인터넷은 사람들에게 더 생산적인 도구를 제공하지만, 이러한 도구의 수가 실제로 일을 더 복잡하게 만들기 시작하면 어떻게 하시겠습니까? 답은 그것들을 통합하는 것입니다.
예를 들면 Google 도구입니다. Google은 비즈니스를 유지하는 방법을 이해하기 어려울 정도로 많은 무료 리소스와 앱을 제공합니다. 그러나 오늘날 수많은 사람들이 비즈니스, 학업 또는 생각할 수 있는 기타 Google 드라이브 기반 생산성 요구 사항을 지원하기 위해 Gmail 및 Google 드라이브와 같은 서비스에 의존하고 있습니다.
문제는 물건을 보관할 장소가 너무 많을 때 특정 정보를 어디에 저장했는지 기억하기가 어려울 수 있다는 것입니다. 다양한 요구 사항에 사용할 도구를 파악하는 것은 혼란스러울 수 있습니다.
고맙게도 Gmail과 Google 드라이브를 통합할 수 있는 여러 가지 방법이 있으므로 이 도구 없이는 살 수 없는 단일 도구 역할을 합니다.
정보 검색
사람들이 다양한 온라인 서비스를 사용하기 시작할 때 일반적으로 가장 먼저 접하는 것 중 하나는 물건이 어디에 있는지 추적하는 것입니다. 이 문제를 해결하는 한 가지 쉬운 방법은 Gmail 검색을 연결하여 Gmail과 GDrive를 모두 포함하는 것입니다. 이 기능을 활성화하려면 Gmail 설정으로 이동하여 "실험실" 메뉴 링크를 클릭하고 "앱 검색" 기능을 활성화하십시오.
이 기능을 활성화한 후 Gmail 검색 필드에서 검색을 수행하면 검색 드롭다운 목록 하단에 Google 드라이브 계정의 결과가 반환됩니다.
검색을 실행하면 Google 드라이브에 대한 결과가 Gmail 검색 결과 바로 아래 섹션으로 분리됩니다.
상상할 수 있듯이 단일 검색 필드에서 항목을 검색할 수 있으므로 중요한 정보를 찾는 프로세스가 크게 간소화됩니다.
원클릭으로 Google 드라이브로 보내기
바쁠 때 클릭을 저장하는 또 다른 방법은 Gmail의 중요한 첨부 파일을 Google 드라이브로 직접 보내는 것입니다. 누가 GDrive에 다운로드, 저장, 로그인한 다음 파일을 업로드하고 싶습니까? 얼마나 고통스럽습니까?
한 번의 클릭으로 수행하십시오. 첨부 파일이 표시된 이메일 하단으로 스크롤한 다음 첨부 파일 아이콘 위로 마우스를 이동합니다.
다운로드 아이콘 옆에 작은 흰색 Google 드라이브 아이콘이 표시됩니다. 해당 아이콘을 클릭하면 Gmail이 자동으로 첨부 파일을 Google 드라이브 계정으로 전송합니다.
그런 다음 드롭다운 목록을 사용하여 파일을 Google 드라이브 내의 하위 디렉터리 중 하나로 즉시 이동할 수 있습니다.
Google 드라이브 파일 첨부
반대의 경우는 어떻습니까? Google 드라이브 파일 중 하나를 이메일에 첨부하려면 어떻게 하시겠습니까? 글쎄, 당신은 그것이 매우 쉽다는 것을 알게되어 기쁠 것입니다. Gmail에서 새 이메일을 작성할 때 파란색 '보내기' 버튼 근처의 Google 드라이브 아이콘 위로 마우스를 가져가면 됩니다.
Google 드라이브 계정에서 이메일에 첨부할 파일을 하나 또는 여러 개 선택할 수 있는 팝업 창이 나타납니다.
한 두 번만 클릭하면 파일이 작성 중인 이메일로 직접 전송됩니다. 쉽죠?
Google 드라이브 변경사항 알림 받기
Google 드라이브를 사용하여 팀과 공동작업할 때 최신 정보를 얻으세요. 예를 들어 공유 스프레드시트에서 작업하는 동안 다른 사람이 시트를 수정할 때 이를 알리는 것이 중요합니다. Google 드라이브 스프레드시트 자체에서 이러한 알림을 설정할 수 있습니다.
스프레드시트를 열고 메뉴에서 "도구"를 클릭한 다음 "알림 규칙..."을 선택하십시오.
스프레드시트의 일부, 개별 시트, 개별 셀이 수정되거나 시트가 다른 사람과 공유되거나 누군가가 양식에서 데이터를 제출할 때 이메일을 발행하도록 알림 규칙을 설정할 수 있습니다.
직원이 정보를 입력하거나 피드백을 제공하는 방법으로 이것을 설정하면 업데이트를 찾기 위해 이 문서를 매번 확인하는 것을 기억하는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 대신 다른 사람이 업데이트할 때마다 자동으로 알림을 받게 되므로 걱정할 필요가 없고 마음의 여유가 생겨 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다.
Google 시트로 이메일 예약
팀이나 관리자에게 보내는 주간 또는 월간 이메일이 있는 경우 Google 스프레드시트에 해당 메시지 모음을 만들고 이메일을 보내는 것을 기억할 필요 없이 일정에 맞게 이메일을 보내도록 하는 것은 어떻습니까? 알아요, 경계선 공상과학 소설이죠? 실제로 이러한 방식으로 이메일을 예약하는 것은 그리 어렵지 않습니다.
