요즘 이메일 없이 일상을 보내거나 업무를 처리한다는 것은 상상하기 어렵습니다. 실제로 대부분의 사람들이 두세 개의 이메일 계정을 동시에 사용하고 있기 때문에, 체계적인 관리 방법이 없다면 복잡해진 받은편지함은 금세 통제 불능 상태에 빠지기 쉽습니다.
'이메일 관리 글을 또 읽어야 한다고?'라고 생각하실 수도 있습니다. 하지만 많은 사람들이 공통적으로 겪는 문제는, 아무리 좋은 플러그인과 폴더를 활용해도 결국 받은편지함이 다시 어질러진다는 점입니다.
그 이유는 간단합니다. 아무리 정리하려 해도 그 과정이 수동으로 이루어진다면—즉, 시간을 내어 직접 편지함을 관리해야 한다는 사실을 스스로 기억해야 한다면—그 노력은 결코 지속되지 않습니다.
따라서 Gmail 내외부의 최고의 도구를 활용해 받은편지함 정리를 완전히 자동화하는 것이 가장 좋습니다. 이 글에서는 지금 바로 적용할 수 있는 다섯 가지 방법을 소개해, 중요한 메일을 찾느라 잡동사니를 뒤지는 번거로움에서 벗어나도록 도와드리겠습니다.
Gmail 받은편지함 관리를 위한 5가지 팁
열심히 만든 폴더 정리가 한 달 만에 무용지물이 되는 악순환에서 벗어나세요. Gmail의 장점은 강력한 자동화 도구를 활용해 Gmail 스스로 힘든 작업을 대신 처리하게 만들 수 있다는 것입니다.
1. 필터와 라벨로 정리 자동화하기
먼저 현재 상황부터 짚어보겠습니다. 스팸 메일과 몇 년 전에 만든 오래된 라벨, 그리고 그 사이사이에 흩어져 있는 중요한 메일들로 뒤죽박죽 섞인 받은편지함—수천 통의 메일이 쌓여 있다면 더욱 곤란하겠죠.
매일 들어오는 메일에 Gmail이 어떻게 대처할지 알려주는 작업을 시작해 봅시다. 아래 단계를 따르면 받은편지함의 메일 수가 수백 통씩 줄어드는 것을 확인할 수 있을 겁니다.
먼저, 라벨이 붙지 않은 메일을 발견하면 어떻게 처리할지 생각해 봅니다. 제때 답변해야 하는 고객의 메일인가요? 아니면 나중에 시간 날 때 읽고 싶은 Google 알림인가요? 메일 성격에 맞는 라벨 이름을 하나씩 만듭니다.
새 라벨을 만든 후 해당 메일을 열고 오른쪽 드롭다운 목록에서 '이와 유사한 메일 필터링'을 선택합니다. 그러면 다음에 같은 종류의 메일(주로 발신자 주소 기준)이 도착했을 때 자동으로 식별하는 규칙이 생성됩니다.
발신자 주소 외에도 특정 제목이나 특정 단어가 포함된 메일에만 라벨이 적용되도록 세부 조건을 추가할 수 있습니다.
각 필터마다 Gmail이 수신 메일을 자동으로 어떻게 처리할지 지정해야 합니다. 예를 들어 중요한 고객의 메일이라면, 받은편지함에 다른 메일이 얼마나 쌓여 있든 매일 바로 확인할 수 있도록 자동으로 라벨을 붙이게 설정합니다.
이후 왼쪽 사이드바에서 해당 라벨을 클릭하면 그 메일만 모아서 볼 수 있습니다. 더 이상 중요한 메일이 잡동사니 속에 묻히지 않습니다.
뿐만 아니라 라벨 적용과 함께 '중요 표시'를 항상 하도록 설정하고(메일 옆에 노란 깃발이 표시됨), '필터에 일치하는 대화에도 적용' 옵션을 체크하면 이미 받은편지함에 쌓여 있는 수백 통의 메일도 클릭 한 번으로 즉시 정리됩니다.
오랫동안 수신 거부하지 않은 스팸 메일이 쌓여 있다면, 수백~수천 통의 쓸모없는 메일이 받은편지함을 채우고 있을 가능성이 큽니다. 그런 메일을 발견하면 새 필터를 만드는 대신 검색 버튼을 눌러보세요.
그러면 해당 발신자의 모든 메일이 목록으로 표시됩니다. 이제 전체 선택 후 한꺼번에 삭제하면 됩니다. 부풀어 있던 받은편지함이 눈앞에서 빠르게 줄어드는 것을 확인할 수 있을 겁니다.
2. 정보성 메일은 받은편지함 밖으로
특정 검색어에 대한 Google 알림이나 Google Analytics, AdSense의 주간 리포트처럼 여러 시스템에서 끊임없이 들어오는 알림과 상태 업데이트도 받은편지함의 주요 침입자입니다. 매번 열어서 읽을 필요는 없지만, 정보 자체는 보관하고 싶으시겠죠.
이런 메일이 받은편지함을 어지럽히지 않도록 필터를 만들고 '받은편지함 건너뛰기'를 선택하세요. 그리고 나중에 시간이 날 때 빠르게 찾아볼 수 있도록 라벨을 함께 적용하는 것도 잊지 마세요.
