Microsoft Office 2016/2013에서는 암호 보호 및 사용 권한 기능을 활용해 Word, PowerPoint, Excel과 같은 중요한 문서를 손쉽게 암호로 잠글 수 있습니다. 이 기능을 사용하면 문서, 통합 문서, 프레젠테이션이 허가 없이 열람되거나 변조되는 것을 효과적으로 막을 수 있습니다. 이번 글에서는 오피스 문서에 암호와 사용 권한을 설정하는 방법을 단계별로 살펴보겠습니다.
오피스 문서에 암호 설정하기
암호로 보호하려는 Word 문서를 연 뒤 화면 왼쪽 상단의 파일(File) 메뉴를 클릭합니다. 그러면 화면 오른쪽에서 문서 보호(Protect Document) 옵션을 확인할 수 있습니다.
해당 옵션을 클릭하면 아래와 같은 다섯 가지 하위 메뉴가 나타납니다.
- 최종으로 표시(Mark as Final)
- 암호로 암호화(Encrypt with Password)
- 편집 제한(Restrict Editing)
- 사용자별 권한 제한(Restrict Permission by People)
- 디지털 서명 추가(Add a Digital Signature)
이 중 우리가 사용할 기능은 문서 전체를 직접 지정한 암호로 잠그는 '암호로 암호화'입니다. 위 목록에서 두 번째 옵션을 선택하세요.
암호 입력 및 확인 절차
옵션을 선택하면 문서 암호화(Encrypt Document) 대화 상자가 나타납니다. 암호 입력란에 사용할 암호를 입력합니다.
여기서 반드시 기억해야 할 점이 있습니다. 암호를 잊어버리면 마이크로소프트조차 복구해 줄 수 없습니다. 따라서 설정한 암호와 해당 파일 이름의 목록을 안전한 장소에 따로 보관해 두는 습관을 들이는 것이 좋습니다.
충분히 강력한 암호를 입력한 뒤 확인(OK) 버튼을 클릭합니다.
이어서 암호 확인(Confirm Password) 창이 뜨면 동일한 암호를 한 번 더 입력하고 확인을 누릅니다. 이 과정은 입력 실수로 인해 문서에 접근하지 못하는 상황을 방지하기 위한 것입니다.
설정이 완료되면 문서 상단에 새로운 사용 권한 정보가 표시됩니다. 이제 이 문서를 열려면 반드시 암호를 입력해야 합니다.
마무리 팁
같은 방법은 Excel 통합 문서나 PowerPoint 프레젠테이션에도 그대로 적용할 수 있습니다. 각 프로그램 모두 파일 메뉴 → 정보 → 문서 보호 경로로 진입하면 되기 때문입니다.
이 글이 도움이 되었기를 바랍니다!
함께 읽으면 좋은 글: Word에서 PDF 파일에 암호 설정하는 방법
파일과 폴더에 한층 강력한 보호가 필요하다면 Windows용 무료 파일 암호화 소프트웨어를 활용해 보는 것도 좋은 방법입니다.