단테가 틀렸습니다. 지옥에는 사실 열 개의 원이 있고, 그중 가장 깊은 곳은 가장 흉악한 이메일 죄를 저지른 자들을 위해 마련되어 있습니다. 이메일은 앞으로도 우리 삶에 남아 있겠지만, 일부 '죄인들'은 다른 모든 사람의 이메일 생활을 더 힘들게 만들고 있습니다. 오늘은 사람들이 이메일을 남용해 주변 사람들의 일상을 괴롭게 만드는 가장 심각한 방식들을 살펴보려 합니다.
하지만 걱정하지 마세요. 설령 당신이 죄인이라 해도 영원한 고통에 빠지는 것은 아닙니다. 일주일간의 참회 기간을 통해 잘못된 습관을 바로잡고 이메일의 죄를 뉘우친다면, 모든 것이 용서받을 것입니다.
계속 읽어보고 자신이 이메일 성인(聖人)인지, 아니면 죄인인지 확인해 보세요.
1. 너무 많은 사람에게 이메일 보내기
이메일은 보내는 비용이 거의 들지 않습니다. 한 사람이 5분만 투자해 작성한 이메일 하나를 수천 명, 심지어 수십만 명에게 보낼 수 있죠. 그러나 받는 입장에서는 매우 큰 비용이 듭니다. 읽는 데 2분, 혹은 삭제하는 데 30초라도 걸린다면, 이메일 한 통으로 낭비되는 시간은 어마어마합니다. 결국 이것은 생산적인 시간의 엄청난 낭비로 이어집니다. 다층 커뮤니케이션 체계를 구축하는 등 영향을 줄이려 노력해도, 언젠가는 반드시 처리해야 합니다.
너무 많은 조직이 모든 이메일에 누구나, 그야말로 모든 사람과 그 개까지 CC에 넣는 정책을 두고 있습니다. 모든 사람이 모든 이메일을 받을 필요는 없습니다. 만약 당신이 그런 정책을 만드는 사람이거나, 굳이 필요하지 않은데도 습관적으로 모두를 CC에 넣는다면 당신은 이메일 죄인입니다.
하지만 걱정 마세요, 참회 방법은 간단합니다. 일주일 동안 꼭 받아야 할 사람에게만 이메일을 보내세요. 확실하지 않다면 보내지 않는 것입니다. 그래도 업무 진행에는 놀랄 만큼 차이가 없다는 사실에 놀라게 될 겁니다.
덤으로, 보내는 이메일이 많을수록 받는 이메일도 많아지는 법입니다. 이메일 과부하에 시달리는 본인에게도 도움이 되죠.
2. '전체 답장' 남용하기
이메일은 편지처럼 사용할 때 가장 빛을 발합니다. 한 사람이 다른 사람에게 메시지 하나를 보내고 답변을 기다리는 것이죠. 또한 한 사람이 여러 사람에게 하나의 메시지를 보낼 때도 효과적입니다(모든 수신자가 그 내용을 꼭 받아야 하는 경우라면요). 스레드 기능 같은 훌륭한 기능이 있음에도, 이메일은 본질적으로 여러 메시지가 오가는 상황을 처리하도록 설계되지 않았습니다.
문제는 단체 이메일에서 특히 두드러집니다. 저는 개인적으로 단체 이메일을 20세기 최악의 기술 발명품으로 꼽으며, 핵폭탄보다도 위에 랭크시킵니다. 15~20명이 답장을 달기 시작한 이메일 스레드는 조금만 방심해도 급격히 통제 불능 상태가 됩니다. 그리고 기억하세요. 전송되는 모든 메시지는 어딘가의 누군가에게 새로운 알림이 됩니다.
첫 번째 메시지가 조직의 모든 구성원과 관련이 있었더라도, 그에 대한 답장들이 모두와 관련이 있을 가능성은 낮습니다. 상사가 직원 전체에게 질문을 보냈을 때, 동료들이 정말 당신의 답변을 봐야 할까요? '전체 답장' 버튼의 남용은 저지를 수 있는 가장 큰 이메일 죄 중 하나입니다.
역시 참회 방법은 간단합니다. 일주일 동안 '답장' 버튼만 사용하세요. 여러 사람이 답변을 봐야 한다면 직접 CC에 추가하면 됩니다. '전체 답장' 버튼은 반드시 경계해야 할 악마의 유혹입니다.
