Excel에서 대용량 데이터를 분석하다 보면 수시로 값을 수정하게 됩니다. 이때 변경 이력을 체계적으로 관리할 수 있다면 향후 분석 작업이 훨씬 수월해집니다. Excel의 '변경 내용 추적(Track Changes)' 기능을 사용하면 워크시트에서 이루어진 모든 수정 사항을 기록하고 확인할 수 있습니다. 이 글에서는 Excel에서 변경 내용 추적 기능을 활성화하는 방법을 단계별로 자세히 소개합니다.
Excel에서 변경 내용 추적 기능 활성화 절차
Excel의 변경 내용 추적 기능은 워크시트에서 발생한 수정 사항을 기록하고 필요할 때마다 확인할 수 있도록 도와줍니다. 다만 이 기능은 기본 리본 메뉴에 바로 표시되지 않기 때문에, 먼저 옵션에서 기능을 추가한 후 사용해야 합니다. 아래에서는 기능 추가부터 실제 적용까지 전 과정을 단계별로 안내합니다.
1단계: 리본 메뉴 사용자 지정 열기
이 기능을 사용하려면 먼저 검토(Review) 탭에 명령을 추가해야 합니다.
- 리본 메뉴에서 검토 탭으로 이동합니다.
- 탭을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 리본 메뉴 사용자 지정(Customize the Ribbon)을 선택합니다.
2단계: 새 그룹 생성
다음으로 변경 내용 추적 명령을 넣을 새 그룹을 만들어야 합니다.
- Excel 옵션 대화 상자에서 리본 메뉴 사용자 지정 탭으로 이동합니다.
- 기본 탭(Main Tabs) 목록에서 새 그룹을 만들 위치를 선택한 후 새 그룹(New Group)을 클릭합니다.
3단계: 새 그룹 이름 변경
이번에는 방금 만든 그룹의 이름을 변경해 보겠습니다.
- 대화 상자에서 이름 바꾸기(Rename) 명령을 선택합니다.
- 이름 바꾸기 대화 상자가 나타나면 표시 이름(Display name) 입력란에 '변경 내용 추적'이라고 입력합니다.
- 확인(OK)을 눌러 완료합니다.
4단계: 모든 명령 선택
이제 새로 만든 그룹에 변경 내용 추적 명령을 추가해야 합니다.
- 다음에서 명령 선택(Choose commands from) 드롭다운 목록에서 모든 명령(All Commands)을 선택합니다.
5단계: 명령 삽입
변경 내용 추적과 관련된 모든 명령을 삽입합니다.
- 모든 명령 목록에서 변경 내용 추적(레거시)(Track Changes (Legacy)) 명령을 찾아 선택한 후 추가(Add)를 클릭합니다.
- 같은 방식으로 공유 통합 문서(레거시)(Share Workbook (Legacy)) 명령도 찾아 추가합니다.
6단계: 설정 완료
마지막으로 다음 작업을 수행하면 변경 내용 추적 기능을 사용할 준비가 끝납니다.
- 필요한 명령을 모두 배치한 후 확인을 누릅니다.
- 이제부터 검토 탭에서 변경 내용 추적 명령을 자유롭게 사용할 수 있습니다.
7단계: 데이터 준비
준비 단계를 마쳤으니 이제 본격적으로 기능을 적용해 보겠습니다. 예제로 활용할 데이터는 다음과 같습니다.
- 임의의 인물들에 대한 이름, 나이, 월급 세 개의 열로 구성된 데이터 집합을 준비합니다.
8단계: 검토 탭에서 명령 실행
워크시트에서 변경 사항을 확인하려면 몇 가지 추가 설정이 필요합니다.
- 리본 메뉴에서 검토 탭으로 이동합니다.
- 변경 내용 추적(레거시) 명령을 클릭합니다.
9단계: 변경 내용 강조 표시 선택
명령을 클릭하면 하위 메뉴가 나타나며, 여기서 추가 옵션을 선택합니다.
- 나타난 두 개의 하위 명령 중 변경 내용 강조 표시(Highlight Changes...)를 선택합니다.
10단계: 변경 내용 강조 표시 옵션 설정
'변경 내용 강조 표시'라는 새 대화 상자가 열리면 필요한 옵션을 체크합니다.
- 편집하는 동안 변경 내용 추적(Track changes while editing) 옵션에 체크합니다.
- When(시점) 입력란에서 모두(All)를 선택하고 해당 옵션에 체크합니다.
- Who(사용자) 입력란에서 모든 사람(Everyone)을 선택하고 옵션에 체크합니다.
