받은 편지함이 어수선하게 쌓여 있다면 Outlook의 다양한 기능으로 이를 효율적으로 관리할 수 있습니다. 폴더, 필터, 범주 활용법은 이미 많이 알려져 있지만, 이런 방식들은 메일이 도착한 후에 일일이 손을 봐야 하는 사후 관리에 해당합니다. 진정으로 깔끔한 받은 편지함을 원한다면 Windows 10용 Outlook 앱에서 규칙(Rules)을 설정해 보세요. 규칙을 사용하면 메일 이동, 플래그 지정, 응답 등을 자동으로 처리할 수 있습니다. 지금부터 그 방법을 살펴보겠습니다.
메시지에서 바로 규칙 만들기
Outlook에서 규칙을 만드는 가장 간단한 방법 중 하나는 기존 메시지를 활용하는 것입니다. 원하는 메시지를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 규칙을 선택한 다음 규칙 만들기를 누르면 시작할 수 있습니다. 기본적으로 몇 가지 조건이 제공되며, 더 세부적인 조건을 원하면 고급 옵션을 클릭하면 됩니다.
예를 들어 특정 제목이나 발신자의 메일을 특정 폴더로 자동 이동시키고 싶다면, 제목에 포함 체크박스를 선택하고 항목을 폴더로 이동 체크박스를 선택하면 됩니다.
규칙의 종류는 다음 섹션에서 자세히 설명합니다. 조건 선택이 끝나면 확인을 클릭하세요. 그 직후 규칙을 즉시 적용할 수도 있습니다. 현재 폴더에 이미 있는 메시지에 대해 이 새 규칙 실행 체크박스를 선택하고 확인을 누르면, 해당 메시지가 지정한 폴더로 바로 이동하는 것을 확인할 수 있습니다.
템플릿으로 규칙 만들기
메시지에서 규칙을 만드는 방법 외에도 템플릿을 이용해 규칙을 만들 수 있습니다. 먼저 파일 메뉴를 선택하고 규칙 및 알림 관리를 클릭한 뒤 새 규칙 버튼을 누르세요. 그러면 다양한 템플릿 목록이 나타나는데, 편지함 정리용, 최신 소식 유지용 등 여러 종류가 있으며 처음부터 새로 만드는 옵션도 제공됩니다.
편지함 정리 템플릿은 메시지 이동이나 플래그 지정에 유용하고, 최신 소식 유지 템플릿은 특정 사람의 메일이 도착했을 때 알림 창 표시, 알림음 재생, 휴대폰으로 경고 전송 등의 작업을 수행할 수 있습니다.
여기서는 예시로 특정 사람이 보낸 메시지에 후속 작업 플래그 지정을 선택해 보겠습니다. 템플릿을 클릭한 후 밑줄이 그어진 값들을 클릭해 설명 부분을 수정하고 확인을 누릅니다. 이후 다음을 선택하고 조건을 지정한 뒤 관련 정보를 입력하고 다시 다음을 클릭하세요. 마지막으로 규칙 이름을 정하고 내용을 검토한 후 마침을 누르면 설정이 완료됩니다.
규칙 유형별 참고 사항
Outlook의 규칙에는 두 가지 유형이 있습니다. 첫 번째는 서버 기반 규칙이고, 두 번째는 클라이언트 전용 규칙입니다.
서버 기반 규칙은 Outlook이 실행되지 않는 동안에도 서버의 사서함에서 실행됩니다. 받은 편지함에 먼저 도착한 메시지에 적용되며, 서버를 거치면서 규칙이 작동합니다. 반면 클라이언트 전용 규칙은 컴퓨터에서만 실행됩니다. 서버가 아닌 Outlook 프로그램 자체에서 작동하므로 Outlook이 실행 중일 때만 적용됩니다. 두 규칙의 차이점에 대한 자세한 내용은 Microsoft 지원 페이지에서 확인할 수 있습니다.