엑셀에 정리된 주소 데이터를 워드 봉투(Envelope)로 편지 병합하고 싶으신가요? 이 글에서는 누구나 쉽게 따라 할 수 있는 2가지 방법을 단계별로 자세히 소개합니다.
편지 병합(Mail Merge)이란?
여러 사람에게 서로 다른 주소로 우편물을 대량 발송해야 하는 경우가 종종 있습니다. 이럴 때 편지 병합 기능이 매우 유용합니다. 편지 병합은 주소 목록의 각 항목마다 개별적인 봉투를 한 번에 여러 개 생성해 주는 기능으로, 수작업 없이도 수백 통의 우편물을 효율적으로 준비할 수 있습니다.
예시 데이터 소개
아래 표에는 이름, 성, 거리 주소, 도시, 우편번호 열이 포함되어 있습니다. 이 표를 활용해 엑셀에서 워드 봉투로 편지 병합을 진행하겠습니다. 예시는 Excel 365를 기준으로 작성되었지만, 어떤 버전의 엑셀과 워드에서도 동일하게 적용할 수 있습니다.
방법 1. 봉투(Envelope) 옵션을 활용한 편지 병합
첫 번째 방법은 워드의 메일 탭에 있는 봉투 옵션을 사용하는 것입니다.
진행 단계:
- 먼저 워드 문서를 엽니다.
- 메일 탭 >> 편지 병합 시작 >> 봉투를 선택합니다.
봉투 옵션 대화 상자가 나타납니다.
- 봉투 크기 드롭다운 화살표를 클릭해 봉투 크기를 변경할 수 있으며, 여기서는 기본 설정을 그대로 유지합니다.
- 이어서 받는 사람 주소의 글꼴 버튼을 클릭하면 봉투 주소 대화 상자가 열립니다.
- 글꼴 스타일은 굵게(Bold), 글꼴 크기는 14로 지정합니다.
드롭다운 화살표를 통해 글꼴 색상과 밑줄 스타일도 자유롭게 선택할 수 있으며, 다양한 효과도 적용 가능합니다. 오른쪽 하단의 미리 보기에서 결과를 확인한 후 확인을 클릭합니다.
- 같은 방식으로 보내는 사람 주소의 글꼴도 설정합니다.
- 봉투 반송 주소 대화 상자에서 굵게(Bold), 크기 14를 지정하고 확인을 누릅니다.
- 마지막으로 봉투 옵션 대화 상자에서 확인을 클릭합니다.
그러면 봉투가 생성됩니다.
- 봉투의 왼쪽 상단 모서리를 클릭해 보내는 사람 주소를 입력합니다.
- 이후 봉투 중앙을 클릭해 받는 사람 주소 입력란을 삽입합니다.
엑셀 파일 연결하기
이제 주소 데이터가 담긴 엑셀 파일을 연결합니다.
- 메일 탭 >> 받는 사람 선택 >> 기존 목록 사용을 선택합니다.
- 파일 탐색기에서 해당 엑셀 파일을 찾아 선택한 후 열기를 클릭합니다.
표 선택 대화 상자가 나타나면 데이터의 첫 행에 열 제목 포함에 체크되어 있는지 확인하고 확인을 클릭합니다.
주소 블록 삽입하기
- 필드 작성 및 삽입 그룹에서 주소 블록을 선택합니다.
주소 블록 삽입 대화 상자에서 첫 번째 받는 사람의 주소를 미리 볼 수 있으며, 빨간색 상자로 표시된 오른쪽 화살표를 클릭하면 다른 주소들도 확인할 수 있습니다. 확인 후 확인을 클릭합니다.
- 결과 미리 보기를 클릭하면 실제 주소가 봉투에 표시됩니다.
- 오른쪽 화살표를 클릭해 다른 받는 사람의 주소도 차례로 확인할 수 있습니다.
병합 필드 삽입으로 직접 구성하기
주소 블록 대신 병합 필드 삽입 옵션을 사용하면 받는 사람 주소를 원하는 형식으로 직접 배치할 수 있습니다.
- 병합 필드 삽입의 드롭다운 화살표를 클릭하면 엑셀 파일의 열 제목들이 목록으로 나타납니다.
- 목록에서 이름(First Name)을 선택하면 받는 사람 주소 입력란에 필드가 삽입됩니다.
- 같은 방법으로 성(Last Name)을 삽입하고, Enter 키로 줄바꿈 후 거리 주소, 도시, 우편번호 등 나머지 필드도 순서대로 추가합니다.
