오늘날 이메일 없이는 생존하거나 업무를 관리하는 것이 매우 어렵다는 것을 모두 알고 있습니다. 사실, 대부분의 사람들은 관리해야 할 이메일이 두세 개이므로 이메일 관리를 제대로 다루지 않으면 바쁜 받은 편지함이 매우 빨리 통제 불능 상태가 될 수 있습니다.
다른이(가) 정말 필요한지 스스로에게 묻는다는 것을 알고 있습니다. 이메일 관리에 대한 기사? 내 말은, 2012년 한 해에만 Gmail에서 이메일 집약적인 프로젝트 관리에 대한 Tina의 기사와 여러 계정 가져오기 및 관리에 대한 그녀의 이메일과 같은 많은 내용이 있었습니다. Yaara는 Gmail의 새로운 Compose 기능에 대해 설명했고 Aaron은 다른 사람에서 귀하의 이메일을 돋보이게 하는 방법에 대해 설명했습니다. 어수선한 이메일 상자와 최근 Yaara가 미리 준비된 답변을 다뤘습니다. 아직 끝나지 않았나요?
글쎄요, 진실은 사람들이 가지고 있는 가장 일반적인 문제 중 하나는 최선의 노력에도 불구하고 이메일을 보관하기 위해 만든 가장 멋진 플러그인과 창의적인 폴더에도 불구하고 받은 편지함이 불가피하게 다시 복잡해진다는 것입니다.
그 이유는 받은 편지함을 아무리 정리하려고 해도 시스템을 수동으로 유지한다면 - 때때로 시간을 내어 받은 편지함을 관리하는 것을 기억하는 데 의존한다면, 절대 일어나지 않습니다.
대신 Gmail 내부 및 외부에서 최고의 도구를 사용하여 받은편지함 구성을 완전히 자동화하는 것이 가장 좋습니다. 이 기사에서는 Gmail 받은편지함을 자동화하기 위해 지금 당장 할 수 있는 5가지 작업을 보여 드리겠습니다. 따라서 중요한 이메일을 찾기 위해 어수선하게 뒤죽박죽을 헤매는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다.
Gmail 받은 편지함 관리를 위한 5가지 팁
이렇게 계속 통제력을 잃을 필요는 없습니다. 받은 편지함을 멋지고 깔끔한 폴더로 정리하기 위한 그 모든 노력이 모든 것이 바뀌고 새 폴더 시스템이 의미가 없는 한 달 만에 낭비될 필요가 없습니다.
Gmail의 가장 큰 장점은 Gmail 자체에서 모든 힘든 작업을 수행하도록 하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 뛰어난 자동화 도구가 있다는 것입니다.
필터 및 레이블을 사용하여 정리 자동화
이것은 여기 MUO의 많은 작가들이 자주 설교한 내용입니다. 실제로 Craig는 2011년에 Gmail 필터를 꽤 잘 다루었지만 한 번만 필터링하고 정렬하는 것 외에도 기존 레이블 중 하나와 함께 자동으로 제공되지 않은 새 이메일을 받은편지함으로 받을 때마다 필터를 적용하는 것이 중요합니다.
조금 백업합시다. 귀하의 이메일 상자가 나와 약간 비슷하다고 가정해 보겠습니다. 혼란스러운 정크 이메일, 몇 년 전에 만든 몇 가지 오래된 레이블, 여기저기에 흩어져 있는 중요한 이메일. 내 받은 편지함이 10,000개 이상의 이메일로 늘어났습니다. 미쳤죠?
이제 매일 받은 편지함으로 들어오는 이메일을 어떻게 처리할지 Gmail에 알려주는 작업을 시작해 보겠습니다. 내가 다루게 될 이 단계를 따르면 받은 편지함의 이메일 수가 한 번에 수백 개의 이메일을 삭제하기 시작한다는 것을 알게 될 것입니다.
먼저 받은 편지함에 레이블이 없는 이메일이 표시되면 해당 이메일로 무엇을 하고 싶은지 파악하십시오. 갖고 있는 고객이 보낸 이메일입니까? 적시에 대응하려면? 나중에 시간이 나면 읽고 싶은 흥미로운 이야기가 담긴 Google 알림인가요? 각 메시지에 대해 적용되는 레이블 이름을 만드십시오.
새 레이블이 생성되면 해당 이메일을 열고 오른쪽에 있는 드롭다운 목록을 사용하여 "이와 같은 메시지 필터링을 선택합니다. ". 이렇게 하면 다음에 새 이메일이 도착할 때 수신 이메일을 식별하는 데 필요한 규칙이 자동으로 생성됩니다. 일반적으로 발신자 이메일을 사용합니다.