사전 제작된 Gmail 스케줄러 시트는 Digital Inspiration의 Amit Agarwal이 제공한 것입니다. 그의 무료 Gmail 스케줄러 시트에 액세스하고 자신의 GDrive 계정에서 사본을 만들 수 있습니다. 가장 먼저 해야 할 일은 Gmail 스케줄러 메뉴로 이동하여 시트가 Gmail 계정에 액세스할 수 있도록 승인하는 것입니다.
다음으로 Gmail 내에서 예약하려는 메시지의 초안을 만들어야 합니다(이메일 작성을 시작하고 완료되면 보내지 않고 이메일을 닫습니다). Gmail 스케줄러 메뉴에서 "메시지 가져오기" 옵션을 선택하면 모든 새 초안 이메일을 이 스프레드시트로 가져옵니다. 다음으로 "예약 시간" 열에서 이메일을 보낼 날짜를 선택하기만 하면 됩니다.
Gmail 스케줄러 메뉴에서 "메시지 예약"을 선택하면 상태 열에 "예약됨" 상태가 표시됩니다.
이 도구에서 염두에 두어야 할 작은 결함 중 하나는 아직 발송되지 않은 예약된 이메일이 이미 있고 새 초안을 가져오기로 선택하면 기존 예약된 이메일의 예약된 날짜가 제거되고 새로 가져온 이메일과 함께 일정을 조정해야 합니다. 큰 문제는 아니지만 염두에 두어야 할 사항입니다.
Gmail 편지 병합
Amit의 멋진 스크립트에 대해 말하면서 또 다른 주목할만한 스크립트는 무료로 제공하는 Gmail 편지 병합 도구입니다.
스케줄러 시트와 마찬가지로 편지 병합 시트를 Google 드라이브 계정에 복사하고 편지 병합 메뉴에서 Gmail 계정에 액세스할 수 있는 권한을 부여해야 합니다. 1단계(재설정) 옵션을 클릭하기만 하면 됩니다. 그런 다음 2단계에서는 Google 주소록의 기존 그룹에서 이메일 주소 목록을 가져오는 옵션을 제공합니다.
이메일 주소는 "받는 사람 이름" 및 "받는 사람의 이메일 주소" 열 아래에 표시됩니다. 또는 그룹을 가져오는 대신 항상 이러한 열을 수동으로 채울 수 있습니다. 어느 쪽이든 효과가 있습니다!
그런 다음 나머지 필드를 작성하여 그룹 이메일을 구성할 수 있습니다. 여기에서 주목할만한 필드에는 이 필드에 서식 있는 텍스트 HTML 이메일을 작성할 수 있는 메시지 본문이 포함됩니다. WYSIWYG 도구를 사용하여 이메일용 HTML을 생성합니다(또는 숙련된 경우 수동으로 작성). 문서 ID를 추가하여 첨부 파일을 포함합니다(문서를 볼 때 Google 드라이브 URL에서).
마지막으로 편지 병합 메뉴에서 "편지 병합 시작"을 클릭하면 서식 있는 텍스트 대량 이메일이 첨부 파일과 함께 전송됩니다.
Google 드라이브에서 Gmail 서명 호스팅
이메일 서명에 멋진 로고 이미지가 있는 사람을 본 적이 있습니까? 글쎄요, 구글 드라이브 계정의 공용 폴더에 저장된 이미지를 지메일 서명에 통합하면 그렇게 할 수 있습니다. 생각보다 훨씬 쉽습니다.
먼저 GDrive 계정에 "Public"이라는 새 폴더를 만들고 공개적으로 표시하고 "누구나 볼 수 있음"에 액세스하도록 설정합니다.
그런 다음 로고 이미지 파일을 해당 공유 디렉터리에 업로드합니다. 이미지는 폴더 자체와 동일한 공유 설정을 사용합니다. 마지막으로 공유 보기에서 폴더의 ID 문자열을 기록하여 이미지의 공개 URL을 가져옵니다. 그런 다음 ID와 이미지 이름을 다음 URL 문자열에 삽입합니다.
https://googledrive.com/host/folder-ID-string/name-of-image.jpg문자열이 올바르면 URL을 브라우저에 붙여넣고 브라우저에서 이미지를 볼 수 있어야 합니다.
서명을 입력한 다음 이미지를 포함할 위치에 커서를 놓고 이미지 아이콘을 클릭합니다. 그런 다음 위에서 만든 URL을 이미지 URL 필드에 붙여넣습니다. Viola - 이제 모든 이메일 서명과 함께 서명 이미지가 표시됩니다.
Gmail 및 Google 드라이브와 같은 Google 서비스를 연결하기 시작하면 모든 것이 매우 유용하고 원활해집니다. 그렇지 않나요? 앱을 Google 드라이브와 통합하기 시작하면 얼마나 많은 다른 생산적인 일을 할 수 있는지 궁금해집니다.
Gmail과 Google 드라이브로 할 수 있는 다른 멋진 기능을 알고 계십니까? 아래 댓글 섹션에서 자신만의 창의적인 아이디어를 공유해 주세요. Google 드라이브와 Gmail에 열중해 볼까요?