Outlook에서 여러 개의 이메일 계정을 체계적으로 관리하고 싶다면, 각 계정의 받은 편지함을 하나의 파일로 통합하는 것이 좋습니다. 받은 편지함을 통합하면 화면 공간도 절약되고 이메일 관리가 한결 수월해집니다. Microsoft Outlook에서 자동 설정 방식으로 이메일 계정을 추가하면 기본적으로 계정마다 새 데이터 파일과 별도의 받은 편지함이 생성됩니다. 이때 모든 계정을 하나의 파일로 합쳐 두면 이메일을 훨씬 편리하게 관리할 수 있습니다.
그럼 지금부터 그 방법을 자세히 알아보겠습니다.
Outlook 받은 편지함 통합하기
참고: 아래 절차는 POP3 계정을 기준으로 설명합니다.
자동 검색 기능으로 새 계정을 추가했다면 계정 생성을 마친 직후 바로 받은 편지함을 통합할 수 있습니다. 이미 만들어 둔 계정이라도 언제든 Outlook에서 통합할 수 있습니다.
받은 편지함 통합 단계
- Microsoft Outlook을 실행하고 파일 메뉴를 클릭합니다.
- 파일 메뉴에서 계정 설정을 클릭한 뒤, 열리는 드롭다운 메뉴에서 다시 계정 설정을 선택합니다.
- 계정 설정 창에 현재 등록된 모든 이메일 계정 목록이 표시됩니다. 전자 메일 탭이 선택되어 있는지 확인합니다.
- 받은 편지함을 통합할 이메일 계정을 클릭합니다. 그러면 계정 설정 창 하단에 폴더 변경 버튼이 나타납니다.
- 폴더 변경 대화 상자에서 Outlook을 선택한 다음 받은 편지함을 클릭합니다. 메일을 별도의 사용자 지정 폴더로 받고 싶다면 새 폴더를 눌러 새 폴더를 만들 수 있고, 새 PST 파일로 메일을 관리하고 싶다면 새 Outlook 데이터 파일을 선택하면 됩니다. 다만 연락처와 일정 등이 이미 outlook.pst에 저장되어 있으므로, 백업 시간까지 절약하려면 Outlook → 받은 편지함을 선택하는 것이 좋습니다 (아래 마지막 그림 참조).
- 원하는 폴더를 선택했으면 확인을 클릭합니다.
- 통합하려는 나머지 이메일 계정에도 위 과정을 반복합니다.
- 모든 계정 설정이 끝나면 계정 설정 창을 닫습니다.
위 절차를 완료하면 새 메일이 5단계에서 선택한 폴더로 배달됩니다. 따라서 통합 전에 각 계정마다 Outlook이 자동으로 생성했던 불필요한 데이터 파일은 더 이상 필요하지 않으므로 닫아 두면 됩니다.
지금까지 Outlook 2021/2019 버전에서 받은 편지함을 통합하는 방법을 살펴보았습니다.
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Outlook 365에서도 받은 편지함을 통합할 수 있나요?
안타깝게도 Outlook 365에는 '폴더 변경' 옵션이 없기 때문에 직접 통합할 수는 없습니다. 대신 검색 폴더를 활용하면 모든 받은 편지함의 최근 메일을 한 곳에서 확인할 수 있습니다. Outlook 상단의 검색 상자를 클릭한 뒤 '모든 사서함'을 검색하고, 해당 항목이 나타나면 클릭합니다. 이어서 '읽지 않음' 옵션을 선택하면 읽지 않은 모든 이메일이 하나의 화면에 표시됩니다.
메일이 도착하면 특정 폴더로 자동 이동하려면?
이 경우 규칙(Rules) 기능을 사용해야 합니다. 제목, 보낸 사람, 받는 사람 등 이메일 관련 정보를 조건으로 설정하면, 도착하는 메일이 자동으로 지정된 폴더로 이동합니다. 이 규칙은 특정 사서함 하나에만 적용할 수도 있고 모든 사서함에 한 번에 적용할 수도 있습니다.
