요즘은 학교 과제와 업무 처리는 물론, 온라인 쇼핑 주문 확인까지 메일함에서 보내는 시간이 상당히 많아졌습니다. 그러다 보니 메일함이 금세 어수선해지기 쉽고, 그만큼 이메일 관리의 중요성도 커지고 있습니다.
아직 사용하지 않고 계시다면, Microsoft 365에 포함된 Microsoft Outlook 앱은 Windows 10에서 이메일을 관리하기에 가장 탁월한 도구 중 하나입니다. Outlook을 활용하면 이메일을 폴더별로 정리하고, Teams 회의를 손쉽게 만드는 등 다양한 작업을 처리할 수 있습니다. 이번 Microsoft 365 특집에서는 Windows용 Outlook을 더욱 효과적으로 활용하기 위한 모범 사례들을 소개합니다.
폴더로 체계적으로 정리하기
가장 먼저 할 일은 Outlook에서 이메일을 폴더별로 정리하는 것입니다. 너무나 당연하게 들릴 수 있지만, 메일함을 깔끔하게 유지하고 업무를 체계적으로 관리하는 데 실질적인 도움이 됩니다. 방법도 아주 간단합니다. 먼저 Outlook을 열어 받은 편지함과 메시지 목록으로 이동한 뒤, 받은 편지함을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 새 폴더를 선택합니다.
폴더를 만든 후에는 다시 받은 편지함으로 돌아가 정리할 메시지를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 만들어 둔 폴더를 선택하면 됩니다. Outlook에서는 삭제된 항목이 이동하는 지운 편지함을 포함해 대부분의 위치에서 폴더를 생성할 수 있습니다. 이렇게 정리해두면 나중에 잊어버릴 수 있는 메시지도 쉽게 찾을 수 있습니다. 또한 Outlook 데스크톱 앱에서 만든 폴더는 웹 버전 Outlook과 모바일 Outlook에도 자동으로 동기화되므로, 장소에 구애받지 않고 이메일을 체계적으로 관리할 수 있습니다.
필터와 범주 적극 활용하기
폴더 정리만으로 부족하고 메일함이 여전히 복잡하다면, Windows 10용 Outlook 앱에서 제공하는 추가 기능인 범주(Category)와 필터(Filter)를 활용해 보세요.
범주는 폴더와 비슷하지만, 이메일을 별도 공간으로 옮기는 대신 메일함에 그대로 두면서 색상 코드를 지정한다는 점이 다릅니다. 기본 제공되는 범주에는 파란색, 초록색, 빨간색, 노란색, 보라색이 있습니다. 이메일을 처음 범주화할 때 메시지를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하면 범주 이름을 지정하고 바로 가기 키까지 설정할 수 있습니다. 범주 지정 후에는 홈 탭에서 네 가지 색의 사각형 아이콘을 선택해 이메일에 범주 아이콘을 표시할 수 있으며, 날짜 위에 해당 색상의 범주가 나타납니다.
범주 외에도 Outlook에는 강력한 필터 옵션이 있습니다. 홈 탭 화면 오른쪽의 삼각형 아이콘을 통해 읽지 않은 메시지, 첨부 파일이 있는 메시지, 주간별 메시지, 범주별 메시지, 심지어 참조(CC)된 사람까지 다양한 조건으로 메시지를 걸러낼 수 있습니다. 원하는 이메일을 훨씬 빠르고 쉽게 찾을 수 있습니다!
Outlook과 Teams 연동하여 회의 만들기
Microsoft Teams와 Outlook은 서로 긴밀하게 연결되어 있습니다. 그런데 Outlook에서 바로 Teams 회의를 만들 수 있다는 사실을 알고 계셨나요? Microsoft Teams 앱에서 일일이 회의를 만드는 대신, 어차피 회의 링크를 이메일로 보내야 하는 경우가 많으므로 Outlook 자체에서 회의를 생성하는 것이 훨씬 효율적입니다.
방법은 매우 간단합니다. 먼저 Outlook을 열고 회의에 사용할 계정으로 전환합니다. 그다음 상단 탭에서 홈을 선택하면 새 전자 메일 옆에 드롭다운 화살표가 보입니다. 이를 클릭하면 Teams 모임 옵션이 나타나며, 새 회의 창이 열리면 필요한 정보를 입력한 뒤 보내기를 클릭하면 됩니다. 이처럼 Outlook에서 Teams 회의를 만드는 일은 정말 쉽습니다!
스팸과 정크 메일 차단하기
정크 메일은 생각보다 위험합니다. 메일함을 어지럽힐 뿐 아니라, 실수로 포함된 링크를 클릭하면 PC에 악영향을 줄 수도 있습니다. 다행히 Outlook에서는 특정 발신자를 차단해 정크 메일을 걸러낼 수 있습니다. 기본적으로 Outlook 자체의 스팸·정크 필터가 알아서 처리해 주지만, 원치 않는 메시지가 계속 들어온다면 Windows 10용 Outlook 앱에서 특정 발신자의 메시지를 직접 차단할 수 있습니다.
메시지를 차단하려면 홈 탭에서 정크 전자 메일 옵션으로 이동합니다. 새 창이 열리면 스팸으로 분류할 발신자나 특정 국가에서 오는 이메일을 지정할 수 있으며, 여기서 보호 수준도 함께 변경할 수 있습니다.
보호 수준은 낮음, 높음, 수신 허용 목록만 등 여러 단계로 나뉩니다. 정크 메일이 많지 않다면 '낮음'이 적합하고, 정크 메일을 자주 받는다면 '높음'이 좋습니다. '수신 허용 목록만'은 가장 엄격한 설정입니다. Microsoft 지원 페이지에서 각 수준에 대한 자세한 설명을 확인할 수 있습니다.
더 많은 가이드 확인하기
Outlook으로 이메일을 관리하는 모범 사례는 시작에 불과합니다. 키보드 단축키와 이메일 백업 방법 등 Outlook 앱 활용 꿀팁도 소개했으며, 웹 버전 Outlook을 최대한 활용하는 요령도 함께 다루었습니다. 이 모든 내용은 Microsoft 365 특집의 일부로, 가이드, 사용법, 뉴스 등 더욱 다양한 콘텐츠를 지금 바로 확인해 보세요.