시각 장애인이나 신체적 제약이 있는 분들은 이메일을 읽고 접근하는 데 어려움을 겪는 경우가 많습니다. Microsoft는 이러한 문제를 충분히 해결할 수 있다고 믿습니다. 이메일을 작성할 때 처음부터 접근성(Accessibility)을 고려하면 시각에 어려움을 겪는 사용자도 훨씬 쉽게 내용을 이해할 수 있습니다. Microsoft Outlook에는 시각 장애인 및 다양한 유형의 장애인이 이메일 메시지에 손쉽게 접근할 수 있도록 돕는 접근성 기능이 내장되어 있습니다.
Microsoft Outlook의 접근성 기능
모든 이미지와 표에 대체 텍스트(Alt 텍스트) 추가
대체 텍스트(Alt 텍스트)는 스크린 리더 같은 보조 기술이나 이미지가 비활성화된 브라우저에서 매우 유용하게 활용됩니다. 이미지에 대체 텍스트를 추가하면 어떤 이유로든 해당 이미지를 볼 수 없는 사람에게도 의미를 전달할 수 있습니다. Microsoft Outlook에서는 Office 문서의 도형, 그림, 차트, 표 또는 기타 개체에 대해 대체 텍스트를 만들 수 있습니다.
이미지에 텍스트 추가하기
먼저 이미지를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 그림 서식(Format Picture)을 선택한 다음, 표시된 옵션 목록에서 '레이아웃 및 속성(Layout & Properties)'을 선택합니다.
다음으로 대체 텍스트(Alt Text)(텍스트, SmartArt 그래픽 등) 항목을 선택합니다.
완료되면 레이아웃에 적절한 제목을 입력하고 간단한 설명을 추가합니다.
몇 가지만 신경 쓰면 하이퍼링크, 텍스트, 표도 누구나 접근 가능한 형태로 만들 수 있습니다.
하이퍼링크 텍스트와 ScreenTip 추가
하이퍼링크를 추가할 텍스트를 선택한 후 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
다음으로 하이퍼링크(Hyperlink) 옵션을 선택합니다. 방금 선택한 텍스트가 '표시할 텍스트(Text to display)' 상자에 즉시 나타납니다. 이것이 바로 하이퍼링크 텍스트입니다.
필요하다면 하이퍼링크 텍스트를 자유롭게 수정할 수 있습니다.
그런 다음 주소(Address) 상자로 이동해 연결할 목적지 URL을 입력합니다.
이후 ScreenTip 버튼을 클릭하고 ScreenTip 텍스트 상자에 화면 팁으로 표시할 문구를 입력합니다.
접근성 높은 글꼴 서식 사용
텍스트를 선택한 후 서식 텍스트(Format Text) 탭으로 이동합니다.
그다음 글꼴 종류, 크기, 스타일, 색 등 다양한 옵션을 설정할 수 있는 글꼴(Font) 그룹에서 적절한 옵션을 선택합니다.
접근성 높은 글꼴 색상 사용
고대비 모드(High Contrast mode)에서도 텍스트가 잘 보이도록 하려면 글꼴 색상을 자동(Automatic) 설정으로 지정하는 것이 좋습니다. 이를 위해서는 텍스트를 선택한 후 메시지(Message) 탭에서 글꼴 색(Font Color)을 클릭합니다.
그리고 자동(Automatic)을 선택합니다.
글머리 기호 목록 스타일 활용
이메일 본문 아무 곳에나 커서를 놓고 '서식 텍스트(Format Text)' 탭을 선택하면 글머리 기호 목록을 만들 수 있습니다.
이후 단락(Paragraph) 그룹에서 글머리 기호(Bullets) 버튼을 선택하고 목록 항목을 하나씩 입력하면 됩니다.
문장과 단락 사이 간격 조절
텍스트를 선택한 후 다시 '서식 텍스트(Format Text)' 탭을 열어 문장과 단락 사이의 여백을 조절할 수 있습니다.
그다음 단락(Paragraph) 그룹 오른쪽 아래 모서리에 있는 대화 상자 시작 단추(Dialog box launcher)를 클릭합니다.
단락(Paragraph) 대화 상자가 나타나면 들여쓰기 및 간격(Indents and Spacing) 탭이 표시됩니다.
간격(Spacing) 항목에서 원하는 간격 옵션을 선택하면 됩니다.
자주 묻는 질문
이메일을 ADA 규정에 맞게 만들려면 어떻게 해야 하나요?
이메일을 ADA(미국 장애인법) 규정에 맞추기 위해 할 수 있는 일은 많습니다. 예를 들어, 이메일을 작성할 때 논리적인 순서를 직접 유지하고, 정보를 담은 명확한 제목 줄을 사용하는 것부터 시작할 수 있습니다. 또한 삽입한 그림에는 반드시 대체 텍스트를 사용하고, 코드를 포함해야 하는 경우에는 숨겨진 형태가 아니라 읽을 수 있는 형태로 작성해야 합니다.
Outlook에서 접근성을 확인하려면 어떻게 하나요?
Outlook.com과 Outlook 앱 모두 접근성(Accessibility)이라는 옵션을 제공합니다. 이 기능을 활용하면 다양한 관점에서 이메일을 검토할 수 있습니다. 물론 장애인도 불편 없이 읽을 수 있도록 Outlook 이메일을 만들고 싶다면, 앞서 소개한 팁과 방법들을 꾸준히 활용하는 것이 가장 확실한 방법입니다.
기타 옵션 구성 방법과 설정 이유에 대한 자세한 내용은 office.com을 참고하세요.