Gmail은 강력한 웹메일 클라이언트입니다. 하나의 Gmail 계정으로 여러 이메일 계정을 통합 관리할 수 있고, 고급 필터를 손쉽게 설정해 수신 메일을 정리하거나, Google의 강력한 검색 기능으로 보관된 메일까지 빠르게 찾아낼 수 있습니다. 일상적인 사용만으로는 Gmail의 진가를 다 발휘하기 어려울 정도로 기능이 방대하기 때문에, 대부분의 사용자는 이 도구가 할 수 있는 일의 극히 일부만 활용하고 있을지도 모릅니다.
Gmail에는 깊이 있는 기능이 많습니다. 일부는 숨겨져 있고, 일부는 브라우저 확장 프로그램으로 추가할 수 있어서 겉으로 드러나지 않는 다양한 방식으로 활용할 수 있습니다. 과거에는 일기 쓰기, 식단 관리, 책과 영화 정리 같은 재미있는 대체 활용법이 소개되기도 했는데, 지금은 훨씬 더 까다로운 작업도 Gmail로 처리할 수 있게 되었습니다. 지금부터 Gmail을 의외의 용도로 활용하는 세 가지 방법을 살펴보겠습니다.
별칭(Alias)과 필터 조합으로 '받은편지함 제로' 유지하기
필터는 유용하지만 상당한 수작업이 필요하고, 때로는 제대로 작동하지 않기도 합니다. 새 구독이 늘어나고 오래된 필터가 방치될수록 분류되지 않은 메일이 받은편지함에 쌓이게 되고, 결국 질려서 필터를 수정하거나 새로 만들게 되는 악순환이 반복됩니다.
여기서 Gmail 별칭(alias)을 활용해 보세요. 메일 내용을 기준으로 필터링하는 대신, 용도별로 고유한 이메일 주소를 만들고 해당 별칭으로 전송된 메일을 기준으로 필터를 설정하는 것입니다.
Gmail 별칭은 @ 앞부분에 +xyz를 붙이는 것만으로 즉석에서 만들 수 있습니다. 예를 들어 tina+feedback@thisdomain.com이나 tina+offer@thisdomain.com으로 보낸 메일은 모두 tina@thisdomain.com의 받은편지함에 도착합니다.
이제 온라인에서 무언가에 가입하거나 이메일 주소를 알려줄 때마다, 그 메일이 어디로 가길 원하는지 먼저 정하고 해당 별칭을 사용하면 됩니다. 별칭과 필터를 함께 사용하면 메일이 자동으로 분류되므로, 더 이상 어질러진 받은편지함을 걱정할 필요가 없습니다.
별칭은 이 외에도 여러 가지 창의적인 방법으로 활용할 수 있습니다:
- 이메일 할 일 목록 관리: 자신에게 할 일 목록용 별칭으로 메일을 보내면, 필터를 통해 '할 일 목록' 라벨로 자동 분류됩니다.
- 개인 또는 업무용 이메일 주소 숨기기: 실제 이메일 주소를 전달 주소로 등록한 뒤(설정 > 전달 및 POP/IMAP), 특정 별칭으로 온 메일을 자동 전달하도록 설정하면 실제 주소를 노출하지 않고도 메일을 주고받을 수 있습니다.
미리 저장한 답변(Canned Responses)으로 이메일 자동 응답하기
미리 저장한 답변(canned responses)은 이메일에 삽입할 수 있도록 저장해 둔 텍스트 조각입니다. 같은 내용을 반복해서 입력하는 대신 한 번만 저장해 두면 필요할 때마다 꺼내 쓸 수 있습니다. 상대방은 필요한 정보를 더 빨리 받고, 나 역시 시간을 절약할 수 있습니다.
미리 저장한 답변은 표준 문구를 직접 붙여넣을 때 유용하지만, 이보다 더 스마트하게 활용할 수도 있습니다! 필터와 별칭과 결합하면 사용자가 일일이 개입하지 않고도 이메일에 자동으로 답장을 보낼 수 있습니다. 몇 가지 아이디어를 소개합니다:
- 부재중 자동 회신: 휴가 중임을 알리고 연락 가능 시점을 안내하는 자동 응답기를 설정하세요. 새 필터로 모든 수신 메일을 대상으로 삼거나, 기존 필터에 미리 저장한 답변을 동작으로 추가할 수 있습니다.
- 이메일 FAQ: 특정 키워드에 대한 필터를 만들고, 동작으로 일치하는 미리 저장한 답변을 보내도록 설정하면 요청된 정보 공유나 자주 묻는 질문에 자동으로 답변할 수 있습니다.
- 자동 채팅: "잘 지내세요?", "어떻게 생각하세요?"처럼 사람들이 자주 던지는 문구에 대한 필터를 설정하고 미리 저장한 답변으로 자동 응답하게 해보세요. 솔직히 말하면 장난스러운 아이디어지만, 친구들에게 좋은 농담 거리가 될 수 있습니다.
Gmail로 고객 관계(CRM)와 프로젝트 관리하기
Gmail 안에서 CRM과 프로젝트 관리(PM) 요구를 모두 충족할 수 있다면 굳이 별도의 서비스를 사용할 필요가 있을까요? 다양한 브라우저 확장 프로그램을 활용하면 Gmail이 기존의 검증된 도구들이 낡아 보이게 만들 정도의 생산성 도구로 변신합니다. 개인적으로 즐겨 쓰는 것은 Chrome에서 사용할 수 있는 Boomerang과 Streak입니다.
Boomerang으로는 이메일 예약 전송과 리마인더를 설정할 수 있습니다. 보관해 둔 메일이 필요한 시점에 다시 받은편지함으로 돌아오게 하거나, 특정 날짜에 메일을 보내거나, 수신자가 답장했는지와 관계없이 보낸 메일에 대한 알림을 받도록 설정할 수도 있습니다. 마감 기한이 있는 프로젝트 관리와 대화 후속 조치에 탁월한 도구이며, 생일 축하 메일까지 자동화할 수 있어 잊어버릴 걱정도 없습니다. 이 확장 프로그램은 Chrome, Firefox, Safari에서 사용할 수 있으며 무료 버전은 월 10건으로 제한됩니다.
Streak는 팀 단위 협업을 위한 본격적인 프로젝트 관리 확장 프로그램입니다. 가장 흔한 유형의 프로젝트 템플릿을 기본 제공하며, 직접 커스텀 템플릿을 만들 수도 있습니다. 여러 사람이 각자의 받은편지함에서 협업하며 업무를 배분하거나, 동료에게 지원 요청 후속 조치를 맡기거나, 프로젝트를 시작부터 완료까지 함께 진행할 수 있습니다.
이 범주에 속하는 또 다른 훌륭한 도구로 ActiveInbox가 있습니다. 무료 버전은 마감 기한, 메모, Google 캘린더 연동, 환경설정 저장/동기화를 제외한 핵심 기능을 모두 제공하므로, 부담 없이 먼저 사용해 볼 수 있습니다.
마무리
Gmail로는 단순히 메일을 주고받는 것 이상의 일을 할 수 있습니다. Gmail은 다재다능한 도구로, 사용자의 필요에 맞게 얼마든지 변형할 수 있습니다. 기발하거나 창의적인 활용법을 떠올릴 수 있다면, 그것을 실현할 방법도 분명 존재합니다.
여러분은 Gmail의 잠재력을 어떻게 최대한 끌어내고 있나요? 위에서 소개하지 않은 Gmail의 멋진 활용법을 발견하셨다면 댓글로 공유해 주세요!