Office 365는 앞으로 중소기업은 물론 대기업에서도 큰 주목을 받게 될 서비스 중 하나입니다. 동료가 일련의 포스트에서 Office 365를 리뷰한 적이 있는데, 이번 글에서는 Office 365에서 문서, 사이트 페이지 등에 대한 알림(경고)을 추가하는 방법을 간단명료하게 소개하겠습니다.
Office 365에서 폴더와 문서에 알림 설정하기
Office 365가 꾸준히 사랑받는 이유는 'Office'라는 브랜드 이름 때문만이 아닙니다. 무엇보다 여러 팀 간의 협업 기능이 강력하기 때문입니다. 그 대표적인 예가 바로 문서, 사이트 페이지, 사이트 자산 등에 대한 알림 설정 기능입니다. 이 기능은 SharePoint에 적용됩니다.
실제 설정 과정을 보여드리기 위해 사용자 그룹이 제공한 Office 365 계정을 활용하겠습니다. 아래 단계를 순서대로 따라 해보세요.
- Office 365 계정에 로그인합니다.
- SharePoint 사이트에 있는 문서를 클릭하거나, 새 문서를 업로드하여 알림을 설정할 준비를 합니다.
라이브러리 도구(Library Tools) 탭에서 라이브러리(Library)를 클릭하면 새로운 패널이 나타납니다.
- 알림(Alert Me)을 클릭한 뒤 “이 라이브러리에 경고 설정(Set an alert on this library)”을 선택합니다. 그러면 새 창이 열립니다.
- 이제 알림 설정까지 한 걸음 남았습니다. 화면에 표시된 항목만 차례대로 입력하면 되므로 매우 직관적입니다.
- 확인(OK)을 클릭하면 설정한 내용대로 알림이 등록됩니다.
새 알림을 만드는 대신 기존 알림을 관리하고 싶다면 “이 라이브러리에 경고 설정” 대신 “내 알림 관리(Manage My Alerts)”를 클릭하세요.
- 현재 설정된 알림 목록이 표시됩니다. 각 알림을 클릭해 세부 설정을 변경할 수도 있고, 알림 추가(Add Alerts)를 클릭해 새로운 알림을 만들 수도 있습니다.
여기서는 사이트 페이지, 사이트 자산, 게시물 등에 대해서도 알림을 설정할 수 있습니다. 정말 편리하지 않나요? 최신 변경 사항이 자동으로 업데이트되기 때문에 며칠간 자리를 비운 뒤에도 무슨 일이 있었는지 일일이 추적할 필요가 없습니다. 계정에 로그인해서 메일만 확인하면 됩니다.
저는 이 기능이 특히 마음에 듭니다. Office Web Apps에는 없던 기능이기 때문입니다. Office 365는 분명 기대에 부응하는 제품입니다!
Office 365 알림을 끄는 방법
알림을 끄려면 Office 365 설정의 알림(Notifications) 메뉴로 이동하여 모든 옵션의 체크를 해제한 후 저장하면 됩니다. 이렇게 하면 변경 사항은 계속 추적되지만 별도의 알림은 받지 않게 됩니다. 다만 모든 문서에 대해 알림을 끄기보다는, 중요한 문서에 한해서는 알림을 켜두는 것이 좋습니다.