Office 365를 구독하고 있다면 OneDrive 계정에 추가 보너스 저장 공간이 제공됩니다. 즉, 최대 1TB에 달하는 파일과 사진을 보관할 수 있는 온라인 공간이 생기는 것이죠. 하지만 이렇게 넉넉한 공간을 어떻게 활용해야 할지, 어떻게 관리해야 할지 막막하게 느껴질 수 있습니다. 이 가이드에서는 OneDrive를 효과적으로 사용하는 팁과 요령, 저장 공간 관리 방법 등을 자세히 살펴봅니다.
파일 공유하기
OneDrive의 넉넉한 저장 공간이 주는 가장 큰 장점 중 하나는 친구나 동료와 파일을 업로드하고 공유할 수 있다는 점입니다. 대부분의 파일은 비공개로 유지되겠지만, 원하는 항목만 공개 모드로 전환해 자유롭게 공유할 수도 있습니다. 덕분에 용량이 큰 첨부파일을 이메일로 일일이 보내지 않아도, 수신자가 언제든지 OneDrive에서 해당 파일에 직접 접근할 수 있습니다.
OneDrive에서 파일을 공유하려면 먼저 해당 파일이나 폴더를 찾습니다. 그런 다음 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 '공유'를 선택하세요. 팝업 창이 나타나면 수신자가 해당 파일을 편집하거나 삭제할 수 있도록 허용할지 여부를 설정할 수 있습니다. 다음 화면에서 '편집 허용'의 체크를 해제하면 수신자가 파일을 다운로드만 하도록 제한할 수도 있습니다. 마지막으로 '링크 복사'를 클릭하면 공유 가능한 URL이 생성됩니다. 또한 대화 상자에 이름이나 이메일 주소를 입력해 파일을 자동으로 발송할 수도 있습니다.
PC를 OneDrive에 백업하기
1TB면 상당히 넉넉한 용량입니다. 이 저장 공간을 활용하는 가장 좋은 방법 중 하나가 바로 PC 전체를 OneDrive에 백업하는 것입니다. 최신 버전의 Windows 10을 사용 중이라면 내장된 OneDrive 동기화 클라이언트가 이 작업을 도와줍니다.
시작하려면 Windows 10 시작 메뉴에서 OneDrive를 검색하거나 찾아 실행합니다(백그라운드에서 이미 실행 중이 아니라면요). 그다음 작업 표시줄에서 OneDrive 클라우드 아이콘을 클릭합니다. 이어서 '추가'를 클릭하고 '설정'을 선택한 뒤, 팝업 메뉴에서 '백업' 탭으로 이동하세요. 이후 '백업 관리'를 클릭해 PC에서 OneDrive로 백업할 폴더를 지정하고, 마지막으로 파란색 '백업 시작' 버튼을 누르면 완료됩니다.
이렇게 하면 업로드된 모든 파일을 OneDrive의 바탕 화면, 사진, 문서 폴더에서 확인할 수 있습니다. 매일 꾸준히 백업하면 어디서든 파일에 접근할 수 있고, PC를 분실하거나 도난당하거나 고장 나더라도 항상 복사본을 갖고 있게 됩니다.
이메일 첨부파일을 OneDrive에 저장하기
수신함이 가득 차 있다면 중요한 첨부파일을 메일 더미 속에서 잃어버렸을 가능성이 높습니다. 이를 피하는 좋은 방법은 Outlook의 첨부파일을 OneDrive에 바로 저장하는 것입니다. Outlook에서 첨부파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하거나 드롭다운 메뉴를 연 다음, 'OneDrive에 저장'을 클릭하면 됩니다. 그러면 파일이 OneDrive의 이메일 첨부파일 폴더에 저장되어, 수신함을 뒤질 필요 없이 어떤 PC에서든 손쉽게 접근할 수 있습니다.
휴대폰 카메라 롤을 OneDrive에 업로드하고 백업하기
사고는 언제든 일어날 수 있으며, 휴대폰에 저장된 소중한 사진을 잃어버리는 것만큼 아픈 일도 없습니다. 다행히 휴대폰에 OneDrive 앱을 설치했다면 이를 통해 전체 카메라 롤을 OneDrive에 백업할 수 있습니다. 카메라 롤 백업 옵션은 앱 설치 시 표시되었을 것이지만, 놓쳤더라도 수동으로 활성화할 수 있습니다.
Android 기준으로 설명하자면, 화면 하단 바의 'Me'를 탭해 카메라 롤 백업을 활성화할 수 있습니다. 그다음 '설정'을 탭하고 '옵션' 아래의 '카메라 업로드'를 클릭하세요. '카메라 업로드 계정'에서 올바른 계정이 선택되어 있는지 확인한 후 '카메라 업로드' 스위치를 켜고 선택을 확정하면 됩니다. 추가 설정도 가능합니다. 예를 들어 Wi-Fi 환경에서만 업로드하거나 충전 중일 때만 업로드하도록 설정할 수 있으며, 추가 폴더를 백업하거나 동영상을 포함시킬 수도 있습니다.
저장 공간 확보를 위해 휴지통 비우기
PC에서 파일을 삭제하면 휴지통으로 이동하듯이, OneDrive에서도 동일하게 작동합니다. 폴더, 파일 또는 문서가 OneDrive에서 삭제되면 휴지통으로 이동합니다. 중요한 파일을 실수로 삭제했을 때 되살릴 수 있는 안전장치 역할을 하지만, 삭제된 파일도 여전히 OneDrive 저장 용량을 차지한다는 점에 유의하세요. 저장 공간을 낭비하지 않으려면 정기적으로 휴지통을 열어 불필요한 파일을 정리하는 것이 좋습니다.
여러분은 OneDrive를 어떻게 활용하나요?
여기서 소개한 내용은 극히 일부에 불과하며, OneDrive로 할 수 있는 일은 무궁무진합니다. IFTTT와 Microsoft Flow 연동 설정, 파일 버전 기록 활용 등도 그 예입니다. 여러분만의 유용한 팁과 요령이 있다면 아래 댓글 섹션을 통해 많이 공유해 주세요!