마이크로소프트는 검색 기록, 브라우징 기록, 위치 기록 등 자사 서비스에서 생성된 모든 데이터를 아카이브 형태로 내려받을 수 있도록 지원합니다. 이를 통해 마이크로소프트 활동 기록을 백업·보관하거나, 데이터를 분석해 서비스 이용 패턴을 파악할 수 있습니다. 또한 다른 기술 업체로 서비스를 옮길 때에도 유용하게 활용할 수 있습니다.
1. 계정 페이지 접속 및 로그인
먼저 account.microsoft.com에 접속해 마이크로소프트 계정 페이지로 이동하세요. 로그인이 필요한 경우 비밀번호를 입력하거나, 휴대폰의 Microsoft Authenticator 인증 요청을 승인하면 됩니다.
2. 개인 정보 보호 대시보드 열기
계정 홈페이지에 도착하면 마이크로소프트 계정과 연결된 모든 항목을 한눈에 확인할 수 있습니다. 상단 내비게이션 메뉴에서 '개인 정보 보호(Privacy)'를 클릭하세요. 민감한 설정을 다루기 때문에 비밀번호 입력 또는 Microsoft Authenticator 인증을 한 번 더 요구받게 됩니다.
이어서 마이크로소프트 개인 정보 보호 대시보드가 나타납니다. 여기서는 마이크로소프트가 사용자 데이터를 활용하는 방식을 직접 관리할 수 있는데, 이번 작업에 필요한 링크는 상단 배너 아래에 있는 '데이터 다운로드(Download your data)' 탭입니다.
3. 새 아카이브 만들기
'데이터 다운로드' 화면에서 '새 아카이브 만들기(Create new archive)' 버튼을 클릭하세요. 그러면 아카이브에 포함할 데이터 유형을 선택하는 팝업창이 뜹니다. 선택 가능한 데이터에는 검색 기록, 브라우징 기록, 위치 기록, 음성 명령 기록은 물론, 마이크로소프트 스토어를 통해 이용한 앱·서비스·영화·음악 사용 정보까지 포함됩니다.
아카이브에 담고 싶은 데이터 유형마다 체크박스를 선택한 후 '아카이브 만들기(Create archive)' 버튼을 누르세요. 마이크로소프트가 관련 정보를 취합하는 데 몇 분 정도 걸릴 수 있으며, 완료되면 브라우저에서 자동으로 다운로드가 시작됩니다.
아카이브 생성 중에 페이지를 벗어나더라도 걱정하지 않아도 됩니다. 나중에 '데이터 다운로드' 화면으로 돌아오면 다시 확인할 수 있으며, 준비가 완료되면 '아카이브(Archives)' 항목 아래에 표시됩니다. 단, 개인 정보 보호를 위해 아카이브는 며칠 후 자동으로 삭제되니 가급적 빠르게 내려받는 것이 좋습니다.
아카이브 데이터 활용 시 알아두어야 할 점
이 데이터 아카이브는 사람이 바로 읽기 위한 용도가 아니라는 점을 기억해야 합니다. 데이터는 키(key)/값(value) 쌍으로 구성된 구조화된 형식인 JSON 파일 묶음으로 제공됩니다. 파일 자체는 일반 텍스트라 어떤 텍스트 편집기로도 열 수 있지만, 각 값이 의미하는 바와 저장 방식을 모르면 해석하기 어려울 수 있습니다.
또한 아카이브에는 마이크로소프트 앱과 서비스 안에서 만든 실제 파일은 포함되지 않습니다. 즉, 계정으로 생성한 문서나 메일이 아니라 마이크로소프트 계정 자체와 직접 연관된 기록만 담긴다고 이해하면 됩니다. 앱 내부의 데이터는 보통 앱 자체의 내보내기 기능을 통해 추출할 수 있습니다. 예를 들어 Outlook 메일을 백업하려면 outlook.live.com/mail/options/general/export에 접속해 파란색 '사서함 내보내기(Export mailbox)' 버튼을 클릭하면 됩니다.
GDPR 준수와 데이터 활용의 가치
계정 데이터 아카이브 기능은 마이크로소프트 서비스가 GDPR(일반 개인정보 보호법)을 준수하도록 하는 장치이기도 합니다. 이를 활용하면 마이크로소프트 생태계에서 다른 플랫폼으로 원활하게 이전할 수 있고, 자신의 데이터를 직접 분석해 유용한 인사이트를 얻을 수도 있습니다. 이 데이터를 활용해 맞춤형 스프레드시트, 데이터베이스, 시각화 애플리케이션을 만들면, 앱이 사라진 뒤에도 자신의 마이크로소프트 활동 기록을 오래 보존할 수 있습니다.