지난해 마이크로소프트는 Office 365 환경에서 파일을 복사할 수 있는 기능을 발표했습니다. 이제는 한 단계 더 나아가, 메타데이터와 버전 기록까지 그대로 보존한 상태로 파일을 '이동'할 수 있는 기능을 지원합니다. 전체적인 업무 흐름을 고려하면 이 기능은 여러 과정을 크게 간소화해 줍니다. 지금부터 이 기능이 어떻게 작동하고 무엇이 편리해지는지 살펴보겠습니다.
Office 365, SharePoint, OneDrive 간 파일 이동하기
SharePoint 내에서 또는 SharePoint를 거쳐 파일을 옮기고 싶다면 이 섹션이 가장 유용할 것입니다. 핵심은 이동(Move to) 명령입니다.
먼저 SharePoint에서 이동하려는 파일 하나 또는 여러 파일을 선택합니다.
파일을 선택한 후 아래 스크린샷과 같이 상단의 명령 모음(Command Bar)으로 이동합니다.
명령 모음에서 이동(Move)을 선택하여 파일 이동을 시작합니다.
그러면 아래 그림처럼 대상 위치를 선택하라는 메뉴가 나타납니다.
대상 목록에는 현재 작업과 관련된 위치들이 표시됩니다. 이는 Microsoft Graph를 기반으로 동작하기 때문입니다.
이제 파일을 옮길 위치를 선택하고 여기로 이동(Move Here)을 클릭하면 됩니다. 목록에는 OneDrive 위치, Office 365 위치 등이 포함되며, 원하는 대상이 보이지 않으면 사용자 지정 위치를 직접 선택할 수도 있습니다.
활용 시나리오
이 기능은 다양한 상황에서 유용하게 활용될 수 있습니다. 메타데이터나 버전 기록 같은 세부 정보를 그대로 유지하는 것이 중요한 사용자에게 특히 도움이 됩니다.
마이그레이션(전환)
기업들은 자체 서버 기반 시스템이나 타사 서비스에서 Office 365 같은 안정적이고 향상된 서비스로 전환하는 추세입니다. 하지만 마이그레이션 과정에서 일부 파일이 새 위치로 제대로 옮겨지지 않고 기존 위치에 그대로 남는 경우가 많습니다. 이러한 기능은 새로운 솔루션으로 파일을 옮기면서 체계적으로 기록을 관리하는 데 큰 도움이 됩니다.
공유
새 초안 작성을 막 마치고 팀원들과 공유하고 싶을 때 유용합니다.
게시
원한다면 파일을 손쉽게 호스팅하여 대상에게 공개할 수도 있습니다. 신뢰할 수 있는 도구로 도달 범위를 넓히면 사용자 경험도 함께 좋아집니다.
현대화
오래된 파일을 새 사이트나 프로젝트 웹사이트로 가져올 때도 속성을 그대로 유지한 상태로 이동할 수 있습니다. 또한 파일을 사용자 그룹별로 분류해 정리할 수도 있습니다.
멀티 지역(Multi-geo)
기존 레거시 콘텐츠도 새로운 지역에 있는 새 사이트로 이동할 수 있습니다.
이와 함께 마이크로소프트 팀은 자주 묻는 질문(FAQ) 몇 가지도 소개했습니다. 주요 내용은 다음과 같습니다.
자주 묻는 질문(FAQ)
파일 복사 기능이 출시된 지 1년이 넘었는데, 새 기능이 복사 방식에 변화를 주나요?
사이트 간 복사(Copy) 기능을 오랫동안 사용해 온 사용자라면 흥미로운 소식이 있습니다. 사이트 간 이동(Move)은 마이그레이션, 게시, 특정 시점 복원 같은 시나리오를 지원하는 동일한 API를 기반으로 만들어졌습니다. 이동 기능이 배포됨에 따라 이동 또는 복사할 수 있는 파일 크기와 패키지 크기 제한도 해제됩니다.
복사와 마찬가지로, 파일 쓰기 권한이 있는 SharePoint 테넌트 내 어디로든 파일을 이동할 수 있으며 다른 지역에 있는 사이트도 포함됩니다. 단, 예외적으로 IRM(Information Rights Management, 정보 권한 관리)이 적용된 문서 라이브러리에서는 파일을 이동하거나 복사할 수 없습니다.
새 기능은 복사(Copy)와 어떻게 다른가요?
복사와 이동의 주요 차이점은 다음과 같습니다.
- 파일을 이동하면 원본의 모든 버전 기록이 그대로 유지되지만, 복사는 최종 버전만 전달됩니다.
- 파일이 이동되는 동안에는 대상으로 완전히 옮겨질 때까지 원본 디렉터리에 계속 표시되며, 이동이 완료되면 원본에서 삭제됩니다. 이동이 끝난 파일은 원본 사이트의 휴지통에 남으며, 사용자가 휴지통에서 복구하지 않는 한 일반 휴지통 보관 정책에 따라 삭제됩니다.
대상 위치가 메타데이터를 지원하지 않으면 어떻게 되나요?
라이브러리나 사이트 간에 파일을 이동할 때는 열 이름이 일치하는 항목을 기준으로 메타데이터가 보존됩니다. 대상에 일치하는 열이 없으면 해당 원본 열의 메타데이터는 사라집니다. 이 경우 시스템이 이를 알리고, 이동을 진행하며 일치하지 않는 메타데이터를 삭제할 것인지 확인을 요청합니다. 개인 파일(현재 메타데이터 미지원)에서 SharePoint 사이트로 파일을 옮길 때는 이런 문제가 거의 없지만, 열 구성이 서로 다른 SharePoint 라이브러리나 사이트 간에 이동할 때는 발생할 수 있습니다.
관리자는 팀 사이트 전반에서 열 구성을 일관되게 유지하면 이런 오류 발생 가능성을 줄일 수 있습니다. 불가피한 경우에는 사용자에게 파일 이동이 메타데이터에 미치는 영향을 미리 안내하는 것이 좋습니다.
보존 정책 및 기록 관리와는 어떻게 연동되나요?
보존 또는 기록 관리를 위해 데이터 거버넌스 레이블을 사용 중이라면, 원본 위치에 적용된 정책 레이블이 대상 위치에도 존재해야 합니다. 대상이 원본에 적용된 정책을 지원하지 않으면, 보존 또는 기록 관리를 우회하게 되므로 파일 이동이 차단됩니다.
마지막으로, 이미 기록 센터(Records Center) 라이브러리에 있는 파일을 이동하려고 하면 원본 파일이 그대로 남아 두 개의 복사본이 생기게 됩니다.
OneNote 노트북도 이동할 수 있나요?
OneNote 노트북은 여러 파일의 묶음으로 구성되어 있습니다. 노트북을 이동하면 하위 섹션 단위로 분리될 수 있어 현재는 이동하지 않는 것이 좋습니다.
더 자세한 내용은 마이크로소프트의 공식 발표 게시물에서 확인할 수 있습니다.