단테는 틀렸다. 지옥에는 10개의 원이 있으며, 그 중 가장 깊숙한 곳은 가장 극악무도한 이메일 죄를 짓는 자들을 위한 것입니다. 이메일은 여기에 있지만 나머지 우리를 더 나쁘게 만드는 일부 죄인이 있습니다. 오늘 저는 사람들이 이메일을 남용하고 나머지 사람들의 삶을 불행하게 만드는 가장 끔찍한 방법을 살펴보겠습니다.
그러나 걱정하지 마십시오. 당신이 죄인이라 해도 영원히 고통받을 운명은 아닙니다. 당신의 방식의 오류를 수정하고 이메일 죄를 회개하기 위해 일주일 동안의 참회를 받아들이십시오. 그러면 모든 것이 용서될 것입니다.
이메일의 성도인지 죄인인지 알아보려면 계속 읽으십시오.
너무 많은 사람들에게 이메일 보내기
이메일은 보내기에 매우 저렴합니다. 한 사람이 5분 동안 이메일을 작성하여 수천 또는 수십만 명의 수신자에게 보낼 수 있습니다. 또한 넓은 의미에서 수신하는 데 비용이 매우 많이 듭니다. 읽는 데 2분이 걸리거나 무시하는 데 30초가 걸린다면 단일 이메일이 낭비할 수 있는 사람-분의 수는 엄청납니다. 이것은 생산적인 시간의 막대한 낭비에 해당합니다. 다단계 통신 시스템을 구축하는 등 영향을 최소화하기 위한 조치를 취하더라도 어느 시점에서는 여전히 이에 대처해야 합니다.
너무 많은 조직에서 모든 사람, 모든 사람, 모든 사람의 개가 모든 이메일에 참조되는 정책을 가지고 있습니다. 모든 사람이 모든 이메일을 받을 필요는 없습니다. 이러한 정책을 만드는 사람 중 하나이거나 필요하지 않을 때 습관적으로 모든 사람을 CC로 만드는 사람이라면 이메일 죄인입니다.
걱정하지 마세요. 참회는 간단합니다. 일주일 동안 이메일을 꼭 받아야 하는 사람들에게만 이메일을 보내십시오. 의심스러운 경우 이메일을 보내지 마십시오. 모든 것이 실행되는 방식에 미치는 영향이 거의 없다는 사실에 아마 놀라실 것입니다.
보너스로 더 많은 이메일을 보낼수록 더 많은 이메일을 받을 수 있으므로 이메일 과부하에 직면한 경우에도 도움이 될 수 있습니다.
전체 답장을 남용
이메일은 편지처럼 사용될 때 가장 좋습니다. 한 사람이 다른 사람에게 단일 메시지를 보내고 응답하기를 기다립니다. 이메일은 한 사람이 여러 사람에게 단일 메시지를 보낼 때도 작동합니다(모두 받아야 함). 스레드 메시지와 같은 훌륭한 기능이 있더라도 이메일은 여러 메시지를 제대로 처리하도록 설계되지 않았습니다.
문제는 그룹 이메일에서 정말 분명해집니다. 나는 그것들을 20세기 최악의 기술 발전으로 핵폭탄보다 약간 높게 평가한다. 15명 또는 20명이 회신하는 이메일 스레드는 사람들이 주의하지 않으면 빠르게 손에서 벗어날 수 있습니다. 그리고 전송되는 모든 메시지는 어딘가에 있는 누군가를 위한 또 다른 알림이라는 것을 기억하십시오.
첫 번째 메시지는 조직의 모든 사람과 관련이 있을 수 있지만 응답은 그렇지 않을 가능성이 있습니다. 상사가 전체 직원에게 질문을 보내면 동료에게 정말 당신의 대답을 볼 필요가? 모두 답장 버튼을 과도하게 사용하는 것은 이메일에서 저지를 수 있는 가장 큰 죄 중 하나입니다.
다시 말하지만, 참회는 매우 간단합니다. 일주일 동안은 답장 버튼만 사용해야 합니다. 두 명 이상의 사람이 응답을 확인해야 하는 경우 수동으로 참조하세요. 모두 답장 버튼은 반드시 물리쳐야 하는 사악한 유혹입니다.
필요하지 않을 때 이메일 보내기
때때로 이메일은 누군가에게 연락하는 가장 좋은 방법입니다. 때로는 그렇지 않습니다. 불행히도 이메일은 종종 기본값으로 사용됩니다. 필요하지 않을 때 이메일을 보내는 것은 이메일 지옥으로 직접 보내지는 또 다른 방법입니다.
