걱정하지 마세요. 일부 예측과 달리 이메일은 죽지도 않았고 구식도 되지 않았습니다. 소셜 미디어가 가벼운 첫인사를 대신하는 듯하지만, 이메일은 여전히 제 자리를 지키며 웹에서 중요한 사람과 '악수'하는 가장 강력한 도구입니다. 그런데 의외로 이메일의 기술을 제대로 익힌 사람은 많지 않습니다. 필자의 동료는 이를 '이메일 발송 불안'이라 불렀는데, 실제로 매우 흔한 현상입니다. 놀랍게도 몇 가지 정확한 요령만 익히면 누구나 효율적으로 이메일을 보낼 수 있습니다.
전문적인 이메일은 온·오프라인 평판 모두에 눈에 보이지 않는 호재로 작용합니다. 이메일 기술의 최종 척도는 단 한 통의 인상적인 이메일로 직장을 얻거나 프로젝트를 따내는 것, 적어도 면접 기회를 잡고 문턱을 넘는 것입니다. 커리어 성장이 걸린 시점이라면, 승률을 뒤집어줄 기본적인 이메일 요령부터 배울 때입니다.
잘 쓴 이메일은 이제 필수 생활 기술입니다
이메일은 여전히 배워야 하는 기술입니다. 비즈니스 세계에서 서툰 이메일은 때론 치명적입니다. 많은 경우 이메일이 첫 접촉 창구 역할을 하기 때문입니다. 받은 편지함은 늘 붐비고, 여러분의 메일은 클릭 한 번이면 휴지통으로 가는 다른 메일들과 경쟁해야 합니다. 모르는 사람에게 보내는 콜드 이메일은 전화 영업만큼 어렵습니다. 첫인상을 남길 시간은 고작 5초입니다. 하지만 기본기를 갖추면 충분히 해낼 수 있습니다. 지금부터 열 가지 핵심 요령을 소개합니다.
1. 사전 준비를 철저히 하라
조사부터 하세요. 주소란에 이름을 입력하기 전에 이미 상대방에 대해 알고 있어야 합니다. 다행히 요즘 온라인으로 직무와 회사를 조사하는 일은 시간이 들 뿐 어렵지 않습니다. 링크드인, 페이스북, 트위터는 여느 때처럼 커리어 리서치의 좋은 출발점이며, 잘 관리된 링크드인 프로필은 훌륭한 전문적 관계 관리 도구가 됩니다.
동시에 그 사람이 여러분의 커리어에 실질적인 도움을 줄 수 있는 위치인지, 최소한 영향력 있는 인물인지도 확인하세요. 차선책도 미리 파악해 두면 좋습니다. 원하는 직무를 놓치더라도 인턴십이나 프리랜스 프로젝트가 맞춤 기회가 될 수 있기 때문입니다.
2. 개인적인 손길을 더하라
절대 대량 발송은 금물입니다. 업계 곳곳에 동일한 템플릿 이력서를 뿌리는 것이 나쁜 전략이듯, 복붙식 일괄 이메일도 마찬가지입니다. 이메일 하나하나를 레이저 유도 정밀 장비처럼 다루세요. 사전 조사는 수신자의 이름과 조직 내 위치를 파악하는 데 큰 도움이 되며, 올바른 인사말을 잊지 말아야 합니다. 개성을 더하는 기억에 남는 방법은 수신자와의 공통분모를 찾는 것입니다. 같이 들었던 과목일 수도 있고, 뒤에서 다룰 공통 지인일 수도 있습니다.
커리어 관련 메일이라면 전문적으로 보이는 이메일 계정을 새로 만드는 것도 좋습니다. 가능하면 실명으로 개설하세요.
3. 짧고 간결하게 쓰라
시간을 존중하세요. 여러분의 시간이자, 바쁜 수신자의 시간이기도 합니다. 이메일의 기술은 간결함의 기술에 우선순위를 둡니다. 집중력이 짧은 독자에게는 자신의 이야기를 경제적으로 푸는 것이 정답입니다. 바쁜 아침에는 메일을 읽지 않고 훑어보기 마련이고, 긴 메일은 '나중에' 미뤄졌다가 잊히거나 그냥 삭제됩니다.
팁 하나: 사소한 정보까지 짜낼 때까지 이메일을 반복해서 다듬으세요. 군더더기 단어를 모두 걷어내면 요청이 명확하고 구체적으로 다가옵니다.
4. 연결고리와 맥락을 만들라
첫 이메일은 자기소개입니다. 모든 소개가 그렇듯, 추천인을 언급하거나 이름을 거론하며 연결고리를 만들면 무게가 달립니다. 앞서 말한 개인적 손길이기도 합니다. 일자리를 얻는 최선의 방법은 관계를 만드는 것이고, 이메일에서 누군가의 추천을 활용한다면 그 시작이 여기서 이뤄질 수 있습니다. 해당 업계를 잘 아는 선배 조언자였을 수도 있겠죠.
