요즘 이메일 과부하는 누구에게나 익숙한 고민입니다. 이메일은 단순한 소통 수단을 넘어 우리의 할 일 목록까지 좌우하고, 끊임없이 울리는 알림은 업무 집중력을 갉아먹습니다. 결국 우리 모두에게는 이메일을 '길들일' 방법이 필요합니다.
넘쳐나는 받은 편지함을 막는 요령이 화두가 된 지 오래입니다. 그렇다면 2006년부터 꾸준히 Gmail을 길들이는 방법을 연구해 온 사람만큼 적임자가 어디 있겠습니까? 앤디 미첼(Andy Mitchell)은 Gmail 받은 편지함을 정리하는 앱 '액티브인박스(ActiveInbox)'의 창업자입니다.
아침에 바로 이메일을 확인해야 할까, 아니면 나중으로 미루는 게 좋을까?
앤디: 저도 이 문제로 오랫동안 고민했습니다.
- 아침에 가장 먼저 이메일을 확인하면 빠져들어 한낮의 시간을 통째로 잃기 쉽습니다. 유튜브에서 영상 하나 보다가 관련 영상으로 계속 넘어가 토끼굴에 빠지는 것과 비슷하죠.
- 반대로 미루면 중요한 메일을 놓치거나, 다른 일에 몰입한 채 다시 돌아오지 못할 수 있습니다.
답은 두 가지를 모두 하는 것! 물론 두 번의 간단한 단계로 나눠서 진행하는 겁니다.
먼저 데이비드 앨런(David Allen)의 방식으로 '받은 편지함 제로(Inbox Zero)'를 달성하세요. 모든 이메일마다 다음을 판단합니다.
- 스팸인가요? 삭제합니다.
- 2분 안에 답장할 수 있나요? 바로 답장하고 삭제합니다.
- 그 외에는 나중에 처리할 항목으로 분류합니다. Gmail(ActiveInbox 사용 시)이나 Outlook에서는 우선순위 상태를 지정할 수 있습니다. 긴급한 메일은 즉시 답장하는 편이 좋겠죠.
왜 받은 편지함 제로일까요? 멀린 맨(Merlin Mann)의 말처럼...
"그 '제로'란 받은 편지함에 남은 메일 수가 아니라, 내 뇌가 받은 편지함에 얼마나 붙잡혀 있는가를 뜻한다. 특히 그럴 의도가 없을 때 더욱 그렇다."
편지함을 비워두면 하루를 깔끔하게 시작할 수 있습니다.
실행 과제: 하루 중 에너지가 낮은 시간대를 골라 밀린 메일을 처리하세요. 점심 직후 졸음이 오는 30분과 퇴근 직전이 좋습니다. 처리 대기 목록에 들어가 있다면 순식간에 해치울 수 있습니다.
이메일은 수시로 확인해야 할까, 주기적으로 확인해야 할까?
앤디: 위에서 소개한 받은 편지함 제로 방식을 따른다면, 한 시간에 한 번 정도 확인하며 긴급한 일을 파악하고, 시간이 걸리는 일은 주기적인 블록 시간으로 미루는 것이 좋다고 생각합니다.
물론 영업이나 고객 지원 업무를 한다면 선택의 여지가 없죠. 이메일이 곧 당신의 삶이니까요!
이메일을 업무, 중요 정보, 기타 작업으로 어떻게 분류해야 할까?
앤디: 우선 중요한 건 딱 두 가지 범주뿐이라는 점입니다. '할 일인가, 참고 자료인가?' 그 외의 메일은 전부 삭제하면 됩니다.
그다음 할 일은 상태별로 묶습니다. 예컨대 높은 우선순위, 낮은 우선순위, 그리고 '대기 중(Waiting For)' 등으로요.
'대기 중' 목록이 가장 강력합니다. 다른 사람의 답변을 기다리며 막혀 있는 모든 일을 여기에 모으는 거죠. 이런 메일이야말로 메일 클라이언트 구석에 가라앉아 추후 확인조차 잊히기 쉬운 것들입니다.
실행 과제: Gmail에서는 라벨을, Outlook에서는 플래그를 활용하세요. 반드시 회신이 필요한 메일을 보낼 때 표시해 두면, 매주 한 번 '대기 중' 목록을 열어 답장 없는 사람들을 쫓아갈 수 있습니다.
이메일을 할 일 목록으로 써도 될까?
앤디: 네!