- 확인을 눌러 설정을 마칩니다.
11단계: 워크시트에서 변경 사항 확인
위 단계를 완료하면 워크시트에서 이루어진 변경 사항을 확인할 수 있습니다.
- 예를 들어 '월급(Monthly Salary)' 열의 일부 값을 변경해 봅니다.
- 값을 수정하면 해당 셀이 색상으로 표시되어 변경 내역을 한눈에 파악할 수 있습니다.
Excel 변경 내용 추적 기능의 다양한 사용자 지정 방법
앞서 살펴본 방법 외에도 변경 내용 추적 기능은 여러 가지로 응용할 수 있습니다. 아래에서 유용한 커스터마이징 방법들을 소개합니다.
1. 기록 시트(History Sheet)로 이전 변경 내역 조회
시트에서 이루어진 모든 변경 내역을 한 번에 보고 싶다면 다음 단계를 따르세요.
1단계:
- 검토 탭에서 변경 내용 추적(레거시) 명령으로 이동합니다.
- 변경 내용 강조 표시...를 선택합니다.
2단계:
- 변경 내용 강조 표시 대화 상자에서 When 입력란에 마지막으로 저장한 이후(Since I last saved)를 선택하고 옵션에 체크합니다.
- Who 입력란에서 모든 사람을 선택하고 옵션에 체크합니다.
- 새 시트에 변경 내용 나열(List changes on a new sheet) 옵션에 체크합니다.
- 확인을 누릅니다.
3단계:
- 기록 시트(History)가 자동으로 생성되며, 원본 워크시트에서 이루어진 모든 변경 내역을 확인할 수 있습니다.
2. 변경 내용 승인 또는 거부
워크시트에 모든 변경 사항을 그대로 반영할 필요가 없다면 변경 내용 승인/거부(Accept/Reject Changes) 기능을 활용하세요.
1단계:
- 리본 메뉴에서 검토 탭으로 이동합니다.
- 변경 내용 추적 그룹에서 변경 내용 추적(레거시) 옵션을 선택합니다.
- 변경 내용 승인/거부를 클릭합니다.
2단계:
- 승인 또는 거부할 변경 내용 선택 대화 상자에서 옵션을 지정합니다.
- When 입력란에서 아직 검토하지 않음(Not yet reviewed)을 선택합니다.
- Who 입력란에서 모든 사람을 선택합니다.
- 두 옵션에 각각 체크한 후 확인을 누릅니다.
3단계:
- 변경 내용 승인 또는 거부 대화 상자가 나타나면 시트의 모든 변경 사항이 목록으로 표시됩니다.
- 각 항목마다 승인(Accept) 또는 거부(Reject)를 선택하여 변경 내용을 유지하거나 되돌릴 수 있습니다.
3. 변경 내용 추적 기간 제한 설정
변경 이력을 무기한 보관하고 싶지 않다면 보관 기간을 직접 지정할 수 있습니다.
1단계:
- 리본 메뉴에서 검토 탭으로 이동합니다.
- 변경 내용 추적 그룹에서 공유 통합 문서(레거시) 명령을 선택합니다.
2단계:
- 공유 통합 문서(Share Workbook) 대화 상자가 나타나면 고급(Advanced) 탭으로 이동합니다.
- 변경 내용 추적(Track changes) 항목에서 변경 기록 보관 기간(Keep change history for) 옵션을 선택합니다.
- 변경 이력을 보관할 일수를 원하는 값으로 입력합니다.
- 확인을 눌러 설정을 저장합니다.
4. Excel에서 변경 내용 추적 비활성화
더 이상 변경 내용 추적이 필요 없다면 아래 단계에 따라 기능을 해제할 수 있습니다.
1단계:
- 검토 탭에서 변경 내용 추적 그룹으로 이동합니다.
- 변경 내용 강조 표시...를 선택합니다.
2단계:
- 변경 내용 강조 표시 대화 상자에서 편집하는 동안 변경 내용 추적 옵션의 체크를 해제합니다.
- 확인을 누릅니다.
3단계:
- 이후 통합 문서에서 더 이상 변경 사항이 추적되지 않습니다.
마무리
지금까지 Excel에서 변경 내용 추적 기능을 활성화하는 방법과 함께 기록 시트 조회, 변경 내용 승인/거부, 추적 기간 설정, 기능 비활성화 등 다양한 사용자 지정 방법을 알아보았습니다. 위 단계를 순서대로 따르면 협업 환경에서 데이터 변경 이력을 손쉽게 관리할 수 있습니다. 추가 질문이나 의견이 있다면 댓글로 공유해 주세요.
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