Microsoft Office 파일을 PDF 문서 형태로 자주 배포해야 하시나요? 사용 중인 Office 버전에 따라 문서를 PDF로 저장하는 방법이 조금씩 다릅니다. 예를 들어 Office 2007에서는 마이크로소프트가 제공하는 Save As PDF or XPS(PDF 또는 XPS로 저장) 추가 기능을 설치해야 PDF로 저장할 수 있습니다.
이 추가 기능은 Access, Excel, InfoPath, OneNote, PowerPoint, Publisher, Visio, Word 등 다양한 프로그램의 파일을 PDF로 변환해 줍니다. 해당 기능은 Office 2010부터 기본 기능으로 포함되었으며, Office 2013 및 2016에서도 기본 제공되지만 내보내기(Export) 메뉴를 통해 접근할 수 있습니다.
이 글에서는 Save As PDF or XPS 추가 기능을 설치하고 Word 2007에서 PDF 파일을 만드는 방법과 함께, Word 2010에 내장된 'PDF로 저장' 기능을 활용하는 방법까지 단계별로 소개합니다.
Word 2013/2016에서 PDF로 저장하기
Word 2013/2016에서는 문서를 PDF 형식으로 저장하는 작업이 매우 간단합니다. 먼저 파일(File) 메뉴를 클릭한 뒤 내보내기(Export)를 선택하세요.
화면 오른쪽에서 PDF/XPS 만들기(Create PDF/XPS) 버튼을 찾을 수 있습니다.
다른 이름으로 저장(Save As) 대화상자가 나타나면 하단에서 PDF 저장 관련 옵션을 설정할 수 있습니다. 옵션(Options) 버튼을 클릭하면 PDF 파일을 더욱 세부적으로 사용자 지정할 수도 있습니다.
표준 게시용으로 최적화하거나, 온라인 게시용으로 최적화하여 파일 크기를 더욱 줄일 수 있습니다.
Word 2010에서 PDF로 저장하기
Word 2010에는 문서를 PDF로 저장하는 기능이 이미 기본 탑재되어 있으므로 별도의 추가 기능을 설치할 필요가 없습니다. 문서를 PDF로 저장하려면 파일(File) 탭을 클릭하세요.
파일 탭에서 왼쪽 목록의 다른 이름으로 저장(Save As) 옵션을 선택합니다.
다른 이름으로 저장 대화상자가 표시되면 PDF 파일을 저장할 폴더로 이동한 후 파일 이름(File name) 입력란에 원하는 이름을 입력합니다. 그리고 파일 형식(Save as type) 드롭다운 목록에서 PDF (*.pdf)를 선택하세요.
Office 2010에서도 Office 2013 및 2016과 동일한 최적화 옵션과 세부 설정을 사용할 수 있습니다.
Word 2007에서 PDF로 저장하기
Word 2007에서 파일을 PDF로 저장하려면 먼저 아래 링크에서 Save As PDF or XPS 추가 기능을 다운로드해야 합니다.
https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=7
추가 기능을 설치하려면 다운로드한 .exe 파일을 두 번 클릭합니다.
Microsoft 소프트웨어 사용 조건(Microsoft Software License Terms)을 읽고 'Microsoft 소프트웨어 사용 조건에 동의함' 확인란을 선택한 뒤 계속(Continue)을 클릭합니다.
설치가 완료되면 다음과 같은 대화상자가 나타납니다. 확인(OK)을 클릭하세요.
Word 2007에서 PDF로 변환할 파일을 연 뒤 Office 버튼을 클릭합니다.
Office 메뉴에서 다른 이름으로 저장(Save As) 항목으로 마우스를 이동하고 오른쪽 화살표 위에 커서를 올리면 문서 복사본 저장(Save a copy of the document) 하위 메뉴가 나타납니다. 여기서 PDF 또는 XPS(PDF or XPS)를 선택하세요.
PDF 또는 XPS로 게시(Publish as PDF or XPS) 대화상자가 열리면 PDF 파일을 저장할 폴더로 이동한 후 파일 이름 입력란에 파일명을 입력합니다.
저장 후 기본 PDF 리더에서 파일이 자동으로 열리게 하려면 게시 후 파일 열기(Open file after publishing) 확인란에 체크 표시를 합니다.
문서를 온라인과 인쇄 모두에서 볼 예정이라면 표준(Standard), 주로 온라인에서 볼 예정이라면 최소 크기(Minimum size) 최적화 옵션을 선택하세요.
PDF 파일에 적용할 수 있는 추가 옵션도 있습니다. 이러한 옵션에 접근하려면 옵션(Options) 버튼을 클릭합니다.
설정을 마치면 PDF 또는 XPS로 게시 대화상자로 돌아옵니다. 게시(Publish) 버튼을 클릭하면 선택한 옵션대로 파일이 PDF로 저장됩니다.
게시 후 파일 열기 확인란을 선택했다면, 파일이 저장된 직후 기본 PDF 리더에서 PDF 파일이 자동으로 열립니다.
참고: Office 2007의 Save As PDF or XPS 추가 기능은 파일을 PDF 형식으로 변환하는 기능만 제공합니다. PDF 문서에 보안(암호 설정 등)을 적용하는 기능은 지원하지 않습니다.