이메일을 실수로 삭제하는 일은 누구에게나 일어날 수 있습니다. 하지만 영원히 사라졌다고 생각했던 이메일도 일부는 다시 되찾을 수 있습니다. 예를 들어 Office 365에서 삭제된 이메일은 특정 조건만 충족하면 복구가 가능합니다.
아래에서 소개하는 방법들은 이메일이 삭제된 직후에 시도할수록 성공 확률이 높습니다. 시간이 오래 지날수록 복구 가능성은 점점 낮아지므로 최대한 빨리 조치하는 것이 중요합니다.
지운 항목 폴더 확인하기
가장 먼저 해야 할 일은 삭제된 이메일이 지운 항목(Deleted Items) 폴더에 남아 있는지 확인하는 것입니다. Office 365에 로그인한 후 메일 앱으로 이동하여 지운 항목 폴더를 열고 해당 이메일을 검색해 보세요.
이메일을 찾았다면 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 이동(Move) 기능을 사용해 복원할 대상 폴더(예: 받은 편지함)를 선택하면 됩니다.
찾고자 하는 이메일이 지운 항목 폴더에 없다면 지운 항목 복구(Recover Deleted Items) 옵션을 시도해 볼 수 있습니다. 지운 항목 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 '지운 항목 복구'를 선택하세요.
팝업 창에 영구 삭제된 이메일 목록이 표시됩니다. 목록에서 원하는 이메일을 찾아 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 후 복구(Recover)를 선택하세요. 여러 개의 이메일을 한 번에 선택하여 일괄 복구할 수도 있습니다.
복구된 이메일은 받은 편지함 폴더에 나타납니다.
Office 365 관리자 권한으로 복구하기
Office 365 관리자라면 삭제된 이메일을 복구할 수 있는 또 다른 방법이 있습니다. Exchange Online에서 직접 복구하거나 원본 위치 eDiscovery 및 보존(In-Place eDiscovery & Hold) 옵션을 활용하는 방식입니다.
단, 이 방법은 이메일이 사서함에서 완전히 제거되지 않은 경우에만 작동합니다. 즉, 이메일이 여전히 복구 가능한 항목(Recoverable Items) 폴더에 남아 있어야 합니다.
또한 관리자라면 삭제된 사용자의 이메일도 복구할 수 있습니다. 단, 계정이 비활성화된 후 30일 이내일 경우에 한정됩니다.
관리자 계정으로 Office 365에 로그인한 후 Exchange 관리 포털 > 규정 준수 관리 > 원본 위치 eDiscovery 및 보존으로 이동합니다.
Exchange 관리 센터가 열리면 플러스(+) 아이콘을 클릭하여 이메일 검색에 도움이 되는 조건을 추가할 수 있습니다. 이름으로 검색하거나 키워드를 추가하고, 이메일 날짜나 수신자를 지정하는 등 다양한 조건을 설정할 수 있습니다.
조건 설정이 끝나면 마침(Finish)을 클릭합니다. 그러면 삭제된 이메일 검색이 시작됩니다.
검색이 완료되면 결과가 화면에 표시됩니다. 검색 결과 미리 보기를 클릭하여 각 항목에 찾고자 하는 이메일이 포함되어 있는지 하나씩 확인해 보세요.
이메일을 찾았다면 내보내기 버튼을 클릭하고 저장 위치를 선택합니다. 선택한 항목은 PST 파일 형식으로 내보내집니다.
내보내기가 완료되면 내보낸 파일을 열어 내용을 확인하고 삭제된 이메일을 복구하면 됩니다.
서드파티(타사) 복구 솔루션 활용하기
Office 365의 기본 복구 기능은 기본적인 수준에 그치며 몇 가지 한계가 있습니다. 우선 복구 기간 제한(14~30일)이 적용되며, 복구 가능한 항목 폴더에서 영구 삭제된 이메일은 더 이상 받은 편지함으로 되돌릴 수 없습니다.
이러한 이유로 일부 사용자는 타사 이메일 복구 솔루션을 이용하기도 합니다. 다만 이 방법을 선택한다면 각별히 주의해야 합니다. 검증되지 않은 프로그램을 인터넷에서 무분별하게 다운로드하면 컴퓨터가 악성코드에 감염될 위험이 있습니다.
따라서 프로그램을 다운로드할 때는 반드시 신뢰할 수 있는 공식 출처인지 꼼꼼히 확인하시기 바랍니다.