Microsoft Office Word에는 문서의 변경 사항을 추적하고 관리할 수 있는 검토 기능(Review Feature)이 내장되어 있습니다. 이 가이드에서는 Microsoft Word에서 검토 기능, 즉 변경 내용 추적(Track Changes) 기능을 활용하는 방법을 단계별로 자세히 소개합니다.
Word의 검토 기능과 변경 내용 추적
검토 기능은 여러 하위 기능으로 나눌 수 있으며, 각각 어떤 상황에서 유용하게 쓰이는지 하나씩 살펴보겠습니다.
- 변경 내용 추적 활성화
- 검토 및 메모 작성
- 변경 사항 보기
- 변경 사항 수락 및 거부
- 문서 최종 확정
- 메모와 변경 사항을 하나의 문서로 병합
- 추적 없이 두 문서 비교하기
문서 병합과 비교는 선택적인 기능으로, 상황에 따라 필요할 때 활용하면 됩니다.
1] 변경 내용 추적 활성화
문서를 검토받기 위해 다른 사람에게 보내기 전에 반드시 변경 내용 추적 기능을 켜두세요. 이 기능이 활성화되면 검토자가 수정한 모든 내용이 해당 검토자의 이름과 함께 기록되며, 기록된 변경 사항은 다른 사람이 승인하거나 거부할 수 있습니다. 또한 아무도 임의로 끄지 못하도록 추적 기능을 잠그는 옵션도 제공합니다. 두 가지 방법을 모두 알아보겠습니다.
- 문서가 검토 준비가 되었는지 먼저 확인합니다.
- 문서를 연 후 검토 탭 > 변경 내용 추적을 클릭하고, 다시 한 번 변경 내용 추적 메뉴를 클릭합니다.
- 활성화되면 버튼 배경이 회색으로 표시됩니다.
- 다음으로 추적 잠금(Lock Tracking)을 클릭하고 암호를 입력한 뒤 확인을 누릅니다.
- 이후에는 같은 암호로 해제하기 전까지 본인이나 다른 누구도 변경 내용 추적을 끌 수 없습니다.
참고: 암호를 분실하거나 잊어버리면 Microsoft에서도 복구해 줄 수 없습니다. 반드시 문서 관련 정보와 함께 암호를 따로 기록해 두세요.
2] 검토 및 메모 작성
추적 기능이 켜진 후에는 문서가 어디에서 공유되고 편집되든 모든 변경 사항이 기록됩니다. 변경 사항은 다음과 같이 표시됩니다.
- 삭제된 내용은 취소선으로 표시됩니다.
- 추가된 내용은 밑줄로 표시됩니다.
- 작성자마다 고유한 색상으로 변경 사항이 구분됩니다.
- 특정 문단이나 단어를 선택한 후 메모 버튼을 클릭하면 의견을 남길 수 있습니다.
변경된 줄 옆 여백에는 빨간색 표식선이 나타나 위치를 쉽게 파악할 수 있습니다. 이 선을 클릭하면 해당 부분의 모든 변경 사항과 메모를 확인할 수 있습니다. 또한 추적 섹션 오른쪽 아래 모서리의 화살표를 클릭하면 색상을 사용자 지정할 수도 있습니다.
참고: 추적 기능을 꺼도 이미 기록된 색상 밑줄과 취소선은 문서에 그대로 남아 있습니다.
3] 변경 사항 보기
검토를 마친 문서를 돌려받았다면, 모든 변경 사항과 메모를 찾아 확인해야 합니다. 검토 > 추적 > 검토 표시(Display for Review)로 이동하세요.
- 검토 > 추적에서 단순 표시(Simple Markup)를 모든 표시(All Markup)로 변경합니다.
- 표시 없음(No Markup)을 선택하면 문서가 최종본만 표시됩니다.
- 원본(Original)을 선택하면 변경 사항이 적용되기 전의 원래 문서를 볼 수 있습니다.
4] 변경 사항 수락 및 거부
변경 내용이 마음에 들면 '수락'을 누르고 다음 항목으로 넘어가고, 마음에 들지 않으면 '거부'를 눌러 이전 버전으로 되돌릴 수 있습니다. 변경 사항은 밑줄로 표시되어 있어 쉽게 구분됩니다. 그 외에도 다음 옵션을 사용할 수 있습니다.
- 문서의 모든 변경 사항 수락
- 문서의 모든 변경 사항 거부
메모 영역에서는 전체 메모를 순차적으로 넘겨가며 확인할 수 있습니다. 메모에 답글을 달거나, 수정을 완료한 후 '해결됨'으로 표시하거나 삭제할 수도 있습니다.
5] 문서 최종 확정
모든 작업이 끝났다면 다음 단계를 따라 화면에 보이는 표시와 메모를 깔끔하게 제거하세요.
- 메모 > 삭제 > 문서의 모든 메모 삭제를 클릭해 메모를 모두 지웁니다.
- '모든 변경 내용 수락'을 클릭한 후 추적을 중지합니다.
- 추적이 잠겨 있었다면 암호를 입력하라는 메시지가 표시될 수 있습니다.
여기까지 완료하면 Word 문서에서의 검토 작업이 끝납니다. 다만 실무에서 유용하게 쓸 수 있는 기능이 두 가지 더 있어 함께 소개합니다.
6] 여러 문서의 메모와 변경 사항을 하나로 병합
여러 명에게 동시에 검토를 맡긴 경우, 각자 수정한 문서를 하나의 최종 문서로 합쳐서 검토할 수 있습니다.
- 새 빈 Word 문서를 열고 검토 > 비교 > 결합(Combine)으로 이동합니다.
- 두 개의 문서를 선택합니다. 왼쪽에는 원본, 오른쪽에는 편집된 문서를 지정합니다.
- 확인을 누르고, 모든 문서에 대해 같은 과정을 반복합니다.
작성자별로 변경 사항이 서로 다른 색상으로 표시됩니다. 특정 작성자만 보고 싶다면 표시 > 특정 사용자를 클릭해 불필요한 작성자를 제외하면 됩니다.
이 과정에서는 문서 보호 기능을 사용해 작성자를 잠그고 편집 제한을 설정하는 것이 좋습니다. 공유 폴더처럼 여러 사람이 접근할 수 있는 위치에 문서가 있을 때 특히 유용합니다.
7] 추적 없이 두 문서 비교하기
마지막으로, 추적 기능을 켜지 않은 상태에서 문서가 수정되었다면 비교 도구를 사용해 차이점을 찾을 수 있습니다.
- 새 빈 문서를 열고 검토 탭에서 비교 버튼을 클릭한 후 다시 비교를 선택합니다.
- 대화 상자에서 원본 문서, 수정된 문서, 작성자 이름 등을 지정할 수 있습니다.
- 메모, 머리글, 바닥글, 표 등을 비교 대상에 포함할지도 선택할 수 있습니다.
지금까지 Microsoft Word의 검토 기능을 활용해 변경 사항을 추적하고, 메모를 남기고, 문서를 비교하는 방법을 알아보았습니다. 문서를 여러 단계에 걸쳐 검토하는 회사 환경에서 매우 강력한 도구입니다.
이 가이드가 이해하기 쉽고 따라 하기 편했기를 바랍니다.