여기까지 따라왔다면 받은편지함이 놀랍도록 관리하기 쉬운 상태—어쩌면 0통까지!—가 되었을 것입니다. 하지만 자동화 작업은 아직 끝나지 않았습니다.
3. 첨부파일 자동 저장하기
Attachments.me는 Gmail 용량을 효과적으로 관리할 수 있는 가장 똑똑한 방법 중 하나였습니다.
정기적으로 보고서나 데이터를 받는다면, 아마 항상 같은 제목으로 메일이 올 것입니다(보낸 사람 역시 자동화 시스템을 사용하고 있을 가능성이 높으니까요). Attachments.me를 Gmail 계정에 연결하면 첨부파일이 Dropbox, Box, Google Drive, SkyDrive 같은 클라우드 스토리지로 자동 저장되도록 설정할 수 있었습니다.
서비스에 가입하면 첨부파일이 있는 메일을 열 때마다 Gmail 화면 오른쪽에 버튼이 표시됩니다. '클라우드로 보내기'를 클릭하면 PC에 내려받지 않고도 바로 온라인 스토리지로 파일을 전송할 수 있습니다.
시간이 절약되지만, 더 절약하고 싶다면 과정 자체를 자동화하세요. Gmail 화면 상단의 종이클립 아이콘을 클릭하고 '자동 정리 규칙'을 선택합니다.
이제 지금까지 Gmail 필터를 만들던 것과 비슷한 규칙을 만들 수 있습니다. 예를 들어 매주 AdSense 보고서를 받는다면 Dropbox에 Adsense_Files 폴더를 만들고, AdSense에서 보낸 특정 제목의 메일을 찾도록 규칙을 설정합니다.
이후 조건에 맞는 메일이 도착하면 파일이 자동으로 클라우드 스토리지에 업로드됩니다. 아무것도 할 필요 없이, 해당 폴더에는 언제나 최신 파일이 준비되어 있는 것이죠.
참고로 Attachments.me 서비스는 현재 운영이 중단되었지만, 유사한 첨부파일 자동 저장 기능은 Zapier, Make(구 Integromat), cloudHQ 같은 연동 서비스로 충분히 구현할 수 있습니다.
이렇게 하면 Gmail 계정이 정보를 받아 알아서 분류하는 자동 비서로 탈바꿈합니다. 개인 비서를 두는 것과 다름없지만, 인건비 걱정은 없는 셈이죠.
4. 수신 메일을 할 일(Task)로 분류하기
Gmail에서 필터를 통해 자동으로 Google Task를 생성하는 기능이 있다면 정말 멋지겠지만, 아직 그런 기능은 제공되지 않습니다. 그래도 Gmail이 특정 메일을 걸러주면, 그 메일들을 할 일 목록에 직접 추가하는 방식으로 활용할 수 있습니다.
예를 들어 독자들의 음성사서함이나 문의 메일에 가끔 답장해야 하는데, 받는 순간 항상 시간이 되는 것은 아니지만 나중에는 꼭 답장하고 싶은 경우가 있습니다.
이럴 때는 앞서 설명한 방법으로 해당 메일에 대한 필터를 만들고 새 라벨을 생성한 뒤, 미리 만들어 둔 'TASKS_TO_ADD'라는 상위 라벨 아래에 중첩시킵니다.
이 방식을 사용하면 후속 조치가 필요한 메일들이 자동으로 탐색창의 해당 라벨 아래로 분류됩니다.
매일 또는 원하는 시점에 해당 폴더로 이동해 메일을 확인하고, 추가 조치가 필요한 메일이라면 Gmail 화면 상단의 '더보기' 드롭다운을 클릭한 후 '작업에 추가'를 선택하세요.
그러면 해당 메일이 자동으로 Google Tasks에 '할 일'로 등록됩니다.
여기에 메일을 자동 보관 처리하여 받은편지함에서 제거하면, 받은편지함이 어질러질 걱정 없이도 이메일 계정의 '할 일' 항목을 매일 관리하는 습관 덕분에 중요한 메일을 놓칠 일이 없습니다.
5. 미리 만든 답장으로 반복 업무 줄이기
Gmail 자동화로 업무 부담을 줄이는 마지막 팁은 미리 만든 답장(Canned Responses) 기능입니다.
예를 들어 문의 폼으로 들어오는 메일마다 자동으로 답장을 보내도록 설정할 수 있습니다. 해당 메일에 필터를 만들고 '미리 만든 답장 보내기'를 선택하면 됩니다.
물론 미리 답장 템플릿을 만들어 두어야 합니다. 설정 방법은 Gmail 설정의 '고급' 탭에서 Canned Responses 기능을 활성화한 후, 새 메일 작성 창의 '추가 옵션' 메뉴에서 템플릿을 저장하면 됩니다.
Gmail 계정에 이 모든 자동화를 설정해 두면 더 이상 받은편지함을 수동으로 관리하느라 고생할 필요가 없습니다. 매일 소중한 시간을 잠식하는 반복 작업들을 자동화하는 것만큼 받은편지함의 주도권을 되찾는 확실한 방법은 없습니다.
받은편지함을 통제하는 데 도움이 되는 다른 Gmail 자동화 요령을 알고 계신가요? 아래 댓글로 여러분의 팁과 노하우를 공유해 주세요.