우리는 중요한 정보를 엑셀 워크시트에 저장하고, 필요에 따라 다양한 분석 작업을 수행합니다. 그런데 이렇게 축적된 데이터를 바탕으로 정기적으로 보고서를 생성하는 것은 회사나 여러 기관에게 필수적인 업무입니다. 이러한 보고서를 통해 성과 개선 상황을 파악하거나, 어떤 부분을 보완해야 하는지 명확하게 알 수 있기 때문입니다.
이번 글에서는 엑셀 데이터에서 보고서를 생성하는 효과적이면서도 간단한 방법 두 가지를 자세히 소개하겠습니다.
엑셀 데이터에서 보고서를 생성하는 2가지 쉬운 방법
설명을 위해 예시 데이터셋을 사용하겠습니다. 아래 데이터는 한 회사의 3개월(1월~3월), 2개 제품(AC와 히터)에 대한 순매출액(Net Sales)을 나타냅니다. 이 글에서는 이 데이터를 이용해 월별 순매출 합계와 제품별 순매출 합계에 대한 보고서를 만들어 보겠습니다.
1. 차트 삽입으로 보고서 생성하기
1.1 추천 차트(Recommended Charts) 활용하기
첫 번째 방법은 엑셀의 차트 기능을 활용하는 것입니다. 아래 단계를 따라 하면 누구나 쉽게 데이터 시각화 보고서를 만들 수 있습니다.
단계:
- 먼저 범위 B4:C10을 선택합니다.
- 그다음 삽입 ➤ 추천 차트(Recommended Charts) 메뉴로 이동합니다.
- 이때 차트 삽입(Insert Chart) 대화상자가 나타납니다.
- 왼쪽 목록에서 원하는 차트 종류를 선택하세요.
- 여기서는 묶은 세로 막대형(Clustered Column)을 선택했습니다. 이 차트는 각 월의 제품별 순매출을 두 가지 색상으로 표시해 주므로 한눈에 구분하기 좋습니다.
- 이후 확인(OK) 버튼을 누릅니다.
- 그러면 아래와 같이 새 워크시트에 원하는 차트가 생성됩니다.
- 또한 Month(월) 및 Product(제품) 드롭다운 아이콘을 클릭해 필요한 항목만 골라 볼 수도 있습니다.
- 추가로, 차트를 별도의 이미지 파일로 저장할 수도 있습니다.
- 차트를 선택한 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고,
- 그림으로 저장(Save as Picture)을 선택하면 됩니다.
1.2 직접 차트 만들기
엑셀이 추천해 주는 차트 대신 원하는 스타일의 차트를 직접 만들고 싶다면 아래 단계를 따르세요.
단계:
- 먼저 B4:C10을 선택한 뒤 삽입(Insert) 탭을 클릭합니다.
- 다음으로 원하는 차트를 고릅니다. 이 예시에서는 표식이 있는 2D 꺾은선형(Line with Markers) 그래프를 선택했습니다.
- 그러면 아래와 같이 꺾은선 그래프가 생성됩니다.
- 차트 오른쪽 빨간 박스 안의 3가지 아이콘을 이용하면 차트를 자유롭게 수정할 수 있습니다.
- 예를 들어 가운데 아이콘을 클릭해 원하는 차트 스타일로 변경할 수 있습니다. 아래 그림을 참고하세요.
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2. 피벗 테이블(PivotTable) 기능으로 보고서 생성하기
피벗 테이블은 엑셀에서 가장 강력한 기능 중 하나로, 대량의 데이터를 몇 번의 클릭만으로 요약·분석할 수 있습니다. 이번에는 이 기능을 활용해 보고서를 만들어 보겠습니다.
단계:
- 먼저 B4:C10 범위를 선택합니다.
- 삽입(Insert) 탭을 클릭한 뒤 PivotTable ➤ 표/범위에서(From Table/Range)를 선택합니다.
- 대화상자가 나타나면 확인(OK)을 누릅니다.
- 새 워크시트가 열리고, 오른쪽 창에 피벗 테이블 필드(PivotTable Fields)가 표시됩니다.
- Month(월)와 Net Sales(순매출) 항목을 체크합니다.
- Month는 행(Rows) 영역으로, Net Sales는 값(Values) 영역으로 배치합니다.
- 그러면 아래와 같이 월별 순매출 합계 보고서가 완성됩니다.
- 이번에는 Month 체크를 해제하고, Product(제품)를 행(Rows) 영역으로 옮깁니다.
- 마지막으로 제품 기준으로 정리된 보고서가 생성됩니다.
- 이제 슬라이서(Slicer)를 추가해 보겠습니다. PivotTable 분석(Analyze) 탭으로 이동합니다.
- 필터(Filter) 섹션에서 슬라이서 삽입(Insert Slicer)을 클릭합니다.
- 슬라이서가 생성되면 이를 통해 조건을 변경하며 원하는 결과를 손쉽게 확인할 수 있습니다.
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엑셀에서 만든 보고서 인쇄하는 방법
마지막으로, 보고서를 엑셀 통합 문서에만 담아두지 않고 실제로 출력해야 하는 경우도 있습니다. 아래 과정을 따라 인쇄 작업을 진행해 보세요.
단계:
- 먼저 삽입(Insert) 탭으로 이동합니다.
- 텍스트(Text) 드롭다운에서 머리글 및 바닥글(Header & Footer)을 클릭합니다.
- 그런 다음 아래와 같이 머리글(Header) 내용을 입력합니다.
- 이후 보고서에 포함하지 않을 시트는 숨깁니다.
- 시트 탭을 선택한 뒤 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고,
- 숨기기(Hide)를 선택합니다.
- 다음으로 파일(File) 탭으로 이동합니다.
- 파일 창에서 인쇄(Print)를 선택합니다.
- 통합 문서 전체 인쇄(Print Entire Workbook), 가로 방향(Landscape Orientation), 모든 열을 한 페이지에 맞춤(Fit All Columns on One Page)을 설정합니다.
- 마지막으로 인쇄(Print)를 선택하면 보고서가 PDF 파일로 생성됩니다.
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결론
지금까지 소개한 방법들을 활용하면 누구나 엑셀 데이터에서 손쉽게 보고서를 생성할 수 있습니다. 위의 차트와 피벗 테이블 기능을 반복해서 사용해 보고, 더 좋은 방법이 있다면 의견을 나눠주세요. 앞으로도 이런 유용한 엑셀 활용 팁을 계속 공유할 예정이니 많은 관심 부탁드립니다. 질문이나 제안 사항이 있다면 아래 댓글로 남겨주세요.
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