졸업 시즌이 다가오면서 많은 학생들이 곧 학교에서 제공하는 Office 365 계정에 대한 접근 권한을 잃게 됩니다. 현재 학교에서 Office 365를 사용하고 있다면, 계정이 비활성화되기 전에 개인 계정으로 파일을 미리 옮겨 둘 계획을 세워두는 것이 좋습니다. 마이크로소프트도 최근 공개한 '졸업할 때 파일을 함께 가져가세요' 가이드를 통해 구체적인 절차를 안내하고 있으니, 아래 순서대로 차분히 진행해 보세요.
1. OneDrive 파일 백업하기
학교에서 작성한 파일은 교육용 Office 365에 포함된 OneDrive 클라우드 저장소에 보관되어 있을 가능성이 높습니다. 클라우드에서 계속 접근 가능한 상태를 유지하려면 모든 파일을 개인 OneDrive 계정으로 옮기는 것이 가장 간편한 방법입니다.
먼저 학교 파일이 PC에 모두 동기화되어 있는지 확인하세요. 시스템 트레이에서 흰색 OneDrive 아이콘은 개인 계정, 파란색 아이콘은 학교 Office 365 계정을 나타냅니다. 파란색 동기화 화살표가 보인다면 아직 클라우드에서 다운로드가 진행 중이라는 의미입니다.
아직 학교 OneDrive를 PC에 추가하지 않았다면(파란 아이콘이 보이지 않는다면) 흰색 아이콘을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 '설정(Settings)'을 선택합니다. 팝업 창에서 '계정(Account)' 탭으로 이동한 뒤 '계정 추가(Add an account)' 버튼을 누르고 학교 Office 365 로그인 정보를 입력하세요. 동기화할 폴더를 선택하라는 메시지가 나타나면, 계정의 모든 내용을 보관하려면 전체를 선택해야 합니다. 이후 OneDrive 트레이 아이콘에서 파란 화살표가 사라질 때까지 기다리면 동기화가 완료된 것입니다.
모든 학교 파일이 PC에 준비되었다면 이제 개인 OneDrive로 옮길 차례입니다. 개인(흰색) OneDrive 아이콘을 더블클릭해 OneDrive 폴더를 연 뒤 'School Files' 등 원하는 이름의 새 폴더를 만들어 보관 위치를 정리해 두면 좋습니다.
다음으로 학교(파란색) OneDrive 아이콘을 더블클릭해 학교 OneDrive의 내용을 엽니다. 이후 파일을 복사(Ctrl+C)한 뒤 개인 계정 폴더에 붙여넣기(Ctrl+V)하면 됩니다. 개인 OneDrive로 업로드되는 동안에는 잠시 기다려야 하며, 역시 OneDrive 아이콘의 동기화 화살표가 사라지면 모든 작업이 끝난 것입니다.
과정 자체는 이것이 전부입니다. 물론 OneDrive를 거치지 않고 PC의 다른 폴더나 외장 드라이브에 복사해도 무방하지만, 클라우드에 보관해야 어떤 기기에서든 파일에 접근할 수 있다는 장점이 있습니다. 평소 사용하는 PC나 스마트폰에서 OneDrive에 로그인해 두면 언제 어디서든 필요한 파일을 확인할 수 있습니다.
2. 학교 이메일 가져오기
보관하고 싶은 학교 이메일이 있다면 개인 이메일 계정으로 모두 가져오는 것이 가장 간단한 방법입니다.
웹브라우저에서 Outlook.com에 로그인합니다. 오른쪽 위의 설정(톱니바퀴) 아이콘을 클릭한 후 설정 창 하단의 '모든 Outlook 설정 보기(View all Outlook settings)' 링크를 누르세요.
설정 팝업이 열리면 탐색 메뉴에서 '메일 동기화(Sync email)'를 클릭합니다. '연결된 계정(Connected accounts)' 항목에서 '기타 이메일 계정(Other email accounts)'을 선택하고 학교 이메일 계정 정보를 입력하세요. 계정 표시 이름은 'School'처럼 알아보기 쉽게 지정하고, 학교 Office 365 이메일 주소와 비밀번호를 입력하면 됩니다.
이때 학교 메일을 받은 편지함으로 바로 가져올지, 새 하위 폴더에 따로 보관할지 선택할 수 있습니다. 기본값대로 새 폴더를 만들어 분리해 두는 것을 추천합니다. 그래야 학교 메일과 개인 메일이 뒤섞이지 않아 나중에 관리가 훨씬 수월합니다.
설정을 마친 뒤 '확인(OK)' 버튼을 누르면 메일 가져오기가 시작됩니다.
3. OneNote 노트북 옮기기
마지막으로 OneNote 노트북은 일반 파일과 달리 별도로 복사해야 한다는 점에 유의하세요. OneDrive 동기화 클라이언트는 OneNote 노트북을 자동으로 다운로드하지 않기 때문에 OneNote 웹 앱을 활용해야 합니다.
학교 이메일로 onenote.com에 로그인합니다. OneNote 화면이 로드되면 상단 메뉴 탭에서 저장할 노트북을 찾은 뒤, 해당 노트북을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 '복사본 저장(Save a copy)'을 선택합니다.
대화상자가 나타나면 'Microsoft 계정에 저장(Save to a Microsoft account)'을 클릭하고 개인 계정 정보를 입력합니다. 그러면 노트북이 개인 OneDrive로 복사되며, 개인 계정으로 OneNote에 다시 로그인했을 때 정상적으로 표시되는지 확인하면 됩니다.
또한 OneDrive.com에 접속해 노트북이 저장된 폴더로 직접 이동한 뒤 내려받는 방법도 있습니다. 웹에서 원본을 확인하면서 필요한 노트만 골라 백업할 수 있어 유용합니다.
미리 계획만 세워두면 학교 계정에서 개인 계정으로 전환하는 과정은 크게 어렵지 않습니다. 진행 중 막히는 부분이 있다면 마이크로소프트의 졸업 관련 공식 가이드를 참고하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 또는 학교의 Office 365 관리팀에 문의하면 데이터 보관을 지원받을 수 있습니다. 특히 학교 SharePoint 사이트에서 만든 파일 중 남기고 싶은 자료가 있다면, 계정이 삭제되기 전에 반드시 관리팀에 문의해 확인하시기 바랍니다.