3. 필요하지 않은데도 이메일 보내기
때로는 이메일이 누군가에게 연락하는 최선의 방법입니다. 하지만 항상 그런 것은 아닙니다. 안타깝게도 이메일은 종종 기본 선택지처럼 여겨집니다. 필요하지 않은데도 이메일을 보내는 것 역시 이메일 지옥행 티켓을 얻는 방법 중 하나입니다.
때로는 더 좋은 방법들이 있습니다. 토니가 같은 방 건너편에 앉아 있다면, 기록을 남길 필요가 없는 한 왜 걸어가서 직접 말을 하지 않을까요? 마찬가지로 수차례 주고받아야 할 일이라면 대면 회의나 전화 통화가 훨씬 효율적일 것입니다. 30분짜리 전화 한 통으로 몇 주간의 이메일 논쟁을 대체할 수 있습니다. 단, 회의가 시간 블랙홀이 되지 않도록 주의하세요.
참회 과제는 일주일간 최대한 이메일을 보내지 않는 것입니다. 찾아갔는데 토니가 자리에 없다면 손글씨 메모를 남기세요. 밥이 무언가를 준비하고 싶어 한다면 전화를 걸어 바로 해결하세요. 기본값을 "이메일 보내기"에서 "다른 방법이 없을 때만 이메일 보내기"로 바꾸면 업무 방식이 어떻게 달라지는지 확인해 보세요. 모든 사람의 받은 편지함이 고마워할 겁니다.
4. 지나치게 긴 이메일 보내기
짧은 이메일을 너무 많은 사람에게 보내는 것이 죄라면, 아주 긴 이메일을 한 사람에게 보내는 것도 죄가 될 수 있습니다. 하고 싶은 말에 2000자 분량의 이메일이 필요하다면, 아마 잘못된 소통 도구를 사용하고 있는 것입니다. 이메일이 길어질수록 상대방이 읽는 데 드는 시간과 답장하는 데 필요한 노력이 늘어납니다. 긴 이메일은 정말 고통스럽죠!
현재 모든 이메일을 다섯 문장 이내로 유지하겠다고 서약하는 사람들의 움직임이 커지고 있습니다. 이들은 그렇게 짧게 메시지를 전달할 수 없다면 잘못하고 있는 것이라고 생각합니다. 톨스토이 소설처럼 길어지는 이메일을 쓰는 습관이 있다면, 일주일간 '다섯 문장 클럽'에 합류하는 것이 참회 과제입니다. 아무리 필수적이라 여겨지는 이메일이라도 다섯 문장, 그것도 가능한 한 짧은 문장을 넘겨서는 안 됩니다. 좋은 습관이며 생산성도 높여줍니다.
5. 모든 메시지에 즉시 답장하기
이것이 제가 가장 큰 죄를 지었던 부분이며, 극복하는 데 시간이 걸렸습니다. 이메일을 받으면 즉시 답장하고 싶은 충동이 드는 게 자연스럽습니다. 문제는 이런 습관이 불필요하고 반사적인 메시지 교환으로 이어질 수 있고, 사람들이 당신이 언제든 즉시 이메일에 답할 것이라고 기대하게 된다는 점입니다. 모든 이메일에 즉시 답장하는 것은 작은 죄지만, 그 반대인 모든 사람에게 즉답을 요구하는 것은 더 큰 죄입니다.
모든 것에 신속히 답장하다 보면, 토요일 새벽 4시에도 이메일 답변을 요구하는 상사라는 괴물에게 먹이를 주게 됩니다. 그런 상사에게 아부해서는 안 됩니다. 이 죄의 참회 과제는 일주일간 답장하기 전 최소 한 시간을 기다리고, 근무 시간에만 답장하는 것입니다. 긴급한 답변이 필요한 일이라면 다른 소통 수단을 활용해야 합니다.
이제 평화롭게 가라
사랑하든 미워하든, 이메일은 계속 우리 곁에 있을 것입니다. 하지만 모두의 이메일 경험을 개선할 방법은 분명히 있습니다. 만약 당신이 심각한 이메일 죄인이라면, 지금부터 참회하며 이 간단한 해결책들을 실천해 보세요. 주변 사람들이 고마워할 것입니다. 반대로 당신이 이메일 성인이라면, 이 글을 아는 죄인들에게 전달해 선한 소식을 퍼뜨리세요.
이 외에도 셀 수 없이 많은 이메일 죄들이 세상에 존재합니다. 제가 놓친 죄는 무엇이라고 생각하시나요? 어떤 참회 방법을 추천하시겠습니까?