Google 문서도구(Google Docs)는 구글의 클라우드 기반 생산성 도구 모음에 포함된 서비스로, 문서 공동 작업과 공유를 아주 쉽게 만들어 줍니다. 이 글에서는 Google 문서도구에서 변경사항을 추적하는 방법을 소개하여 최신 버전에서 무엇이 달라졌는지 한눈에 파악할 수 있도록 안내합니다.
워드의 '변경 내용 추적'과의 차이점
Microsoft Word에서는 문서 협업이 순차적으로 진행됩니다. 한 사람이 '변경 내용 추적' 기능을 켠 뒤 문서를 작성·편집하고, 편집이 끝나면 다음 검토자에게 문서를 넘깁니다. 그러면 그 사람이 추적된 변경사항을 검토하고 수정하면서 결국 같은 문서의 여러 버전이 만들어지게 됩니다.
반면 Google Docs에는 여러 버전이라는 개념이 없습니다. 클라우드에 단 하나의 사본만 존재하며, 여러 사용자가 동시에 편집할 수 있습니다.
두 도구의 다른 차이점이 궁금하다면 'Google Docs vs Microsoft Word – 무엇이 다를까?' 관련 글을 참고해 보세요.
문서 공유를 잊지 마세요
변경사항을 추적해서 다른 사람이 검토하도록 하려면, 먼저 해당 문서를 상대방과 공유해야 합니다.
문서를 공유하는 방법은 다음과 같습니다:
- Google 문서 화면 오른쪽 상단의 '공유' 버튼을 선택합니다.
- '사용자 및 그룹 추가' 항목에 상대방의 이메일 주소를 입력합니다.
- 공유할 대상을 모두 추가했다면 오른쪽 드롭다운 메뉴에서 각 사람의 역할(권한)을 지정합니다.
- 문서를 공유했다는 알림을 보낼지 여부를 체크박스로 설정합니다.
- 필요하다면 상대방에게 전달할 설명 메모를 작성합니다.
- '보내기'를 선택합니다.
문서 버전 기록 확인하기
Google Docs는 문서가 생성된 시점부터 모든 기록을 저장합니다. 따라서 변경사항 추적을 깜빡했거나 방법을 몰랐더라도, 언제든 버전 기록을 통해 변경 내역을 확인할 수 있습니다:
- Google 문서를 엽니다.
- 파일 > 버전 기록 > 버전 기록 보기를 선택합니다.
- 오른쪽 패널에 해당 문서의 모든 수정 세션별 시간, 날짜, 작성자가 표시됩니다. 항목을 클릭하면 각 편집자가 만든 변경 내용을 확인할 수 있습니다.
- 자동 생성된 버전 옆의 세로 점 세 개(⋮)를 클릭하면 특정 버전에 이름을 붙이거나, 해당 버전을 새로운 Google 문서로 복사할 수 있습니다.
- 누군가 중요한 내용을 잘못 삭제하는 등 문제가 생겼다면, 문서를 이전 버전으로 손쉽게 복원할 수도 있습니다.
제안 모드 활용하기
제안(Suggesting) 모드는 Google Docs에서 '변경 내용 추적'과 가장 유사한 기능입니다. 특히 다른 사람이 작성한 문서를 편집하도록 초대받았을 때 매우 유용합니다.
제안 모드를 사용하면:
- 수정한 내용이 다른 색상으로 표시됩니다.
- 변경사항이 문서 오른쪽에 댓글 형태로 요약되어 나타납니다.
- 댓글 창 안에서 개별 변경사항에 대해 다른 편집자와 의견을 주고받을 수 있습니다.
- 변경사항에 합의되면 체크(✓)를 눌러 수락하거나, X를 눌러 거절할 수 있습니다.
실제 화면 예시는 다음과 같습니다:
제안 모드를 켜는 방법은 간단합니다:
- 연필 아이콘이 있는 드롭다운 메뉴를 선택합니다.
- '제안'을 선택하거나, 페이지 위에 마우스를 올렸을 때 나타나는 초록색 제안 바로가기 버튼을 클릭합니다.
이제 원문을 영구적으로 변경하지 않으면서도 원하는 수정을 자유롭게 할 수 있습니다.
다른 사용자에게 댓글 달기
자동 제안 기능 외에도, 댓글을 남겨 제안에 대한 맥락을 더 자세히 설명할 수 있습니다.
댓글을 남기는 방법:
- Google 문서를 엽니다.
- 댓글을 달고 싶은 텍스트를 드래그하거나, 커서를 댓글을 남길 위치에 놓습니다.
- 삽입 > 댓글을 선택하거나, 페이지 위에 마우스를 올렸을 때 오른쪽에 나타나는 파란색 '+' 버튼을 클릭합니다.
- 댓글 내용을 입력한 뒤 '댓글' 버튼을 클릭합니다.
@ 기호를 사용하면 다른 편집자를 태그할 수 있으며, 동시에 접속 중인 작성자가 있다면 실시간 채팅 기능도 활용할 수 있습니다.
Word 파일로 다운로드하기
Google 문서를 Word 문서로 다운로드하면 제안 내용이 '변경 내용 추적' 형식으로 변환되며, 댓글도 함께 보존됩니다. 방법은 다음과 같습니다:
파일 > 다운로드 > Microsoft Word를 선택합니다.
참고: 다운로드한 문서는 클라우드의 Google 문서와 완전히 독립적입니다. 따라서 해당 문서에서 수정한 내용은 클라우드 버전에 반영되지 않습니다. Word 문서의 편집 내용을 공유하려면 새 Google 문서로 업로드한 후 처음부터 다시 공유해야 합니다.
Word와 Docs를 오가며 편집하는 방식은 시간이 많이 걸리고, 서식 문제와 혼란을 일으킬 수 있어 권장하지 않습니다. 유사한 클라우드 기반 협업 기능을 제공하는 Microsoft 365를 사용하는 것이 더 좋은 대안입니다.
더 이상 변경사항을 놓치지 마세요
이제 Google 문서도구에서 변경사항을 추적하고 공유할 준비가 되었습니다. 함께 문서를 작성하는 다른 편집자들에게도 이 글을 공유하세요. 제안 모드는 각자 직접 켜야 하는 기능이므로, 모든 협업자가 이 방법을 알고 있어야 원활한 협업이 가능합니다.