이메일 과부하는 요즘 큰 문제입니다. 또한 이메일은 단순한 커뮤니케이션이 아니라 할 일 목록을 결정짓기도 합니다. 또한 지속적인 알림은 주의를 산만하게 할 수 있습니다. 우리 모두는 이메일을 길들이는 방법이 필요합니다.
받은 편지함이 넘치지 않도록 하는 요령이 오늘의 순서입니다. 2006년부터 Gmail을 길들이기 위해 노력해 온 사람보다 이에 대해 더 잘 말할 수 있는 사람이 어디 있겠습니까? Andy Mitchell은 Gmail 받은편지함을 정리하는 앱인 ActiveInbox의 설립자입니다.
아침에 이메일:반드시 해야 합니까, 아니면 나중에 정리해야 합니까? 무엇입니까 잠에서 깨어났을 때 이메일을 처리하는 가장 좋은 전략 ?
앤디: 나는 몇 년 동안 이것과 씨름했습니다.
- 가장 먼저 이메일을 보내면 빠져들고 오전 내내 정신을 잃게 됩니다(YouTube에서 비디오를 본 다음 토끼굴 아래로 관련 비디오를 따라가는 것과 약간 비슷함).
- 하지만 연기하면 중요한 것을 놓치거나 다른 일에 빠져 다시는 돌아오지 않을 수 있습니다.
답은 둘 다 하는 것입니다! 비록 두 번 먹기는 쉽지만.
먼저, 각 이메일에 대해 David Allen의 접근 방식을 사용하여 받은 편지함 0을 달성하십시오.
- 정크인가요? 삭제합니다.
- 2분 안에 답장해주실 수 있나요? 그런 다음 삭제하십시오.
- 그렇지 않으면 나중에 조치를 취하십시오. Gmail(ActiveInbox 포함) 또는 Outlook을 사용하면 우선 순위 상태를 지정할 수 있습니다. (중요한 모든 이메일에 즉시 회신할 수 있습니다.)
Inbox Zero를 사용하는 이유는 무엇입니까? Merlin Mann의 말처럼...
"그 '제로'?' 받은편지함에 얼마나 많은 메시지가 있는지가 아니라 받은편지함에 얼마나 많은 생각을 하고 있는지가 중요합니다. 특히 원하지 않는 경우에는 더욱 그렇습니다."
하루를 상쾌하게 시작할 수 있습니다.
<블록 인용>작업 항목: 이메일을 완료하려면 하루 중 몇 가지 낮은 에너지 포인트를 선택하십시오. 나는 점심 식사 후 30분, 그리고 하루가 끝나기 직전에 졸리는 것을 옹호합니다. 작업한 이메일 목록에 드롭하고 확대합니다.
이메일은 항상 확인해야 합니까 아니면 주기적으로 확인해야 합니까?
앤디: 위의 받은 편지함 제로 접근 방식을 따르면 매시간 정도 확인하여 긴급한 사항을 파악하고 시간이 걸리는 사항은 더 주기적인 블록으로 미룰 수 있다고 생각합니다.
물론 영업 또는 고객 지원 부서에서 일하는 경우 선택의 여지가 없습니다. 이메일은 당신의 삶입니다!
작업, 중요한 정보 및 기타 작업 간에 이메일을 어떻게 분류합니까?
앤디: 첫째, 중요한 두 가지 큰 범주가 있습니다. 작업입니까, 아니면 참조 자료입니까? 다른 모든 이메일은 단순히 삭제됩니다.
그런 다음 작업을 상태별로 그룹화할 수 있습니다. 예 높은 우선 순위, 낮은 우선 순위 및 "대기 중".
"대기 중" 목록은 다른 사람이 작업을 수행하기를 기다리는 동안 차단되는 모든 항목에 대해 가장 강력한 목록입니다. 이러한 이메일은 일반적으로 이메일 클라이언트의 깊숙한 곳에 스며드는 이메일이며 후속 조치를 완전히 잊어버립니다.
<블록 인용>작업 항목: Gmail에서는 레이블을 유지합니다. 또는 Outlook에서 플래그를 유지하십시오. 그리고 확실히 응답이 필요한 이메일을 보낼 때 표시하십시오. 그런 다음 일주일에 한 번 Waiting For 목록에 들어가 응답하지 않은 모든 사람을 추적할 수 있습니다.
이메일을 할 일 목록으로 사용해야 합니까?
앤디: 네!
