온라인에서 여러 사람이 함께 Word 문서를 편집하다 보면 누가 어떤 부분을 수정했는지 변경 사항을 체계적으로 관리해야 할 때가 있습니다. 공동 작업 문서를 다룰 때의 기본 원칙은 나중에 저장된 변경 사항이 최종적으로 반영된다는 점입니다. 따라서 각자의 수정 내역을 명확히 기록해 두는 것이 매우 중요합니다.
Word의 변경 내용 추적 기능 활성화하기
변경 사항을 기록하려면 먼저 변경 내용 추적(Track Changes) 기능을 켜야 합니다.
상단 메뉴 탭 중 [검토] 탭을 선택한 뒤, [변경 내용 추적] 옵션을 찾아 켬(On) 상태로 전환하면 됩니다.
기능이 활성화되면 MS Word는 문서에서 이루어진 모든 변경 사항을 자동으로 강조 표시합니다.
[검토] 탭의 [추적] 그룹에는 표시(Markup) 옵션이 있으며, 기본값은 단순 정보 표시(Simple Markup)로 설정되어 있습니다. 드롭다운 메뉴에서 원하는 방식을 선택할 수 있습니다. 단순 정보 표시는 변경이 발생한 위치를 빨간색 세로선으로 표시하고, 정보 표시 안 함(No Markup)은 표식을 숨기며, 모든 정보 표시(All Markup)는 색상별 표식과 함께 모든 변경 내역을 보여줍니다. 마지막으로 원본(Original)은 수정 전 문서 그대로를 표시합니다.
[표시할 정보] 옵션을 활용하면 확인하고 싶은 수정 유형을 세부적으로 지정할 수 있습니다. 예를 들어 주석, 삽입, 삭제 등 항목별로 표시 여부를 조절할 수 있습니다.
추적 잠금(Lock Tracking)
문서 관리자라면 모든 편집 과정이 투명하게 진행되도록 보장해야 합니다. 변경 사항을 추적하는 것은 물론이고, 다른 공동 작성자가 임의로 추적 기능을 끄지 못하도록 하는 것이 좋습니다.
[변경 내용 추적] 버튼의 아래 방향 화살표를 클릭하면 추적 잠금 옵션이 나타납니다. 여기서 암호를 설정하면 해당 암호를 아는 사람 외에는 아무도 추적 기능을 비활성화할 수 없습니다.
변경 사항 수락 또는 거부하기
문서에 반영된 변경 사항은 필요에 따라 수락하거나 거부할 수 있습니다.
[검토] 탭에서 [이전] 또는 [다음] 버튼을 클릭해 수락하거나 거부하려는 특정 변경 지점으로 이동합니다.
그런 다음 [수락] 또는 [거부] 버튼을 눌러 처리하면 됩니다. 문서 전체의 모든 변경 사항을 한 번에 처리하고 싶다면 수락 또는 거부 아이콘 옆의 아래 방향 화살표를 클릭한 뒤, [모든 변경 내용 수락] 또는 [모든 변경 내용 거부]를 선택하세요.
사용자 이름 및 이니셜 변경하기
문서 작성자의 이름과 이니셜은 화면 오른쪽 위에 표시됩니다. 특히 여러 명이 함께 문서를 작성할 때는 누가 어떤 변경을 했는지 구분하는 데 필수적입니다. 사용자 이름과 이니셜은 Office 설치 시 입력하게 되지만, 언제든지 아래 방법으로 수정할 수 있습니다.
[파일] 메뉴를 클릭한 후 [옵션]으로 이동합니다.
[일반] 탭의 "Microsoft Office 복사본 개인 설정" 항목에서 사용자 이름과 이니셜을 변경할 수 있습니다.
주석 보기 및 삭제하기
MS Word에서는 문서 안에 주석(메모)을 추가할 수 있습니다. 주석은 말풍선 형태로 표시되며, 말풍선을 클릭하면 내용을 확인할 수 있습니다.
주석을 삭제하려면 [검토] 탭으로 이동해 [주석] 그룹을 찾으세요. [삭제] 버튼을 클릭하면 현재 선택된 주석이 제거됩니다.
이 가이드가 Word 문서 협업에 도움이 되기를 바랍니다!