이메일은 편리한 기능으로 시작했지만 금세 두려운 존재가 된 것 중 하나입니다. 수백 개의 읽지 않은 이메일이 있을 때 내 직감은 빠르게 깊은 공허함 속으로 가라앉고 나는 그 이메일을 훨씬 더 오랫동안 무시한다는 것을 알고 있습니다. 하지만 이메일 전문가의 팁과 트릭을 채택한다면 받은편지함을 장애물로 보지 않을 것입니다.
작성뿐만 아니라 이메일 효율성에 영향을 미치는 많은 요소가 있습니다. 이메일, 그러나 받은 편지함 설정, 이메일 관리, 이메일 확인 시기 등. 이메일 효율성을 높이는 것은 생산성을 높이는 것을 의미하며, 이는 궁극적으로 모든 작업을 더 짧은 시간에 완료하는 것을 의미합니다. 그것이 바로 우리가 원하는 것입니다.
참고:이메일 전문가가 되기 위한 한 가지 측면은 보안을 유지하는 것입니다. 여기에서 시작하기 전에 7가지 중요한 이메일 보안 팁을 읽으십시오. 이메일 계정에 대한 액세스 권한을 잃으면 매우 해로울 수 있습니다.
"이메일 확인" 시간 예약
매우 활동적인 받은 편지함이 있는 사용자의 가장 큰 실수 중 하나는 Gmail, Thunderbird 또는 Postbox를 연중무휴로 열어두고 백그라운드에서 실행한다는 것입니다. 또 다른 실수는 이메일이 아무리 사소하더라도 이메일이 도착하는 즉시 알려주는 알림 애드온이나 기능을 사용하는 것입니다.
부인할 수 없는 사실:이메일을 자주 확인한다는 것은 다른 작업에 집중할 수 없다는 것을 의미합니다. 부인할 수 없는 사실:초점을 맞추는 데 성공하면 알림이 즉시 초점을 깰 것입니다.
따라서 받은 편지함을 다른 활동과 마찬가지로 보아야 합니다. 그것이 당신 삶의 "항상 켜져 있는" 측면이 되도록 허용하지 마십시오. 대신, 하루에 한 번, 하루에 세 번과 같은 시간 블록을 예약하여 받은 편지함을 확인하고 필요한 모든 작업을 수행한 다음 닫습니다. 습관을 고치는 데 시간이 걸릴 수 있지만 저를 믿으십시오. 생산성이 치솟을 것입니다.
초과 제거
받은 편지함을 열 때 가장 먼저 해야 할 일은 빠르게 훑어보고 중요하지 않은 모든 이메일을 삭제하는 것입니다. 자신을 신선한 대리석의 거대한 블록을 가진 조각가라고 생각하십시오. 실제 작업을 시작하기 전에 넓은 범위에서 해킹하고 초과분을 제거해야 합니다.
체크인하고 응답을 기다리는 350개의 이메일을 찾는 것을 상상해 보십시오. 5분이면 충분합니다. 예, 정말입니다! - 훑어보고 중요하지 않은 이메일 옆의 확인란을 클릭합니다. 대부분의 작업을 완료했으면 삭제를 클릭하여 선택한 이메일을 모두 지웁니다. 이제 50만 응답하면 됩니다. 심리적으로 큰 도움이 됩니다.
즉시 읽고 답장
이메일을 자주 열어서 해야 할 일이 있지만 다른 날로 미루고 있습니까? 이것은 위험한 습관일 수 있습니다. 잊어버리면 어떡하지? 어떻게든 이메일을 잃어버리면 어떻게 합니까? 필요하다고 생각하는 것보다 빨리 응답해야 하는 경우 어떻게 하시겠습니까?
