여러 사람에게 엑셀 파일을 나눠주고 누가 어떤 부분을 수정했는지 확인해야 하는 경우가 종종 있습니다. 언제 변경이 이루어졌는지, 누가 변경했는지, 어느 셀이 수정되었는지, 어떤 데이터가 바뀌었는지까지 모두 파악하고 싶다면 엑셀에 기본 탑재된 '변경 내용 추적' 기능을 활용하면 됩니다.
이 기능을 사용하면 워크시트 위에서 모든 변경 사항을 한눈에 검토할 수 있고, 각 변경 사항을 수락하거나 거부할 수도 있습니다. 다만 본격적으로 사용하기 전에 반드시 알아두어야 할 핵심 포인트가 있습니다.
변경 내용 추적 사용 전 알아둘 4가지
1. 추적 기능은 되돌리기 기능이 아닙니다
추적을 켠다고 해서 과거 시점으로 통째로 되돌릴 수 있는 것은 아닙니다. 이 기능은 모든 작업을 기록하는 일종의 로그 파일일 뿐입니다. 삭제되거나 추가된 데이터를 직접 확인할 수는 있지만, 실제로 원래 상태로 복원하려면 직접 수정해야 합니다.
2. 모든 변경 사항이 기록되는 것은 아닙니다
셀에 입력된 데이터만 추적 대상입니다. 서식 변경은 물론, 행·열 숨기기 및 숨기기 해제, 메모(주석), 수식 재계산으로 인한 값 변화 등은 기록되지 않습니다.
3. 변경 기록은 기본 30일간만 보관됩니다
예를 들어 45일 전에 수정한 내역이 있다면, 통합 문서를 닫기 전까지는 그 기록을 볼 수 있지만 문서를 닫는 순간 30일이 지난 기록은 모두 삭제됩니다. 따라서 다음에 파일을 열면 45일 전 변경 내역은 더 이상 확인할 수 없습니다.
4. 추적을 켜면 공유 통합 문서로 전환됩니다
변경 내용 추적을 활성화하면 해당 통합 문서는 자동으로 공유 문서가 됩니다. 즉, 여러 사용자가 동시에 문서를 편집할 수 있는 환경이 된다는 의미입니다.
기본 개념을 이해했다면, 이제 추적 기능을 활성화하고 설정을 조정한 뒤 변경 내역을 확인하는 방법을 차례대로 살펴보겠습니다.
변경 내용 추적 활성화하기
먼저 엑셀을 열고 리본 메뉴에서 검토 탭을 클릭합니다. 화면 오른쪽 끝 변경 내용 그룹에서 변경 내용 추적 옵션을 찾을 수 있습니다.
해당 버튼을 클릭한 후 변경 내용 강조 표시를 선택하세요. 대화 상자가 나타나면 "편집하는 동안 변경 내용 추적. 통합 문서도 함께 공유함" 옵션에 체크합니다.
여기에는 시점(When), 사람(Who), 위치(Where) 세 가지 옵션이 있습니다. 시점에서 모두를 선택하면 모든 변경 사항이 강조 표시됩니다. 마지막 저장 이후의 변경 사항, 특정 날짜 이후의 변경 사항, 또는 아직 검토하지 않은 변경 사항만 표시하도록 지정할 수도 있습니다.
사람 옵션에서는 모든 사람의 변경 사항을 추적할지, 자신을 제외한 모든 사람의 변경 사항만 추적할지 선택할 수 있습니다. 위치 옵션을 사용하면 특정 범위의 셀만 추적 대상으로 지정할 수 있으며, 오른쪽 버튼을 클릭해 원하는 셀 범위를 드래그하면 됩니다.
마지막으로, 다른 사람에게 추적 중이라는 사실을 알리고 싶지 않다면 화면에 변경 내용 강조 표시 옵션의 체크를 해제하면 됩니다. 기본적으로 이 옵션이 켜져 있으면 변경된 셀의 왼쪽 위에 작은 삼각형 표시가 나타나 해당 셀이 수정되었음을 알려줍니다.
또한 변경된 셀을 클릭하면 어떤 값에서 어떤 값으로, 언제 변경되었는지 보여주는 팝업 창이 뜹니다. 화면 강조 표시 옵션을 해제하면 이 검은색 삼각형 표시와 팝업이 나타나지 않습니다.
예를 들어 체크박스를 해제해 화면상의 표시를 숨긴 채 파일을 여러 명에게 배포하고, 회수된 후에는 다시 변경 내용 추적 메뉴에서 체크박스를 선택해 변경 내역을 확인하는 식으로 활용할 수 있습니다.
추적 설정 구성하기
다음으로 추적 관련 설정을 필요에 맞게 조정해 보겠습니다. 변경 내용 추적 버튼 바로 왼쪽에 있는 통합 문서 공유 버튼을 클릭하고, 대화 상자가 열리면 고급 탭으로 이동합니다.
여기서 변경 기록 보관 기간을 기본값인 30일에서 다른 값으로 변경할 수 있습니다. 또한 기본적으로는 파일을 저장할 때 변경 사항이 업데이트되지만, 몇 분마다 자동으로 업데이트되도록 설정할 수도 있습니다. 마지막으로 충돌 발생 시 처리 방법도 정할 수 있는데, 사용자에게 직접 묻도록 하거나 저장 시 마지막 변경 사항이 우선 적용되도록 할 수 있습니다.
변경 내용 확인하기
추적을 활성화하고 몇 가지 변경을 가한 후에는 다시 변경 내용 추적 버튼을 클릭하고 변경 내용 강조 표시를 선택해 보세요. 이전에는 비활성화되어 있던 새 시트에 변경 내용 표시 체크박스가 활성화된 것을 확인할 수 있습니다.
체크하고 확인을 누르면 기록(History)이라는 새 워크시트가 추가되며, 이곳에서 해당 통합 문서에 적용된 모든 변경 내역을 확인할 수 있습니다.
변경 사항을 검토한 후에는 승인하거나 거부해야 할 때가 옵니다. 모든 변경 사항을 살펴보고 유지할 것과 폐기할 것을 골라 결정하면 됩니다.
변경 내용 추적을 다시 클릭하고 변경 내용 수락/거부를 선택하세요. 어떤 변경 사항을 검토할지 옵션을 지정할 수 있습니다. 모든 변경 사항을 검토하려면 시점에 체크한 상태로 검토 안 함으로 두면 됩니다.
확인을 누르면 엑셀이 변경 사항을 하나씩 보여주며 수락 또는 거부를 선택하도록 합니다. 원한다면 모두 수락 또는 모두 거부를 선택할 수도 있습니다.
변경을 거부하면 해당 셀은 즉시 원래 값으로 되돌아갑니다. 단, 거부된 셀을 참조하는 다른 셀이 있다면 참조 셀의 값이 되돌아가면서 함께 변경되므로 주의해야 합니다. 이로 인해 수식이 깨질 수도 있습니다.
이것으로 엑셀의 기본 제공 기능만으로 스프레드시트의 모든 변경 사항을 손쉽게 추적하는 방법을 알아보았습니다. 궁금한 점이 있다면 댓글로 남겨주세요!