중요한 이메일을 보냈는데 며칠이 지나서야 답장을 받거나, 심한 경우 아예 잊혀져 버린 경험이 있으신가요? 물론 상대방 사정으로 어쩔 수 없는 경우도 있지만, 내 이메일이 열리고 읽히고 답장을 받을 가능성을 높이기 위해 스스로 할 수 있는 노력들이 분명히 존재합니다.
다행히 여기서 소개하는 '노하우'들은 결코 복잡하지 않습니다. 그저 상식적으로 느껴지는 습관들일 뿐입니다. 항상 100% 효과를 보장하지는 못하지만, 실질적인 변화를 만들어내고 이메일 소통 전반의 질을 확실히 끌어올려 줄 것입니다.
이름을 눈에 띄게 강조하기
그리 오래되지 않아 알게 된 방법인데, 발신자 이름 앞뒤에 화살표 같은 기호를 붙여 시선을 끄는 기술입니다. 더티 마케팅 시크릿츠(Dirty Marketing Secrets)의 조시 그릴로(Josh Grillo)가 소개한 글에서 접했습니다. 방법은 간단합니다. 화살표(또는 원하는 다른 기호)를 복사해 이름 양옆에 붙여넣으면, 받은 편지함 목록에서 이름이 다음과 같이 표시됩니다.
솔직히 이 방법은 논란의 여지가 있습니다. 한편으로는 확실히 효과가 있고 지나치게 침습적이지도 않습니다. 하지만 반대로 자주 연락하고 이미 꾸준히 답장을 주고받는 상대에게는 오히려 거슬리는 장난처럼 느껴질 수 있습니다.
성공의 열쇠는 제목 줄에 있다
이메일을 '읽지 않음'에서 '읽음' 상태로 바꾸는 데 가장 큰 비중을 차지하는 것은 단연 제목입니다. 제목을 만드는 방법은 여러 가지가 있으며, 대부분 서로 조합해서 활용할 수도 있습니다.
1. 구체적이면서 간결하게
모호한 제목만큼 나쁜 것은 없습니다. "안녕하세요" 같은 제목은 물론이고, 최악은 '(제목 없음)'입니다. 이메일 초창기에는 흔했지만, 이제는 제목 없는 메일은 열리기도 전에 삭제되거나 필터링될 가능성이 높습니다. 반드시 제목을 넣는 습관을 들이세요.
2. 문장 형태로 작성하기
다소 어색하게 느껴질 수 있지만, 제목에 한 문장을 넣는 것도 좋은 습관입니다. 우리는 문장으로 생각하고 문장으로 소통합니다. 그렇다면 이메일도 문장으로 시작하면 어떨까요? 단순히 "질문"이라고 쓰는 대신 "[주제]에 대해 빠르게 여쭤볼 것이 있습니다"라고 적어보세요. 훨씬 개인적인 느낌을 주고 열어볼 유혹도 커집니다. 단, 선택한 문장은 이메일 내용을 요약해야 하며, 모호한 문장은 역효과를 낳는다는 점을 명심하세요.
3. 질문 형태로 던지기
앞서 말한 문장 활용의 확장된 형태입니다. "[주제]에 대해 여쭤볼 것이 있습니다" 대신, 궁금한 내용을 곧바로 질문으로 적는 것입니다. 예를 들어 이메일을 돋보이게 하는 방법이 궁금하다면 "이메일을 더 잘 돋보이게 하려면 어떻게 해야 할까요?"라고 쓰면 됩니다.
질문형 제목의 장점은 일반 문장보다 더 강력하고 몰입감이 있다는 점입니다. 물론 이메일 내용이 질문이 아니라면 어울리지 않겠죠. 반드시 이메일의 핵심 질문과 관련 있어야 합니다.
4. 상대방 맞춤형 단어 사용하기
연락처가 특별히 관심을 갖거나 전문성을 지닌 주제라면, 그 단어를 제목에 넣으세요. 예컨대 검색 엔진 최적화(SEO) 관련 질문을 위해 그 분야 전문가에게 메일을 보낸다면 제목에 "SEO"를 포함하는 식입니다. "블로그 SEO 개선 방법이 궁금합니다" 같은 제목이 좋은 예입니다.
5. 대괄호와 콜론으로 '소제목' 만들기
'소제목(sub-subject)'이라는 용어는 제가 만든 말일 수 있지만, 의미는 분명합니다. 제목 안에 부가 설명을 덧붙이고, 대괄호나 콜론으로 본래 주제와 구분하는 것입니다. 같은 예로 들자면 "질문: 이메일을 더 잘 돋보이게 하려면?" 또는 "[질문] 이메일 돋보이게 만들기"처럼 쓸 수 있습니다.