즉시 모든 작업을 수행하는 것이 좋습니다. 그것은 당신이 마침내 그것을 다룰 때까지 당신을 잔소리하게 할 "나는 아직도 그 이메일에 답장을 해야 한다"는 생각이 쌓이는 것을 방지합니다. 중요한 이메일을 잊어버릴 가능성을 줄여줍니다. 시간 엄수에 응답하기 때문에 고객, 친구 및 비즈니스 연락처를 행복하게 유지합니다. 보너스로 마음의 부담이 커집니다.
반환해야 할 메시지로 복잡하지 않은 깨끗하고 빈 받은 편지함을 사용하면 이전에 예약된 시간에만 이메일을 확인하던 시점을 보다 쉽게 구현할 수 있습니다. 즉시 읽고 답장하고 싶지 않다면 최소한 이메일 알림 애드온을 살펴보십시오.
미리 준비된 답변
미리 준비된 답변은 놀랍습니다. 모든 최고의 이메일 서비스와 클라이언트에서 표준이 된 기능입니다. 기본적으로 미리 준비된 답변은 미리 구축하고 클릭 한 번으로 사용할 수 있는 템플릿 답변입니다. 사람들이 특정 주제에 대해 자주 질문을 보내는 경우와 같이 같은 답장을 계속해서 입력해야 할 때 유용합니다.
설정의 실험실 섹션에서 토글하여 Gmail에서 미리 준비된 답변을 활성화할 수 있습니다. Yaara는 Gmail에서 미리 준비된 답변을 시작하는 방법에 대한 지침 게시물을 작성했습니다.
간략한 내용 유지
이메일을 보내는 시간을 줄이는 가장 좋은 방법은 답장 작성에 시간을 덜 투자하는 것입니다. 물론, 간결한 답변을 작성하여 적절한 비즈니스 또는 개인 에티켓을 희생하지 마십시오. 그러나 보내는 모든 이메일에 대해 5-10 단락을 작성할 필요도 없습니다. 이메일은 전통적인 편지보다 덜 형식적입니다!
전달하려는 주요 메시지를 식별한 다음 최대 1~3개의 단락으로 수신자에게 전달하도록 하십시오. 너무 많은 이메일을 처리하는 데 얼마나 힘든 시간을 보내고 있는지 아십니까? 글쎄, 받는 사람도 아마 같은 문제에 직면했을 것입니다. 이메일을 줄이면 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 시간도 절약할 수 있으며 감사할 것입니다.
필터를 사용하여 정리하기
필터의 기능을 활용하면 이메일 워크플로를 혁신할 수 있습니다. 본질적으로 필터는 수신되는 모든 이메일을 살펴보고 필터 기준을 충족하는 경우 해당 이메일에 대해 작업을 수행합니다. 이 작업은 이메일을 특정 폴더로 이동하거나 특정 레이블을 설정할 수 있습니다. 필터 기준에는 보낸 사람, 이메일 제목, 본문 내용 등이 포함될 수 있습니다.
필터는 받은 편지함을 정리하는 환상적인 방법입니다. 소매 체인에서 뉴스레터 업데이트, 소셜 미디어에서 알림 또는 전자 청구서를 많이 받습니까? 필터를 사용하면 해당 이메일을 받은 편지함과 분리하여 처리해야 하는 이메일의 양을 크게 줄일 수 있습니다. 또한 실수로 그 중 하나를 삭제할 가능성이 적습니다.
Gmail 필터를 설정하고 사용하는 방법에 대한 Craig의 게시물을 확인하세요.
결론
이메일은 단순한 기술이지만 이를 위한 고급 방법이 있습니다. 이메일 전문가가 되는 데 있어 가장 중요한 것은 대부분의 시간을 어디에서 보내고 있는지 파악하고 그 시간을 줄이는 방법을 찾는 것입니다. 위에 요약된 팁과 이전에 다룬 몇 가지 이메일 효율성 팁이 시간이 어디에서 줄어들고 있으며 이러한 비효율성을 해결하는 데 도움이 되기를 바랍니다.
당신은 어때요? 이메일 생산성을 극대화하기 위해 사용하는 트릭이나 루틴이 있습니까? 댓글로 공유해주세요!