Windows 10에서 파일이나 폴더를 보호하는 것은 매우 간단하지만, 특정 Office 365 파일에도 암호를 설정할 수 있다는 사실을 알고 계셨나요? 기밀 정보가 담긴 파일을 공유해야 하거나, 특정 사람에게 문서를 보여주고 싶지 않을 때 이 기능이 큰 도움이 됩니다. 이번 Office 365 가이드에서는 Microsoft Office 앱에서 파일을 암호로 보호하는 방법을 자세히 살펴보겠습니다.
Microsoft Word에서 암호 설정하기
Word 문서에 암호를 설정하는 것은 아주 쉽습니다. 파일(File) 리본 메뉴로 이동한 뒤 정보(Info), 문서 보호(Protect Document), 암호로 암호화(Encrypt with Password)를 차례대로 클릭하기만 하면 됩니다. 이후 원하는 암호를 입력하고 확인(OK)을 누르면 완료됩니다.
주의할 점이 있습니다. 암호는 대소문자를 구분하며 최대 15자까지 설정할 수 있습니다. 또한 암호를 잊어버리면 Microsoft Word에서도 복구할 수 없으므로, 반드시 암호를 기록해 두거나 나중에 찾을 수 있는 안전한 곳에 보관하세요.
Microsoft PowerPoint에서 암호 설정하기
PowerPoint 프레젠테이션 보호 역시 Word만큼 간단합니다. 몇 개의 메뉴만 클릭하면 됩니다. 먼저 파일(File) 리본 메뉴로 이동하여 정보(Info)를 클릭합니다. 그다음 프레젠테이션 보호(Protect Presentation)를 선택하고 암호로 암호화(Encrypt with Password)를 누릅니다. 암호 입력란에 원하는 암호를 입력한 뒤 확인(OK)을 클릭하세요.
이후 PowerPoint가 암호 재입력을 통해 확인을 요청하며, 파일을 저장해야 암호가 실제로 적용됩니다.
다만 몇 가지 제한 사항이 있습니다. ODP 형식의 파일에는 PowerPoint에서 암호 보호 기능을 사용할 수 없으며, 다른 사람이 현재 작업 중인 암호로 보호된 파일은 읽기 전용 모드로 표시되어 공동 편집(co-authoring)이 불가능합니다.
Microsoft Excel에서 암호 설정하기
Excel 스프레드시트의 암호 보호는 Word나 PowerPoint보다 조금 더 복잡합니다. 다른 사람이 데이터에 접근하거나 시트 내에서 데이터를 함부로 옮기지 못하도록 하려면, 셀을 잠그고 시트 전체를 암호로 보호할 수 있습니다. 예를 들어 워크시트 소유자가 팀원들에게 특정 셀에만 데이터를 입력하게 허용하고, 나머지 영역은 건드리지 못하게 하려는 경우에 유용합니다.
그러나 주의할 점은, 워크시트 수준의 보호는 본래 보안 기능으로 설계된 것이 아니라는 점입니다. 워크시트 보호는 Excel 파일이나 통합 문서 전체를 암호로 보호하는 것과는 다른 개념입니다. 따라서 먼저 Excel 문서 전체를 암호로 보호하는 방법부터 알아보겠습니다.
통합 문서 전체 암호 걸기
파일(File) 리본 메뉴를 클릭한 뒤 정보(Info)로 이동합니다. 이후 통합 문서 보호(Protect Workbook)를 선택하고 암호로 암호화(Encrypt with Password)를 고른 다음, 원하는 암호를 입력하고 확인(OK)을 클릭하면 됩니다.
워크시트의 특정 영역만 잠그기
문서 전체가 아닌 일부 영역만 보호하고 싶다면, 보호되지 않은 시트에서 특정 범위를 잠글 수 있습니다. 이를 통해 수식이나 특정 데이터 범위를 다른 사람이 열람하지 못하게 할 수도 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.
- 보호할 데이터 범위를 선택한 뒤 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 셀 서식(Format Cells) 옵션을 엽니다.
- 잠김(Locked) 항목의 체크를 해제합니다.
- 선택 영역을 유지한 상태로 검토(Review) 탭으로 이동합니다.
- 보호(Protect)를 클릭한 뒤 시트 보호(Protect Sheet)를 선택하고, 사용자가 편집할 수 있도록 허용할 항목을 지정합니다.
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이 글은 꾸준히 연재되고 있는 Office 365 시리즈의 최신 편입니다. 앞서 Excel 필수 키보드 단축키 모음, Excel 꿀팁과 노하우 등 다양한 주제를 다루었으니 함께 참고해 보세요. Office 365 파일 보호 기능이 여러분께 유용하게 느껴지셨나요? 아래 댓글로 여러분의 생각을 들려주세요.