마이크로소프트가 처음 오피스 제품군에 리본(Ribbon) 인터페이스를 도입했을 때, 생산성 소프트웨어를 하루 종일 사용하는 사용자들 사이에서 상당한 논쟁이 벌어졌습니다. 리본을 사랑하는 사람이 있는가 하면, GUI(그래픽 사용자 인터페이스) 역사만큼 오래된 클래식한 메뉴 방식을 선호하는 사람도 있었죠.
결국 리본 방식이 승리했고, 앞으로도 계속 자리를 지킬 것으로 보입니다. 하지만 다행히도 리본이 마음에 들지 않더라도, 마이크로소프트 오피스 리본을 직접 사용자 지정하여 자신의 작업 흐름과 필요에 맞게 조정할 수 있습니다.
이 가이드에서 사용한 버전
이 글은 Microsoft 365에 포함된 Office 365를 기준으로 작성되었습니다. 즉, 작성 시점 기준 최신 버전의 오피스를 기준으로 한 안내입니다. 현재 모든 버전의 오피스가 사실상 통합되어 있기 때문에, 리본 사용자 지정 방식에는 큰 차이가 없을 것입니다.
다만 한 가지 중요한 예외가 있습니다. 웹 기반의 Office Live(Office for the web) 서비스는 리본 사용자 지정 기능을 제공하지 않을 뿐만 아니라, 애초에 리본 자체가 없습니다. 구글의 문서, 스프레드시트, 슬라이드 웹 앱과 마찬가지로 Office Live는 데스크톱 앱을 크게 축소한 버전입니다. 따라서 아래의 내용은 현재 데스크톱 버전의 마이크로소프트 오피스에만 적용됩니다.
리본 메뉴의 기본 구조 이해하기
리본은 소프트웨어의 기능들을 성격별로 정리하도록 설계되어 있습니다. 즉, 보통 함께 사용되는 기능들이 하나의 리본을 공유합니다. 마이크로소프트 워드 같은 앱에서는 디자인, 레이아웃, 학술 참고 문헌 등의 리본을 볼 수 있습니다.
기본 설정만으로도 마이크로소프트는 대부분의 사용자를 만족시킬 수 있는 리본과 기능들을 잘 구성해 두었습니다. 단순한 스프레드시트 작업이나 가끔씩 에세이를 작성하는 수준이라면, 굳이 잘 작동하는 기본 설정을 바꿀 필요가 없습니다.
하지만 매일 똑같고 구체적인 작업 세트를 반복하는 사용자라면, 자주 쓰는 리본 메뉴만 손끝에 배치하도록 조정함으로써 작업 속도를 크게 높일 수 있습니다.
리본은 다시 관련 명령어들의 그룹으로 세분화됩니다. 예를 들어 '홈' 리본에는 '글꼴'이라는 그룹이 있는데, 여기에는 글꼴 서식과 관련된 명령들이 한자리에 모여 있습니다.
따라서 마이크로소프트 오피스 리본의 사용자 지정은 크게 두 가지 형태로 나뉩니다.
- 리본 탭 전체를 추가하거나 제거하기
- 특정 리본 탭에 표시되는 그룹과 명령 사용자 지정하기
이제 두 가지 방법을 모두 쉽게 배워보겠습니다. 먼저 리본 탭 전체를 추가하거나 제거하는 방법부터 시작합니다.
리본 탭 전체 추가 또는 제거하는 방법
기본 설정에서는 오피스 앱에 있는 모든 리본 탭이 화면에 표시되지 않습니다. 클릭 몇 번이면 열 수 있는 숨겨진 리본 탭들이 실제로 존재합니다.
리본 사용자 지정 인터페이스에 접근하려면, 리본의 빈 공간을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 리본 사용자 지정(Customize the Ribbon)을 선택하면 됩니다. 그러면 다음과 같은 창이 열립니다.
여기에는 두 개의 열이 있습니다. 왼쪽 열에는 리본 탭과 그룹에 추가할 수 있는 명령들이 표시됩니다.
지금 단계에서는 왼쪽 열이 중요하지 않으므로, 오른쪽의 리본 사용자 지정 열에 주목해 보겠습니다.
이 열 이름 아래의 드롭다운 메뉴를 사용하면 '모든 탭', '기본 탭', '도구 탭' 중에서 원하는 항목만 볼 수 있습니다. 일단은 기본 탭으로 두고 진행합니다. 보시다시피, 현재 사용 중인 오피스 앱의 메인 화면에 표시되는 각 탭의 항목이 나열되어 있습니다.