약간의 문법 이야기를 곁들이자면, 저는 콜론과 대괄호가 비슷하지만 정확히 같은 목적을 지니지는 않는다고 봅니다. 콜론은 독자에게 앞으로 읽을 내용을 미리 알려주고 설명하는 역할을 하고, 대괄호는 지금 읽는 내용에 꼬리표를 다는 역할을 합니다. 제 나름의 해석이지만 나름 일리가 있다고 생각합니다.
6. 대문자는 괜찮지만, 아껴 쓰기
때로는 무언가를 강조하거나 주의를 끌 필요가 있는데, 제목 줄에서는 서식 옵션이 제한적이므로 대문자에 의존할 수밖에 없을 때가 있습니다. 잘 쓰면 강력한 도구지만, 남용하면 재앙입니다. 제목과 본문이 통째로 대문자인 메일을 받아본 경험이 모두 있을 겁니다. 짜증스러워서 당장 삭제하고 싶어지죠. 좋은 예와 나쁜 예는 다음과 같습니다.
- 나쁜 예: "당장 도움이 필요합니다"
- 좋은 예: "[긴급] 계정이 해킹당했습니다 – 도와주세요"
대문자 사용의 가장 큰 함정은 메일이 '스팸처럼' 보일 수 있다는 점인데, 이것이 바로 마지막 포인트와 연결됩니다.
7. 스팸처럼 보이지 않기
이메일 스팸이 어떤 생김새인지 굳이 설명할 필요는 없을 겁니다. 누구나 받아보고 누구나 알아보니까요. 그런데도 일부 사람들은 자기 메일을 스팸처럼 만드는 습관에 빠지곤 합니다. '멍청한 스팸'처럼 보이지 않기 위해 지키면 좋은 수칙들은 다음과 같습니다.
- 대문자 사용은 최소화하기 (앞서 언급)
- "무료(free)"처럼 필터링되기 쉬운 단어 주의하기
- 모호하게 쓰지 말고 메일을 보내는 이유를 분명히 밝히기
- 제목에서 "RE:" 또는 "FWD:" 제거하기
- 느낌표는 거의 사용하지 않기
- 위에 언급한 나머지 팁들 모두 실천하기
본문도 소홀히 하지 마세요
제목을 다듬는 것만으로 이메일이 열리게 만들 수 있지만, 본문 역시 결코 무시할 수 없습니다. 열람 후 훑어보기만 하고 '나중에 처리'함에 밀어두는 일을 막으려면 신경 쓸 부분이 많습니다. 때로는 단순히 시간이 없어서이기도 하지만, 다른 경우에는 본문이 너무 길거나, 서식이 엉망이거나, 내용이 혼란스러워 이해하는 데 추가 노력이 필요하기 때문입니다. 요컨대:
- 불필요하게 길게 쓰지 않기
- 관련 있는 단락으로 나누기
- 충분하면서도 핵심에 집중하기
- 도입부(그리고 메일 전체)를 모호하게 쓰지 않기
물론 긴 이메일을 절대 보내지 말라는 뜻은 아닙니다. 때로는 어쩔 수 없죠. 하지만 굳이 불필요하게 장황하게 쓰는 경우도 많습니다. 그리고 마지막으로 가장 중요한 것은 이메일을 꼼꼼히 검토하는 것입니다. 지메일(Gmail)에는 일정 시간 내에 메일 전송을 취소할 수 있는 '전송 취소' 기능이 있습니다. 저는 검토를 마친 후에도 이 기능을 수없이 활용합니다. 전송 버튼을 누른 뒤 '전송 중'인 메일을 다시 훑어보다가 고칠 부분을 발견하면, 전송을 취소하고 수정한 뒤 다시 보내는 것이죠. 정말 유용한 기능입니다.
맺음말
여기까지 소개한 내용은 올바른 이메일 에티켓의 첫걸음에 불과하며, 배울 것은 아직 많습니다. 블룸버그 비즈니스위크(Bloomberg BusinessWeek)는 이 글에서 다룬 주제들을 시각적으로 정리한 훌륭한 인포그래픽을 공개하기도 했습니다.
여러분만의 검증된 이메일 노하우가 있나요? 아니면 이 글에서 소개한 내용에 대해 궁금한 점이 있으신가요? 어떤 이야기든 댓글로 들려주세요!