할 일이 이미 받은 편지함으로 들어오고 있는데 대안이 무엇이겠습니까? 메일에서 다른 시스템으로 복사·붙여넣기를 해야겠죠.
이건 시간 낭비와 혼란의 주범입니다. 같은 할 일이 서로 다른 시스템에 중복되기 때문이죠. 그래서 데이비드 앨런은 '경계 확보(hard edges)', 즉 하나의 항목은 하나의 목록에만 존재해야 한다고 강조합니다. 그래야 머릿속이 복잡해지지 않고 스트레스도 줄어듭니다.
물론 일반 메일 클라이언트의 최대 약점은 이런 메일 기반 할 일을 잘 다루지 못한다는 점입니다. 그래서 ActiveInbox의 원천 아이디어는 '이메일 = 할 일'이라는 것이었습니다. 분리도, 중복도 없이요.
실행 과제: [편집자 주] Sortd를 쓰면 Gmail을 트렐로(Trello) 같은 태스크 보드로 바꿀 수 있습니다. 익숙한 받은 편지함의 편안함은 그대로 유지하면서 할 일 목록 인터페이스를 얹는 셈이죠.
이메일로 할 일을 기록하는 효과적인 방법은?
앤디: 처음부터 메일이 아니었던 할 일을 추가하고 싶다면, 자신에게 이메일을 보내세요! 그다음 그 메일을 할 일로 표시하면 됩니다.
ActiveInbox를 쓰면 메일 제목을 할 일 이름으로 바꾸고, 상태와 마감일을 설정하고, 체크리스트와 메모를 추가하고, 프로젝트에 배정할 수 있습니다. Gmail이 완전한 태스크 매니저로 변신하는 거죠.
실행 과제: Gmail에서는 별표로 메일을 표시할 수 있고, Google Inbox에서는 알림을 추가하거나 메일을 스누즈할 수 있습니다.
받은 편지함이 할 일 목록이 되면, 또 하나의 주의 경쟁 시스템만 늘어나는 것 아닐까?
앤디: 물론 우리 주의를 빼앗으려는 시스템이 맞습니다. 하지만 받은 편지함은 이미 그런 역할을 하고 있으니 새로운 게 아니죠. 당신이 특별히 의도하지 않았는데도 받은 편지함이 이미 할 일 목록이라는 사실, 바로 그것이 받은 편지함을 중심 할 일 목록으로 삼아야 하는 이유입니다.
물결을 따라 헤엄치는 게 능사죠. 다른 곳에 할 일 목록을 만들 수도 있지만, 할 일의 대부분이 이메일에서 온다면 계속 싸울 생각인가요? 메일을 다른 태스크 매니저로 복사·붙여넣고, 메일을 보내는 동료들에게 소리 지르면서요? 싸우지 마세요. 이메일을 할 일 목록의 중심으로 만드세요.
실행 과제: [편집자 주] 그래도 외부 할 일 목록을 쓰고 싶다면, Todoist와 Any.do는 Gmail에서 바로 할 일을 추가할 수 있습니다.
이메일 효율은 협업의 문제일까요, 개인의 책임일까요? 우리가 지켜야 할 예의는 무엇일까요?
앤디: 예의에 관한 한 답은 명확합니다. 무조건 협업의 문제입니다. 사회의 모든 것과 마찬가지로 자기 자신만큼 타인을 존중하는 일이니까요. [편집자 주: 마찬가지로 받는 사람을 불쾌하게 하거나 화나게 하기 십상인 메일도 있습니다.]
겉보기엔 정중해 보여도, "감사합니다!"나 "네!" 한마디뿐인 메일은 완전한 시간 낭비이며, 그래서 악(惡)이라고 생각합니다.
다만 협업 도구 이야기라면 얘기가 다릅니다. 이메일은 본질적으로 개인적 경험이죠. 최소한 팀 일정을 조율하려면 여전히 프로젝트 관리 도구, CRM, 메신저가 필요합니다.
실행 과제: 저는 '세 문장(3Sentences)' 규칙의 팬입니다. 간결함은 모두의 시간을 아껴줍니다. 나중에 메일을 다시 훑어봐야 하는 당신 자신에게도요. 장황한 메일은 게으르고 무례한 것입니다.
앤디에게 이메일 관련 질문을 던져보세요!
앤디 미첼이 댓글을 직접 읽고 이메일 처리에 대한 여러분의 질문에 답해 드립니다. 골치 아픈 문제를 해결할 기회입니다!