나게하는 것 중 하나는 "OK"또는 "고맙습니다"만 말하는 한 단어 응답입니다. 문서를 열고 읽는 데 1분도 걸리지 않으며 바쁜 하루를 보내면 추가될 수 있습니다. 예, 하지만 이메일을 간략하게 유지하십시오. 발신자뿐만 아니라 수신자에게도 도움이 됩니다. 이메일이 필수 사항을 처리하도록 이메일을 정리합니다. 또한 더 나은 가독성을 위해 메일을 구성하십시오. 글머리 기호 또는 잘 정의된 단락을 사용하면 이메일을 더 빨리 스캔하는 데 도움이 됩니다. Guy Kawasaki의 다섯 문장 규칙을 기억하는 것이 좋습니다 –
"당신이 해야 할 일은 당신이 누구인지, 무엇을 원하는지, 왜 그것을 얻어야 하는지, 언제까지 그것을 필요로 하는지 설명하는 것뿐입니다."
그리고 다음 팁은 항상 신성합니다.
주제…주제…주제
제 경험상 중요한 이메일을 놓쳤습니다. 나는 또한 보였던 이메일을 열었습니다. 중요한. 둘 다 한 가지 공통점이 있었습니다. 바로 잘못 구성된 제목입니다. 메시지를 반영하는 지능적인 제목 줄을 생각하는 데 몇 초가 걸립니다. 다시 말하지만 나중에 검색을 통해 또는 수동으로 이메일을 검색하는 것이 더 쉬워지기 때문에 발신자와 수신자 모두에게 도움이 됩니다. 기억하십시오 – "LOL"은 주제가 아닙니다!
이봐, 손이 없어!
이메일 효율성은 불행히도 그 반대가 필요합니다. 마우스 클릭에 의존하는 대신 키보드 단축키를 배우면 효율성이 크게 향상됩니다. Outlook 및 Thunderbird와 같은 데스크톱 클라이언트는 바로 가기 키를 지원하며 이를 통해 대화 스레드를 쉽게 통과할 수 있습니다. Gmail은 어떻습니까? 이 팁은 모든 것을 다루고 그 이상을 포함해야 합니다.
- 유용한 Gmail 바로가기 다운로드
- Gmail 단축키:Gmail 계정 [Chrome]의 키보드 단축키에 대해 안내하는 유용한 확장 프로그램
- Gmail용 KeyRocket으로 Gmail의 키보드 단축키 빠르게 배우기
이메일은 아마도 함께 살고 싶지 않지만 없이는 살 수 없는 파트너와 같습니다. 그러나 다른 파트너와 마찬가지로 생산성을 위한 파트너이기도 합니다. 제대로 플레이해야 합니다. 이메일 관리는 여기 MakeUseOf.com에서 가장 좋아하는 주제였습니다. 조언이 부족하지는 않지만 그 이상으로 귀하의 조언을 기다립니다. 두 가지 주의 사항 – 이 게시물의 대부분은 인기 있는 Gmail을 기반으로 했으며 폴더, 레이블, 필터 사용 및 기타 더 분명한 워크플로 팁에 대한 언급도 피했습니다.
그렇다면 우리 모두가 이메일을 보다 효율적으로 보내는 데 도움이 될 수 있는 최고의 팁은 무엇입니까?