Office 365 Business와 함께 Exchange Online을 사용하면(Exchange 2016 및 2019와 마찬가지로) 회사의 모든 사용자 또는 기기가 발송하는 모든 이메일에 자동으로 적용되는 기업용 이메일 서명을 설정할 수 있습니다. 회사 전체 이메일 서명은 서버 측에서 구성되기 때문에, 조직에서 발송되는 모든 이메일이 동일한 서명 형식과 세부 정보를 갖도록 보장하며, 의도하지 않은 다른 정보가 서명에 추가되는 것도 차단할 수 있습니다.
조직 전체 이메일 서명은 여러 가지 장점이 있지만, 반면 아래와 같은 몇 가지 제한 사항도 존재합니다.*
* 참고: 이러한 제한 사항을 우회하려면 CodeTwo 또는 Exclaimer 같은 서드파티 앱을 활용하는 방법도 있습니다.
Office 365 또는 Exchange에서 회사 전체 서명의 제한 사항
- 이메일 작성 화면에서는 서명이 사용자에게 표시되지 않습니다.
- 서명은 항상 이메일 스레드의 맨 아래에 추가됩니다.
- 이미지를 서명에 직접 삽입할 수 없으며, 이미지를 사용하려면 인터넷상의 공개 URL을 이용해야 합니다.
- 사용자가 원한다 해도 다른 서명을 선택할 수 없습니다.
- Outlook을 이메일 클라이언트로 사용하지 않는 기기에서 발송된 HTML 형식의 이메일 서명은 올바르게 표시되지 않을 수 있습니다.
이 글에서는 Exchange 전송 규칙(Exchange 2019 및 2016)을 활용하여 서버 측에서 회사용 이메일 서명을 만들고 사용자 지정하는 방법을 단계별로 안내합니다.
Exchange Online(Office 365 Business)에서 조직 전체 이메일 서명 만들기
1단계. Office 365 관리 포털에 로그인한 후 Exchange를 클릭합니다.
2단계. Exchange 관리 센터에서 왼쪽 창의 메일 흐름(Mail flow)을 선택합니다.
3단계. 규칙(Rules) 탭에서 더하기(+) 기호를 클릭하고 고지 사항 적용(Apply disclaimers)을 선택합니다.
4단계. 새 규칙(New rule) 페이지에서 규칙 이름을 입력합니다(예: "Company Signature").
5a단계. '다음의 경우 이 규칙 적용(Apply this rule if)' 드롭다운 목록에서 '보낸 사람이 다음 위치에 있음(The sender is located…)'을 선택합니다.
5b단계. '조직 내부(Inside the organization)'를 선택하고 확인(OK)을 클릭합니다.
6단계. '다음 작업 실행(Do the following)' 드롭다운 목록에서 '고지 사항 추가(Append the disclaimer)…'를 선택합니다. 그러면 오른쪽에 '텍스트 입력(Enter text)' 및 '하나 선택(Select one)' 옵션이 나타납니다.
6a단계. '텍스트 입력' 링크를 클릭하여 서명을 사용자 지정합니다.
6a-1단계. '고지 사항 텍스트 지정' 상자에는 일반 텍스트 또는 HTML 형식으로 회사 정보를 입력할 수 있으며, Active Directory에 미리 정의된 특성 목록(표시 이름, 직함, 전화번호, 회사 이름 등)을 활용해 각 사용자의 정보를 자동으로 불러올 수도 있습니다.
예를 들어 아래와 같은 간단한 HTML 형식의 서명을 만들려면,
다음의 HTML 코드(따옴표 제외)를 복사해 '고지 사항 텍스트 지정' 상자에 붙여넣은 후, 빨간색 글자 부분을 자신의 정보에 맞게 수정합니다. 완료되면 확인(OK)을 클릭합니다.*
"<p><br /> Best Regards,<br /><br /> <strong>%%DisplayName%%</strong><br />%%title%%<br /><br /><strong>%%Company%%</strong><br />Type your Company's Address here<br /><strong>Phone:</strong> %%PhoneNumber%%<br /><strong>Fax:</strong> 203 202 2011<br /><strong>email:</strong> %%Email%%<br /><br /></p>
<p><img src="Type here the Public URL of your Company Logo" width="150" height="150" /></p>
<p>We are committed to replying to all emails within 24 hours.</p>"
* 참고 – 추가 도움말: 1. HTML을 잘 모른다면 무료 온라인 'Word to HTML 변환기'를 활용하면 손쉽게 HTML 형식의 서명을 디자인할 수 있습니다. City
6b-1단계. 서명 사용자 지정을 마친 후 '하나 선택(Select one)' 링크를 클릭하고, 고지 사항 삽입에 실패했을 때 수행할 동작(fallback 동작)을 선택합니다.
6b-2단계. 사용 가능한 fallback 동작 중 하나를 지정하고 확인(OK)을 클릭합니다.
7단계. 모든 설정을 마쳤다면 아래로 스크롤하여 강제 적용(Enforce)을 선택하고 새 규칙을 저장(Save)합니다.* * 참고: 특정 시간대에만 규칙을 활성화·비활성화하거나, 서명 규칙에 추가 동작 및 예외 조건을 넣으려면 추가 옵션(More Options)을 클릭하여 변경하면 됩니다.
8단계. 마지막으로 예(Yes)를 선택하여 향후 모든 메시지에 규칙을 적용합니다. * 참고: 이것으로 설정이 완료되었습니다! 이 가이드가 도움이 되었다면 소중한 경험을 댓글로 남겨주세요. 더 많은 분들이 참고할 수 있도록 글을 공유해 주시면 감사하겠습니다. |
