인터넷은 우리에게 더 생산적으로 일할 수 있는 도구를 제공하지만, 도구가 너무 많아지면 오히려 일이 복잡해지곤 합니다. 이때의 해답은 바로 통합입니다.
대표적인 예가 Google 도구입니다. Google은 무료 리소스와 앱을 워낙 많이 제공해서 어떻게 수익을 내는지 이해하기 어려울 정도인데요. 그럼에도 오늘날 수많은 사람들이 Gmail과 Google 드라이브 같은 서비스에 의존해 업무, 공부 등 다양한 생산성 활동을 하고 있습니다.
문제는 저장 공간이 늘어날수록 특정 정보를 어디에 저장했는지 기억하기 어렵고, 어떤 상황에 어떤 도구를 써야 할지 혼란스러워진다는 점입니다.
다행히 Gmail과 Google 드라이브를 통합하는 방법이 여러 가지 있어서, 사실상 하나의 도구처럼 사용할 수 있습니다. 지금부터 그 7가지 방법을 살펴보겠습니다.
1. 검색창 하나로 모든 정보 찾기
여러 온라인 서비스를 사용하다 보면 가장 먼저 부딪히는 문제가 바로 '무엇이 어디 있는지' 파악하는 일입니다. 이를 해결하는 쉬운 방법은 Gmail 검색에 Google 드라이브 검색까지 포함되도록 연결하는 것입니다. Gmail 설정에서 'Labs(실험실)' 메뉴로 들어가 'Apps Search' 기능을 활성화하면 됩니다.
이 기능을 켜면 Gmail 검색창에서 검색할 때 드롭다운 목록 하단에 Google 드라이브 계정의 결과도 함께 표시됩니다. 검색을 실행하면 Google 드라이브 결과는 Gmail 검색 결과 바로 아래 별도 섹션으로 정리되어 나타납니다.
검색창 하나에서 모든 자료를 찾을 수 있으니 중요한 정보를 찾는 과정이 훨씬 간단해집니다.
2. 클릭 한 번으로 Google 드라이브에 첨부파일 저장
바쁠 때 클릭 수를 줄이는 방법 중 하나는 Gmail의 중요한 첨부파일을 Google 드라이브로 바로 보내는 것입니다. 파일을 다운로드하고, 저장하고, 드라이브에 로그인하고, 다시 업로드하는 번거로움을 겪고 싶은 사람은 없겠죠?
첨부파일이 표시된 이메일 맨 아래로 스크롤한 후 마우스를 첨부파일 아이콘 위에 올려두면, 다운로드 아이콘 옆에 작은 Google 드라이브 아이콘이 나타납니다. 이 아이콘을 클릭하면 Gmail이 자동으로 첨부파일을 Google 드라이브 계정으로 전송하고, 드롭다운 목록에서 파일을 드라이브 내 하위 폴더로 즉시 이동시킬 수도 있습니다.
3. Google 드라이브 파일을 이메일에 첨부하기
반대로 Google 드라이브에 있는 파일을 이메일에 첨부하고 싶다면 어떻게 할까요? 다행히 이것도 마찬가지로 쉽습니다. Gmail에서 새 이메일을 작성할 때 파란색 '보내기' 버튼 근처의 Google 드라이브 아이콘 위에 마우스를 올리면 창이 열립니다.
이 창에서 Google 드라이브 계정의 파일을 하나 또는 여러 개 선택해 이메일에 첨부할 수 있습니다. 클릭 한두 번이면 작성 중인 이메일로 파일이 바로 삽입됩니다. 참 쉽죠?
4. Google 드라이브 변경 사항 알림 받기
Google 드라이브로 팀과 협업할 때는 변화를 놓치지 않는 것이 중요합니다. 예를 들어 공유 스프레드시트를 함께 작업할 때는 다른 사람이 시트를 수정할 때 알림을 받는 것이 좋습니다. 이런 알림은 스프레드시트 자체에서 설정할 수 있습니다.
스프레드시트를 연 뒤 메뉴에서 '도구'를 클릭하고 '알림 규칙...'을 선택하세요. 알림 규칙을 설정하면 스프레드시트의 어느 부분이든 변경되거나, 개별 시트나 셀이 수정되거나, 시트가 누군가와 공유되거나, 양식을 통해 데이터가 제출될 때 이메일 알림을 받도록 지정할 수 있습니다.
직원들이 정보를 입력하거나 피드백을 제출하는 방식으로 활용하면, 업데이트가 있는지 일일이 문서를 확인할 필요가 없습니다. 누군가 수정할 때마다 자동으로 알림을 받으니 걱정이 줄고, 더 중요한 일에 집중할 수 있습니다.
