찾으려던 이메일이나 일정 초대장이 보존 정책에 의해 사서함에서 자동으로 삭제되었다는 사실을 알게 되면 정말 답답한 기분이 듭니다. 모든 이메일 서비스는 보존 정책(Retention Policy)에 따라 운영되며, 일정 기간(기본적으로 30일)이 지나면 '지운 편지함' 폴더의 항목을 자동으로 삭제합니다.
이를 변경할 수 있도록 Microsoft는 Office에서 지운 편지함을 위한 이메일 보존 기간 기능을 제공합니다. 하지만 아직도 많은 사용자가 이 기능의 존재를 모르고 있습니다. 오늘은 바로 이 주제를 다뤄보겠습니다. Microsoft Office 365가 업데이트되면서 관리자는 항목이 지운 편지함 폴더에 머무는 기간을 직접 설정할 수 있게 되었습니다. 이를 통해 실수로 삭제한 이메일이나 일정 초대장을 찾는 작업이 한결 간편해졌습니다.
사용자 지정 이메일 보존 정책 만들기
기본 MRM 정책(Default MRM Policy)의 이름을 수정하거나 새 정책을 만들어 이 변경에서 제외시킬 수 있습니다. Office 365에서 정책 이름을 변경하려면 Office 365 관리 센터로 이동한 후 Exchange 관리 센터를 선택하고 규정 준수 관리 옵션을 클릭합니다. 그다음 '보존 정책' 옵션을 찾습니다.
다음으로 기본 MRM 정책을 선택하고 편집 아이콘을 클릭한 뒤 정책 이름을 변경합니다. 완료하면 Office 365는 지정된 설정을 그대로 유지하며 해당 정책은 덮어쓰기되지 않습니다.
만약 기본 MRM 정책을 사용자 지정했으면서 원래 이름을 그대로 유지했다면, 변경 사항은 여전히 적용됩니다.
주의할 점은 이러한 변경 사항이 복구 가능한 항목 폴더(Recoverable Items)에는 적용되지 않는다는 것입니다. 변경은 화면에 표시되는 지운 편지함 폴더, 즉 기본 사서함과 보관 사서함 양쪽의 지운 편지함 폴더에만 적용됩니다. 또한 지운 편지함 폴더에 대한 "보관함으로 이동" 작업에도 영향을 미치지 않습니다.
지운 편지함 폴더에서 이메일이 사라진 경우
Exchange Online 사용자의 사서함에서 지운 편지함 폴더에 30일이 지난 메시지가 나타나지 않는다면 다음과 같은 해결 방법을 시도해 볼 수 있습니다.
- 사용자 지정 보존 정책의 보존 일수를 늘립니다.
- 사서함에 기본 MRM 정책을 할당합니다.
- 사서함에 할당된 보존 정책의 이름을 "기본 MRM 정책"으로 변경합니다.
마무리: 모든 조직에는 고유한 비즈니스 요구 사항, 규정 준수 및 법적 규칙, 그리고 이메일을 활용하는 고유한 문화가 있습니다. 관리자는 이러한 변경이 기존 규정 준수 규칙과 충돌하지 않는지 반드시 확인해야 하며, 필요에 따라 설정을 적절히 조정해야 합니다. 아울러 Office 365 클라이언트가 다운로드하게 될 새로운 데이터의 양에 미칠 잠재적 영향도 함께 검토해야 합니다.