작업이 이미 받은편지함으로 들어오는 경우 대안은 무엇입니까? 이메일에서 다른 시스템으로 복사하여 붙여넣어야 합니다.
이것은 다른 시스템에서 작업이 중복되는 엄청난 시간 낭비와 혼란의 원인입니다. 이러한 이유로 David Allen은 두뇌를 복잡하지 않게 유지하고 스트레스를 받지 않도록 "단단한 가장자리"(항목은 하나의 목록에만 나타나야 함)를 옹호합니다.
물론 일반 이메일 클라이언트의 주요 단점은 이러한 이메일 작업을 잘 처리하지 못한다는 것입니다. 따라서 ActiveInbox의 원래 아이디어는 이메일이 작업이라는 것이었습니다. . 분리나 중복이 없습니다.
<블록 인용>작업 항목: [편집자 주] Sortd를 사용하면 Gmail을 Trello와 같은 작업 게시판으로 바꿀 수 있어 일반 받은편지함의 편안함을 제공하고 그 과정에서 할 일 목록 스킨을 추가할 수 있습니다.
이메일을 사용하여 작업을 적는 효과적인 방법은 무엇입니까?
앤디: 이메일로 시작하지 않은 작업을 추가하려면 자신에게 이메일을 보내세요! 그런 다음 작업으로 표시해야 합니다.
ActiveInbox를 사용하면 이메일 제목을 작업 이름으로 바꾸고 상태 및 마감일을 설정하고 체크리스트 및 메모를 추가하고 프로젝트의 일부로 만들 수 있습니다. Gmail을 완전한 작업 관리자로 바꿔줍니다.
<블록 인용>작업 항목: Gmail에서는 이메일에 별표를 표시할 수 있습니다. Google의 받은편지함을 사용하여 알림을 추가하거나 이메일을 일시 중지할 수 있습니다.
작업 목록인 받은 편지함은 관심을 끌기 위해 경쟁하는 또 다른 시스템이 됩니까?
앤디: 그것은 확실히 우리의 관심을 끌기 위해 경쟁하는 시스템이지만 우리의 받은 편지함은 이미 그렇게 하고 있습니다. 그래서 다른 것이 아닙니다. 받은 편지함이 특별히 원하지 않는 작업 목록에 이미 있다는 사실이 바로 그것을 중심 작업 목록으로 만들어야 하는 이유입니다.
조류와 함께 수영하는 것이 항상 더 쉽습니다. 다른 곳에서 작업 목록을 유지 관리할 수 있지만 대부분의 작업이 이메일에서 오는 경우 계속 싸우고 다른 작업 관리자에 이메일을 복사하여 붙여넣고 계속 이메일을 보내는 동료에게 소리를 지르고 싶습니까? 싸우지 마! 이메일을 작업 목록의 핵심으로 만드십시오.
<블록 인용>작업 항목: [편집자 주] 외부 작업 목록을 계속 사용하고 싶다면 Todoist와 Any.do를 사용하여 Gmail에서 직접 작업을 추가할 수 있습니다.
이메일 효율성은 공동 책임입니까, 아니면 개인 책임입니까? 우리 모두가 따라야 하는 에티켓은 무엇입니까?
앤디: 에티켓에 관한 한 대답은 확실히 협력적입니다. 사회의 다른 모든 것과 마찬가지로, 그것은 자신만큼 다른 사람을 존중하는 것입니다. [편집자 주:마찬가지로 받는 사람을 화나게 하거나 화나게 하거나 짜증나게 하는 일부 이메일이 있습니다.]
공손해 보이지만 "고맙습니다!"라고만 말하는 이메일인 것 같습니다. 또는 "알았어!" 시간 낭비이며 따라서 사악합니다.
그러나 협업 도구의 경우에는 다른 문제입니다. 이메일은 본질적으로 혼자만의 경험입니다. 최소한 팀 일정을 조정하려면 프로젝트 관리자, CRM 및 IM 도구가 필요합니다.
<블록 인용>작업 항목: 저는 3Sentences의 팬입니다. 간결함은 미래에 이메일을 다시 스캔해야 하는 경우에도 모든 사람의 시간을 절약합니다. 와플 이메일은 게으르고 무례합니다.
Andy에게 이메일 관련 질문을 하세요!
Andy Mitchell이 댓글을 읽고 이메일 처리 방법에 대한 질문에 답변해 드립니다. 지금이 그 성가신 문제를 해결할 수 있는 기회입니다!