5. Google 스프레드시트로 이메일 예약 전송하기
팀이나 상사에게 매주 혹은 매월 보내는 이메일이 있다면, 그 메시지들을 Google 스프레드시트에 모아두고 정해진 시간에 자동 발송되도록 설정하면 어떨까요? 약간 SF 같지만, 사실 그렇게 어렵지 않습니다.
Digital Inspiration의 Amit Agarwal이 만든 무료 Gmail Scheduler 시트를 활용하면 됩니다. 해당 시트에 접속해 자신의 Google 드라이브 계정으로 사본을 만든 뒤, Gmail Scheduler 메뉴에서 시트가 Gmail 계정에 접근하도록 승인합니다.
다음으로 Gmail에서 예약하려는 메시지 초안을 작성합니다(이메일을 쓰고 보내지 않은 채 닫으면 됩니다). Gmail Scheduler 메뉴에서 'Fetch Messages' 옵션을 선택하면 새 초안 이메일들이 모두 스프레드시트로 가져와집니다. 이후 'Scheduled Time' 열에서 발송 날짜를 지정하고, 메뉴에서 'Schedule Messages'를 선택하면 Status 열에 'Scheduled' 상태가 표시됩니다.
이 도구의 작은 단점 하나를 기억해 두세요. 아직 발송되지 않은 예약 이메일이 있는 상태에서 새 초안을 가져오면 기존 예약 이메일의 예약 날짜가 사라지므로, 새로 가져온 이메일과 함께 다시 예약해야 합니다. 큰 문제는 아니지만 유의할 필요가 있습니다.
6. Gmail 메일 머지로 단체 이메일 보내기
Amit이 무료로 제공하는 또 다른 주목할 만한 도구가 바로 Gmail Mail Merge입니다.
Scheduler 시트와 마찬가지로 메일 머지 시트를 Google 드라이브 계정으로 복사한 뒤, Mail Merge 메뉴에서 Gmail 계정 접근 권한을 승인합니다. Step 1(Reset)을 클릭한 후, Step 2에서 Google 주소록의 기존 그룹에서 이메일 주소 목록을 가져올 수 있습니다. 가져온 주소는 'Recipient's Name'과 'Recipient's Email Address' 열에 표시되며, 그룹을 가져오는 대신 직접 입력해도 됩니다.
이후 나머지 필드를 채워 단체 이메일을 완성하면 됩니다. 특히 메시지 본문 필드에는 서식 있는 HTML 이메일을 작성할 수 있습니다. WYSIWYG 도구로 HTML을 만들어 붙여넣거나, 첨부파일은 문서 ID(Google 드라이브 URL에서 확인 가능)를 추가해 포함시킬 수 있습니다. 마지막으로 Mail Merge 메뉴에서 'Start Mail Merge'를 클릭하면 첨부파일이 포함된 대량 이메일이 발송됩니다.
7. Google 드라이브에 Gmail 서명 이미지 호스팅하기
이메일 서명에 멋진 로고 이미지를 넣은 사람을 본 적 있나요? Google 드라이브 계정의 공개 폴더에 저장된 이미지를 Gmail 서명에 통합하면 여러분도 할 수 있습니다. 생각보다 훨씬 쉽습니다.
먼저 Google 드라이브 계정에 'Public'이라는 새 폴더를 만들고 공개 설정을 '모든 사용자가 볼 수 있음'으로 지정합니다. 다음으로 로고 이미지 파일을 해당 폴더에 업로드하면, 이미지는 폴더와 동일한 공유 설정을 따릅니다. 마지막으로 공유 화면에서 폴더의 ID 문자열을 확인해 아래 URL 형식에 ID와 이미지 이름을 넣어 공개 URL을 만듭니다.
https://googledrive.com/host/folder-ID-string/name-of-image.jpgURL이 제대로 만들어졌다면 브라우저에 붙여넣었을 때 이미지가 표시되어야 합니다. 이제 Gmail 설정에서 서명을 입력한 뒤 이미지를 넣고 싶은 위치에 커서를 놓고 이미지 아이콘을 클릭한 다음, 위에서 만든 URL을 이미지 URL 필드에 붙여넣으면 끝! 이제 모든 이메일 서명에 이미지가 함께 표시됩니다.
마치며
Gmail과 Google 드라이브 같은 Google 서비스를 서로 연결하기 시작하면 정말 유용하고 매끄럽게 작업 흐름이 이어집니다. 앱과 Google 드라이브를 통합하면 얼마나 많은 생산적인 일을 할 수 있을지 상상이 됩니다.
Gmail과 Google 드라이브로 할 수 있는 다른 멋진 활용법을 알고 계신가요? 댓글로 여러분의 창의적인 아이디어를 공유해 주세요!