- 결과 미리 보기를 클릭해 완성된 주소를 확인하고, 오른쪽 화살표로 다른 수신인의 미리 보기도 살펴봅니다.
병합 완료 후 인쇄하기
- 마침 및 병합 >> 문서 인쇄를 선택합니다.
프린터로 병합 대화 상자에서 모두가 선택되어 있는지 확인한 후 확인을 클릭합니다. 이어서 나타나는 인쇄 대화 상자에서 확인을 누르면 봉투 인쇄가 시작됩니다.
방법 2. 단계별 편지 병합 마법사 활용하기
두 번째 방법은 단계별 편지 병합 마법사를 사용하는 것입니다. 이 마법사는 6단계 과정을 안내해 주기 때문에 초보자에게 특히 유용합니다.
진행 단계:
- 워드 문서에서 메일 탭 >> 편지 병합 시작 >> 단계별 편지 병합 마법사를 선택합니다.
워드 문서 오른쪽에 편지 병합 작업창이 나타납니다.
- 1/6단계에서 문서 종류를 봉투로 선택하고 다음: 시작 문서를 클릭합니다.
- 문서 레이아웃 변경에서 봉투 옵션을 선택합니다.
- 봉투 옵션 대화 상자에서 봉투 크기를 확인하고, 방법 1과 동일하게 받는 사람 주소와 보내는 사람 주소의 글꼴을 각각 굵게(Bold), 크기 14로 설정한 후 확인을 클릭합니다.
- 2/6단계에서 다음: 받는 사람 선택을 클릭합니다.
- 찾아보기를 클릭해 주소 데이터가 담긴 엑셀 파일을 선택합니다.
표 선택 대화 상자에서 데이터의 첫 행에 열 제목 포함이 체크되어 있는지 확인하고 확인을 클릭합니다.
편지 병합 받는 사람 대화 상자가 나타납니다. 이곳에서 특정 데이터 원본의 체크를 해제하거나 받는 사람 목록을 세부적으로 조정할 수 있습니다. 여기서는 그대로 두고 확인을 클릭합니다.
- 봉투의 왼쪽 상단에 보내는 사람 주소를 직접 입력합니다.
- 봉투 중앙을 클릭해 받는 사람 주소 입력란을 만듭니다.
- 3/6단계에서 다음: 봉투 정렬을 클릭합니다.
- 주소 블록을 선택해 주소 형식을 지정합니다.
주소 블록 삽입 대화 상자에서 첫 번째 받는 사람의 주소를 미리 보고, 오른쪽 화살표로 다른 주소도 확인한 후 확인을 클릭합니다.
추가 항목을 클릭하면 병합 필드 삽입 목록이 나타나며, 이곳에서 주소 요소를 하나씩 수동으로 배치할 수도 있습니다.
- 4/6단계에서 다음: 봉투 미리 보기를 클릭하면 첫 번째 받는 사람의 주소 미리 보기를 확인할 수 있습니다.
- 오른쪽 화살표를 클릭해 다른 수신인들의 주소도 차례로 검토합니다.
- 5/6단계에서 다음: 병합 완료를 클릭합니다.
- 병합 영역에서 인쇄를 선택합니다.
프린터로 병합 대화 상자에서 모든 레코드가 선택되어 있는지 확인하고 확인을 클릭합니다. 마지막으로 인쇄 대화 상자에서 확인을 누르면 편지 병합된 봉투가 인쇄됩니다.
알아두면 좋은 팁
- 봉투에 받는 사람 주소를 넣을 때는 주소 블록 또는 병합 필드 삽입 중 편한 방법을 선택하면 됩니다.
- 특정 데이터 원본을 제외하거나 받는 사람 목록을 세부적으로 관리하고 싶다면 단계별 편지 병합 마법사가 더욱 편리합니다.
연습하기
위에서 설명한 두 가지 방법을 직접 연습해 보세요. 샘플 데이터를 활용하면 실전 감각을 빠르게 익힐 수 있습니다.
마무리
지금까지 엑셀 데이터를 워드 봉투로 편지 병합하는 2가지 방법을 살펴보았습니다. 두 방법 모두 몇 분 안에 수십, 수백 통의 봉투를 손쉽게 만들 수 있으니 상황에 맞게 활용해 보세요. 궁금한 점이나 추가하고 싶은 내용이 있다면 댓글로 알려주세요.
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