귀하의 경우에 적합한 추가 규칙을 설정할 수 있습니다. 발신자 이메일 외에도 특정 제목이 있거나 특정 단어가 포함된 이메일과 같이 해당 발신자의 특정 이메일에만 해당 레이블이 적용되도록 할 수 있습니다.
각 필터에 대해 Gmail 계정에 수신 이메일을 자동으로 구성하거나 관리하는 방법을 알려야 합니다. 이 경우 이 이메일 주소가 특정 클라이언트에서 온 것이며 이러한 이메일이 매우 중요하다는 것을 알고 있으므로 Gmail이 자동으로 레이블을 적용하도록 하여 매일 해당 이메일에 답장하도록 하겠습니다. 얼마나 어수선한지 실제로 내 받은 편지함에 있습니다.
Gmail 계정 왼쪽에 있는 레이블을 클릭하면 해당 이메일만 볼 수 있기 때문입니다. 정크 메일과 낮은 우선 순위 알림 더미에서 더 이상 중요한 이메일을 잃어버리지 마세요.
더 나아가 라벨을 적용하는 것 외에도 Gmail에 항상 중요 항목으로 표시하도록 지시하고(노란색 플래그가 옆에 표시되도록) "필터도 적용을 선택하는 것을 잊지 마십시오. " 한 번의 클릭으로 받은 편지함을 채우는 수백 개의 이메일을 즉시 정리할 수 있습니다.
오랫동안 정크 메일을 받고 수신 거부를 잊었다면 받은 편지함을 가득 채우고 있는 수백 또는 수천 개의 이메일이 완전히 쓸모가 없을 수 있습니다. 이러한 항목이 표시되면 필터를 적용하고 새 필터를 만드는 대신 검색 버튼을 탭하세요.
그러면 해당 발신자가 받은 편지함에 있는 모든 이메일이 나열됩니다. 이제 모두 선택하고 일괄 삭제할 수 있습니다. 부풀려진 받은 편지함이 0을 향해 점점 더 빠르게 축소되는 것을 지켜보십시오.
정보 이메일을 받은편지함에서 제외
내 받은 편지함에서 매우 일반적인 한 가지는 특정 검색어에 대한 Google 알리미 또는 Google Analytics 또는 Google Adsense의 주간 데이터 보고서와 같이 내가 가입한 여러 시스템에서 지속적으로 수신되는 알림 또는 상태 업데이트입니다. 정말로 그것들을 열어서 항상 읽을 필요는 없지만 그 정보를 멀리 저장하고 싶을 것입니다.
받은편지함을 복잡하게 만들지 않으려면 필터를 만들고 "받은편지함 건너뛰기"를 선택하세요. , 그리고 나중에 시간을 할애할 때 해당 이메일을 빠르게 찾을 수 있도록 레이블을 적용해야 합니다.
지금쯤이면 관리할 수 있는 엄청나게 많은 수의 이메일을 받은 편지함이 이미 있을 것입니다. 어쩌면 0일 수도 있습니다!
그러나 받은 편지함 자동화가 완료되지 않았습니다. 실제로 직접 할 필요 없이 중요한 정보를 자동으로 정렬하고 정리하기 위해 할 수 있는 일이 더 많습니다.
자동으로 첨부 파일
Aaron은 작년에 Attachments.me에 대해 처음 다루었고 제 생각에는 이것이 Gmail 상자 크기를 잘 제어할 수 있는 가장 현명한 방법이라고 생각합니다.
당신을 위해 일하는 사람들로부터 정기적인 보고서나 데이터를 받는 경우 보고서를 보낼 때 항상 같은 제목을 사용할 가능성이 높습니다(아마도 그들이 시스템을 자동화했기 때문일 것입니다). Attachments.me 서비스를 Gmail 계정에 연결하면 Dropbox, Box, Google Drive 또는 SkyDrive와 같은 즐겨 사용하는 클라우드 스토리지 계정에 첨부 파일을 자동으로 다운로드할 수 있습니다.
서비스에 가입하면 첨부 파일이 있는 이메일을 열 때마다 Gmail 계정 오른쪽에 표시됩니다. "클라우드로 보내기를 클릭하면 됩니다. " 첨부 파일을 PC에 다운로드하는 데 시간을 할애할 필요 없이 즐겨찾는 온라인 저장 상자로 보낼 수 있습니다.