때로는 작업을 완료하는 더 나은 방법이 있습니다. Tony가 방 맞은편에 앉는다면 종이 흔적을 만들 필요가 없다면 그에게 걸어가서 말을 거는 것이 어떻겠습니까? 마찬가지로, 앞뒤가 많이 필요한 일이 있을 경우 대면 또는 전화 회의가 훨씬 더 효율적일 것입니다. 30분의 전화 통화가 일주일 간의 이메일 토론을 대신할 수 있습니다. 회의가 시간 공백이 되지 않도록 하십시오.
당신의 참회는 일주일 동안 이메일을 보내지 않기 위해 할 수 있는 모든 일을 하는 것입니다. 당신이 걸어갈 때 Tony가 그의 책상에 없다면, 손으로 쓴 메모를 남겨두십시오. Bob이 정리하고 싶은 것이 있으면 그에게 전화를 걸어 전화를 걸어보세요. 기본값을 "이메일 보내기"에서 "다른 옵션이 없는 경우에만 이메일 보내기"로 변경하면 작업 방식에 어떤 영향을 미치는지 알아보세요. 모든 사람의 받은편지함이 감사할 것입니다.
너무 긴 이메일 보내기
너무 많은 사람에게 짧은 이메일을 보내는 것이 죄인 것처럼, 한 사람에게 정말 긴 이메일을 보내는 것도 죄가 될 수 있습니다. 말하려는 내용에 2000단어 이메일이 필요한 경우 잘못된 커뮤니케이션 도구를 사용하고 있을 가능성이 있습니다. 이메일이 길수록 상대방이 읽는 데 더 많은 시간이 걸리고 응답하는 데 더 많은 노력이 필요합니다. 긴 이메일은 정말 짜증납니다!
모든 이메일을 5문장 이하로 유지하겠다고 서약하는 사람들이 늘어나고 있습니다. 그들은 메시지를 그렇게 짧게 전달할 수 없다면 당신이 잘못하고 있다고 생각합니다. 톨스토이와 같은 영역으로 확장되는 이메일을 작성하는 죄를 범했다면 일주일 동안 5개의 문장으로 구성된 군중에 합류해야 합니다. 당신이 보내는 이메일은 아무리 필요해 보이더라도 5문장 이상(짧은 것이 바람직함)을 넘길 수 없습니다. 익숙해지는 것은 좋은 습관이며 생산성을 높일 것입니다.
모든 메시지에 답장
이것은 내가 가장 지은 죄이며 그것을 극복하는 데 시간이 걸렸습니다. 이메일을 받았을 때 자연스러운 충동은 바로 답장을 보내는 것입니다. 문제는 이것이 당신을 불필요하고 반동적인 교환으로 끌어들일 수 있고 사람들은 당신이 모든 시간에 이메일에 즉시 응답할 수 있을 것이라고 기대하게 될 것입니다. 모든 이메일에 즉시 응답하는 것은 작은 이메일 죄에 불과하지만 반대로 모든 사람이 즉시 응답하기를 기대하는 것은 더 큰 죄입니다.
모든 것에 신속하게 응답함으로써 토요일 오전 4시에 이메일 응답을 요구하는 보스인 야수에게 먹이를 주고 있습니다. 그런 상사에게 연연해서는 안 됩니다. 이 죄에 대한 보속으로 , 이메일에 답장하기 전에 최소 한 시간은 기다려야 하며 근무 시간 중에만 응답해야 합니다. 긴급한 대응이 필요한 경우 다른 커뮤니케이션 방법을 사용해야 합니다.
지금 평화롭게 가십시오
좋든 싫든 이메일은 여기에 있습니다. 그러나 다른 모든 사람들에게 더 나은 경험을 제공할 수 있는 방법이 있습니다. 당신이 끔찍한 이메일 죄인이라면, 당신의 길을 회개하고 이러한 간단한 해결책 중 일부를 행동으로 옮기십시오. 사람들은 그것에 대해 감사할 것입니다. 반면에 당신이 이메일 성도라면 이 글을 당신이 아는 죄인들에게 전달하고 좋은 소식을 전하세요.
수많은 다른 이메일 죄가 있습니다. 내가 놓쳤다고 생각하는 것은 무엇입니까? 그리고 어떤 참회를 제안하시겠습니까?