거론할 이름이 없다면 그 사람을 어떻게 알게 되었는지 밝히세요. 어디선가 만났거나, 그들의 업적을 읽고 알게 되었을 수 있습니다. 더 좋게는 같은 출신 학교일 수도 있습니다. 핵심은 왜 연결하려 하는지, 그 연결이 나에게 어떤 가치가 있는지를 설명하는 것입니다.
5. 가치를 어필하라
이것이 바로 훅(hook)입니다. 잘 건지면 지원 가치를 한층 높입니다. 아직 무대가 없는 신입에게는 가장 어려운 부분이죠. 경력직이라면 조사를 통해 자신이 어떤 차이를 만들 수 있을지 찾으면 됩니다. 한 줄 언급이면 충분히 시선을 끕니다. 필자는 두 번째 직장을 얻을 때, 그 회사가 특정 분야로 확장하려 한다는 신문 기사를 언급하고 그 지역에서 수집한 시장 피드백을 덧붙였습니다.
신입이라면 회사 업무를 깊이 이해하기 위해 해온 배경 공부를 이야기하고 아이디어를 제안할 수 있습니다. 그들의 계획에 없던 것일지라도, 그 일에 진심으로 몰두하고 있다는 사실을 보여주는 효과가 있습니다. 물론 이 역시 간결하고 절제된 태도가 필요합니다.
6. 칭찬은 진심으로, 절제해서
과하면 역효과입니다. 칭찬은 진심 어리고 구체적으로 하세요. 도움 대신 조언을 구하면 항상 유리합니다. 이메일을 자기소개서 대신 정보 요청으로 취급하는 것입니다. 사람들은 면접 기회 같은 실질적인 것보다는 조언과 정보를 나눠 주는 데 훨씬 인색하지 않습니다. 적어도 첫 이메일로 커리어 목표를 향한 첫걸음을 뗀 셈입니다.
7. 목적을 잊지 마라
첫 이메일은 어디까지나 친근한 악수입니다. 이력서를 싣는 자리가 아니며, 서두를 필요도 없습니다. 기대할 수 있는 최선은 다음 이메일로 이어지는 긍정적인 답장입니다. 이력서 첨부는 위험 신호로, 메일에 담긴 열정적인 문장들을 순식간에 무색하게 만듭니다. 수신자는 이 메일이 단순한 취업 미끼라고 생각할 수 있습니다. 이력서를 보낼 통로는 인사(HR) 부서 등 따로 마련되어 있습니다.
8. 추천을 요청하라
막다른 길 같은 대화에서 얻을 수 있는 최고의 결실은 도움이 될 만한 다른 사람에 대한 소개입니다. 수신자가 직접 도와주지 못하더라도 그의 지인이 도와줄 수 있으니, 언제나 추천을 요청하세요.
9. 좋은 마무리를 남겨라
첫 이메일이 제대로 울려 퍼지면 새로운 시작이 될 수 있습니다. 시작만큼 마무리도 중요합니다. 이메일 서명에도 신경 쓰세요. 한눈에 여러분의 디테일 감각을 보여주는 창구입니다. 격식에 맞는 맺음말로 끝내고, 더 중요하게는 구체적인 요청 같은 행동 촉구(call to action)로 마무리하세요.
10. 후속 연락을 이어가라
후속 이메일은 리마인더일 뿐 아니라 의지를 보여주는 메시지입니다. 메일이 의도한 반응을 얻었는지, 혹은 묻혔는지 확인하는 수단이기도 합니다. 처음 만난 사람에게든 낯선 이에게 보내는 메일이든, 후속 연락은 수많은 명함 속에서 여러분을 각인시키고 기억을 되살립니다. 역시 간결하게 유지하세요.
이 모든 기본 원칙의 핵심은 소통을 이어가는 것입니다. 목표는 첫 이메일을 넘어 교류를 지속시켜 '낯선 사람'의 벽을 허물고 전문적으로 네트워크를 형성하는 것입니다. 실패했더라도 연락처를 지우지 마세요. 또 다른 창문이 열릴 때가 언제 올지 모르니까요. 멋진 이메일을 쓰는 일은 핵심 규칙을 지키는 만큼 끈기의 문제이기도 합니다. 필자에게도 성공과 실패가 있었고, 그런 성공 덕분에 이 글을 쓰고 있습니다. 그렇습니다, 필자는 한 통의 이메일로 MakeUseOf의 일원이 되었습니다. 여러분의 성공담도 들려주세요. 그 안에 우리 모두가 활용할 수 있는 이메일 팁이 숨어 있을지도 모릅니다.