이렇게 하면 시간이 절약되지만 더 많은 시간을 절약하려면 프로세스를 자동화하십시오! Gmail 화면 상단에 종이 클립 아이콘이 표시됩니다. 그것을 클릭하고 "자동 파일링 규칙을 선택하십시오. ".
이제 지금까지 적용한 Gmail 필터와 유사한 것을 만들 수 있습니다. 예를 들어, 클라이언트로부터 주간 Adsense 보고서를 수신하여 Adsense_Files 내 DropBox 계정에서 Adsense의 이메일을 찾는 규칙을 설정하고 해당 클라이언트의 제목을 사용합니다.
이제 Attachement.me가 해당 규칙과 일치하는 수신 이메일을 확인하면 자동으로 파일을 클라우드 스토리지 계정에 업로드합니다. 즉, 한 가지 작업도 수행할 필요가 없습니다. 온라인 저장소 계정에서 해당 폴더로 이동하면 항상 최신 파일이 저장되므로 안심할 수 있습니다.
이것은 기본적으로 Gmail 계정을 정보를 수신하고 모든 정보를 분류하는 자동화된 도우미로 변환합니다. 급여를 지불할 필요가 없다는 점을 제외하면 개인 비서가 있는 것과 같습니다.
수신 이메일을 작업으로 파일화
Google이 할 수 있는 가장 멋진 일 중 하나는 Gmail에 자동으로 Google 작업을 생성하는 필터를 추가하는 기능을 추가하는 것입니다. 안타깝게도 해당 기능은 아직 사용할 수 없지만 최소한 Gmail 계정에서 특정 수신 이메일을 목록에 수동으로 추가해야 하는 작업으로 분류하도록 할 수 있습니다.
예를 들어, TopSecretWriters의 독자들로부터 가끔 회신해야 하는 음성 메일과 문의 양식 이메일을 받습니다. 항상 답장을 받을 시간이 없지만 나중에 답장을 보내고 싶습니다.
이렇게 하려면 이 문서의 시작 부분에 표시된 대로 해당 이메일에 대한 필터를 만든 다음 새 레이블을 만들고 "TASKS_TO_ADD라는 내가 만든 마스터 레이블 아래에 해당 레이블을 중첩합니다. ".
이 접근 방식을 사용하면 Gmail 계정이 탐색 모음의 해당 레이블 아래에 관련 작업이 있을 것으로 알고 있는 수신 이메일을 자동으로 보관합니다.
매일 또는 원할 때마다 해당 폴더로 이동하여 이메일을 확인할 수 있습니다. 이메일에 추가 조치가 필요하다고 생각되면 "더보기 " 드롭다운이 Gmail 계정 상단에서 사라지고 "작업에 추가 클릭 ".
이렇게 하면 해당 이메일이 Google Tasks 계정의 "작업"으로 자동 전송됩니다.
다시 말하지만, 이메일을 자동 보관하고 받은 편지함에서 제거하면 이러한 종류의 이메일이 받은 편지함을 복잡하게 만들 필요는 없지만 "할 일"을 관리하는 일상적인 의식 때문에 이메일을 놓치지 않을 것입니다. 이메일 계정의 항목.
미리 준비된 답변을 사용하여 그런트 작업 수행
Gmail 자동화를 사용하여 작업량을 줄이는 방법에 대한 마지막 팁은 자동 미리 준비된 답변입니다.
제 경우에는 Top Secret Writers 연락처 양식에서 이메일을 받을 때마다 Gmail에서 미리 준비된 답변을 보내도록 하고 싶습니다. 해당 이메일에 대한 필터를 만들고 "미리 준비된 답변 보내기를 선택하세요. ".
물론 미리 준비된 답변을 작성해야 사용할 수 있지만 Yaara가 최근 이 주제에 대해 쓴 기사에서 작성하는 방법을 배울 수 있습니다.
Gmail 계정에서 이 자동화를 모두 설정하고 나면 수동으로 받은 편지함을 적극적으로 관리하는 것에 대해 크게 걱정할 필요가 없습니다. 매일 많은 시간을 소비할 수 있는 모든 작업을 자동화하는 것보다 받은 편지함을 다시 제어할 수 있는 더 좋은 방법은 없습니다.
Gmail 받은편지함을 제어할 수 있는 다른 멋진 Gmail 자동화 트릭을 알고 있습니까? 아래 댓글 섹션에서 나만의 팁과 트릭을 공유하세요.