오늘은 마이크로소프트 아웃룩(Microsoft Outlook)을 자신에게 맞게 사용자 지정하는 유용한 팁을 소개하려고 합니다. 사람마다 업무 스타일과 필요한 기능이 다르기 때문에, 아웃룩도 각자의 사용 환경에 맞춰 조정하면 훨씬 더 편리하게 활용할 수 있습니다. 아웃룩의 파일(File) 메뉴에는 다양한 설정 옵션이 마련되어 있어, 이를 적절히 활용하면 나만의 최적화된 메일 환경을 만들 수 있습니다.
마이크로소프트 아웃룩 사용자 지정하기
파일 > 옵션(File > Options)에서 제공되는 수많은 기능 중에서, 실제로 많이 활용되는 핵심 설정 옵션들을 정리해 보았습니다.
실시간 미리 보기(Live Preview) 활성화
일반(General) 항목에서 찾을 수 있는 이 옵션을 켜면, 다양한 서식 스타일에 마우스를 올렸을 때 해당 서식이 실제로 적용된 모습을 미리 확인할 수 있습니다. 서식을 선택에 바로 적용하기 전에 실시간으로 결과를 살펴볼 수 있어 시행착오를 크게 줄여주며, 작업 시간도 절약됩니다. 참고로 이 옵션은 기본적으로 활성화되어 있습니다.
맞춤법 검사 기능 활성화
메일(Mail) 옵션에서 보내기 전에 항상 맞춤법 검사(Always Check Spelling before Sending)를 활성화하면, 보내기(Send) 버튼을 누르는 순간 자동으로 맞춤법이 검사됩니다. 직접 검사하는 것을 잊어버리는 경우가 잦은 분들에게 특히 유용한 기능입니다. 또한 함께 있는 회신 또는 전달 시 원본 메시지 무시(Ignore Original Messages in Reply or Forward) 옵션도 반드시 켜두세요. 상대방이 보낸 메시지에 포함된 맞춤법 오류까지 일일이 검사하는 번거로움을 덜어줍니다.
회신 및 전달 시 원본 메시지 들여쓰기
회신할 때 원본 메시지를 포함하지 않도록 설정할 수도 있지만, 그럴 경우 받는 사람이 어떤 메시지에 대한 답장인지 파악하기 어려워 오해가 생길 수 있습니다. 전통적으로 회신과 전달에는 원본 메시지를 포함하고 들여쓰기하는 방식이 권장됩니다. 원본을 포함하면 대화의 맥락을 공유할 수 있고, 들여쓰기를 하면 어느 부분이 원본인지 명확하게 구분됩니다. 기본값은 텍스트 포함(Include Text)으로 되어 있는데, 이를 “포함 후 들여쓰기(Include and Indent)”로 변경하는 것이 좋습니다.
표준 시간대(Time Zone) 설정
표준 시간대를 설정해 두면 회의나 일정 관리를 훨씬 수월하게 처리할 수 있습니다. 특히 두 개의 서로 다른 시간대를 지정하면 더욱 편리합니다. 하나는 자신의 현지 시간용으로, 다른 하나는 거래처나 클라이언트의 시간대 확인용으로 활용하는 방식입니다.
시간대 설정 옵션은 파일 > 옵션의 달력(Calendar) 섹션에서 찾을 수 있습니다. 추가로, 생성한 각 시간대에 사용자 지정 이름(레이블)을 입력해 두면 달력에서 시간대를 한눈에 구분하기 쉬우니 이것도 함께 추천합니다.
주소록에 연락처 자동 추가
이 옵션을 활성화하면 수동으로 추가하는 것을 잊었더라도 연락처가 자동으로 주소록에 등록됩니다. 이 기능이 켜져 있으면 받는 사람(To), 참조(CC), 숨은 참조(BCC) 필드에 입력한 연락처가 주소록에 없을 경우, 아웃룩이 자동으로 추가해 줍니다. 이후 원하는 대로 분류하고 그룹화하면 됩니다. 이 기능은 파일 > 옵션의 연락처(Contacts) 섹션에서 찾을 수 있으며, 자동으로 추가된 연락처는 연락처 보기 화면의 제안된 연락처(Suggested Contacts)에서 확인할 수 있습니다.
이메일 전송 지연 설정
기본 설정에서는 보내기(Send) 버튼을 누르는 즉시 아웃룩이 이메일을 발송합니다. 물론 이 경우 전송 시점에 인터넷에 연결되어 있어야 합니다. 그런데 메일을 보낸 직후에 “아, 이 내용을 빠뜨렸네” 혹은 “그 문장은 쓰지 말았어야 했는데” 하고 후회해 본 경험이 누구에게나 있을 것입니다. 메시지가 실제로 발송되기 전에 여유 시간을 확보하려면 파일 > 옵션의 고급(Advanced) 항목에서 연결 시 즉시 보내기(Send Immediately When Connected) 옵션의 체크를 해제하세요. 그러면 다음 자동 보내기/받기 시점까지 메시지가 보낼 편지함(Outbox)에 머물러 있게 되어, 그 사이에 내용을 수정하거나 전송을 취소할 수 있습니다.
위에서 소개한 것들은 마이크로소프트 아웃룩을 사용자 지정할 때 활용할 수 있는 수많은 옵션 중 일부입니다. 여러분이 평소 자주 사용하는 설정이 있다면 댓글로 공유해 주세요.