여기서는 워드를 사용하고 있으므로, 검토 탭을 예로 들어 보겠습니다. 해당 항목 왼쪽의 체크박스를 해제한 후 확인을 누르면, 검토 리본이 워드 메인 창에서 사라집니다.
원하는 대로 체크박스를 자유롭게 조정한 뒤, 완료되면 확인을 누르세요. 그러면 실제로 필요한 탭만 남은 깔끔한 화면을 만날 수 있습니다.
개별 리본 탭 세부 사용자 지정하기
이제 탭을 제거하는 방법을 알았으니, 각 탭의 내부 구성을 조정하는 방법을 알아볼 차례입니다. 먼저 리본의 빈 공간을 오른쪽 클릭한 후 리본 사용자 지정을 선택합니다.
이제 사용자 지정할 탭을 선택합니다. 여기서는 홈 탭을 예로 들겠습니다. 홈 항목 왼쪽의 작은 더하기(+) 기호를 클릭하면, 해당 탭에 포함된 그룹 목록이 펼쳐집니다.
그다음 그룹을 하나 선택합니다. 여기서는 클립보드 그룹을 선택해 보겠습니다. 선택한 후 두 열 사이에 있는 제거 버튼을 클릭하면, 클립보드 그룹이 홈 탭에서 삭제됩니다.
반대로 탭에 그룹을 추가할 수도 있습니다. 먼저 왼쪽 열의 명령 선택 드롭다운이 기본 탭으로 설정되어 있는지 확인하세요. 필수는 아니지만, 어떤 그룹과 명령이 어디에 속하는지 파악하기가 훨씬 쉬워집니다.
왼쪽 열에서 그리기 탭을 펼친 후 그리기 도구를 선택하고 추가 버튼을 클릭합니다.
이제 그리기 도구가 홈 탭에 추가되었습니다.
개별 명령도 추가할 수 있지만, 이 경우 반드시 사용자 지정 그룹 안에 넣어야 합니다. 그럼 사용자 지정 그룹을 만드는 방법을 살펴보겠습니다.
사용자 지정 탭과 그룹 만들기
마지막 기본 사용자 지정 단계는 새 탭과 그룹을 직접 만드는 것입니다. 다시 리본 사용자 지정 창으로 돌아갑니다.
이제 새 탭 버튼을 클릭하면, 하나의 새 그룹과 함께 새 탭이 생성됩니다.
이름 바꾸기 버튼을 눌러 탭과 그룹에 원하는 이름을 지정하세요.
이제 앞서 설명한 방법을 활용해 이 새 탭에 그룹들을 추가할 수 있습니다. 물론 기존 탭에도 새로운 사용자 지정 그룹을 추가할 수 있고, 왼쪽 열의 명령 목록에서 개별 명령을 사용자 지정 그룹에 넣을 수도 있습니다.
이런 방식으로 여러분이 사용하는 오피스 앱을 위한 완전히 맞춤형 인터페이스를 구축할 수 있습니다.
리본 설정 가져오기 및 내보내기
오랜 시간 공들여 리본을 완벽하게 다듬었는데 설정을 잃어버린다면 정말 아까운 일이겠죠. 하드디스크 고장, 여러 대의 컴퓨터 사용, 새 PC 구매 등 어떤 상황에서도 사용자 지정 설정을 손쉽게 내보내고 가져올 수 있습니다.
리본 사용자 지정 창에서 가져오기/내보내기 드롭다운을 클릭한 후, 현재 설정을 저장하거나 이전에 저장해 둔 설정 파일을 불러오면 됩니다.
정말 그만큼 간단합니다.
사용자 지정 설정 초기화하기
오피스 리본의 거의 모든 요소를 변경할 수 있다는 점은 훌륭하지만, 그만큼 실수로 설정을 엉망으로 만들기도 쉽습니다. 다행히 기본 설정으로 되돌리는 방법은 간단합니다. 미리 설정을 저장해 두었다면, 해당 설정 파일을 다시 불러오기만 하면 됩니다.
반면 처음 출고 상태 그대로 되돌리고 싶다면, 사용자 지정 창에서 초기화 드롭다운을 클릭한 후 선택한 탭만 초기화할지, 아니면 모든 탭을 초기화할지 선택하면 됩니다.
이제 마이크로소프트 오피스 리본 사용자 지정의 모든 기본기를 익혔습니다. 이제 여러분만의 오피스 환경을 직접 만들어 보세요.