포괄 사서함(Catch-All Mailbox)이라는 용어가 낯설다면, 조직의 도메인 이름이 포함된 존재하지 않는 이메일 주소로 발송된 메일까지 수신할 수 있는 특별한 이메일 주소라고 이해하면 쉽습니다.
좀 더 실질적인 예를 들어볼까요? 실제 이메일 주소가 grey101@example.com인데, 고객이 실수로 gray101@example.com으로 메일을 보냈다고 가정해 봅시다. 일반적인 설정이라면 이 메일은 발신자에게 반송되고 맙니다. 하지만 포괄 사서함이 구성되어 있다면, 이런 메시지가 별도의 전용 받은 편지함에 안전하게 전달되어 언제든 확인할 수 있습니다.
지금부터 Office 365에서 포괄 사서함을 만드는 방법을 자세히 살펴보겠습니다.
Office 365의 '포괄 사서함' 옵션이란?
많은 Office 365 사용자들 사이에서 포괄 사서함 기능이 인기를 끄는 이유는, 이메일 주소의 사소한 오타로 인해 중요한 업무 정보가 유실되는 것을 방지해 주기 때문입니다. 아쉽게도 Microsoft는 스팸 메일이 Office 365 메일 시스템에 과부하를 일으킬 수 있는 보안 허점이 될 수 있다는 이유로 이 기능을 기본적으로 지원하지 않습니다.
하지만 걱정하지 마세요. 이 문제를 우회할 수 있는 방법이 있습니다. 다만 포괄 사서함은 외부 도메인에서 발송된 이메일에만 작동한다는 점을 미리 기억해 두세요. 그럼 지금부터 단계별로 포괄 사서함을 만드는 과정을 안내하겠습니다.
포괄 사서함 구성에 필요한 3가지 요소
Exchange Online 환경에서 포괄 사서함을 구현하려면 다음 세 가지 기능을 활용해야 합니다.
- 동적 배포 그룹(Dynamic Distribution Group)
- 공유 사서함(Shared Mailbox)
- Exchange Online 전송 규칙(Transport Rule)
마지막으로 Exchange Online용 새로운 전송 규칙이 필요합니다. 이 규칙은 포괄 사서함이 작동하는 핵심 조건을 구현하는 역할을 담당합니다.
1단계: 동적 배포 그룹 만들기
첫 번째 단계는 동적 배포 그룹을 생성하는 것입니다. 이 그룹은 외부 도메인에서 오는 이메일을 수신할 조직의 모든 Office 365 이메일 주소를 담는 목록 역할을 합니다. 다음 순서대로 진행하세요.
- Office 365 포털 > 모두 표시 > Exchange로 이동합니다. Exchange를 클릭하면 Exchange 관리 패널로 연결됩니다.
- Exchange 패널에서 받는 사람 > 그룹을 선택합니다.
- 새 Office 365 그룹 드롭다운 메뉴에서 + 기호를 찾아 동적 배포 그룹을 선택합니다.
- 받는 사람 > 그룹 > 동적 배포 그룹으로 이동하면 세부 정보를 입력하는 새 창이 열립니다. 필수 항목은 표시 이름, 별칭(Alias), 멤버이며, 앞의 두 항목에는 같은 이름을 사용해도 무방합니다.
- 멤버를 추가하려면 모든 받는 사람 유형을 선택한 후 저장을 클릭합니다.
축하합니다! 동적 배포 그룹이 성공적으로 생성되었습니다. 이제 공유 사서함을 설정할 차례입니다.
2단계: 공유 사서함 설정
두 번째 단계는 공유 사서함 설정입니다. 조직에는 여러 구성원이 있으므로, 포괄 사서함을 통해 들어오는 이메일을 함께 확인할 수 있는 공용 공간이 필요합니다. 이 공간이 바로 공유 사서함입니다. 설정 방법은 다음과 같습니다.
- Office 365 포털 > 그룹 > 공유 사서함 > +로 이동하여 새 공유 사서함을 만듭니다.
- 이어서 Office 365 포털 > 그룹 > 공유 사서함 화면에서 공유 사서함을 추가합니다. 이때 도메인 이름과 관리자 이메일 주소를 입력하고 추가를 클릭합니다.
- 나타난 탭에서 다음 단계를 클릭하고 이 사서함에 멤버 추가를 선택합니다. 공유 사서함에 포함할 사용자를 추가하되, 앞서 만든 동적 그룹을 활용하세요.
- 모든 멤버를 추가한 후 저장을 누르면 공유 사서함 설정이 완료됩니다. 이제 포괄 사서함 완성까지 남은 것은 Exchange Online 전송 규칙뿐입니다.
3단계: Exchange Online 전송 규칙 만들기
필요한 구성원이 담긴 공유 사서함까지 준비되었다면, 이제 다음 단계에 따라 포괄 사서함의 전송 규칙을 만들 차례입니다.
- 탐색 메뉴에서 모두 표시 > Exchange > 메일 흐름 > 허용 도메인을 선택합니다.
- 그다음 Office 365 포털 > 모두 표시 > Exchange > 메일 흐름 > 허용 도메인 > 내부 릴레이를 선택합니다.
- 도메인 아래에서 내부 릴레이(Internal Relay)가 선택되어 있는지 반드시 확인하세요. 이 단계야말로 전송 규칙이 정상 작동하게 만드는 핵심이므로, 절대 건너뛰어서는 안 됩니다.
- 탐색 패널로 돌아가 메일 흐름 > 규칙 > + > 새 규칙 만들기를 클릭하고 새 규칙의 이름을 Catch-all로 지정합니다. 이제 규칙 적용 조건을 설정해야 합니다.
- '발신자 위치가' 조건으로 이동하여 조직 외부를 선택합니다.
- 마지막으로 다음 작업 수행 > 메시지 리디렉션 대상을 선택하고 CatchAll을 지정합니다. 이것으로 포괄 사서함 만들기가 공식적으로 완료되었습니다!
Exchange Online 환경의 작동 원리 (권한 있는 도메인 vs 내부 릴레이)
공개 도메인 이름이 Office 365에 등록되면 해당 도메인은 허용 도메인(Accepted Domain)으로 간주됩니다. 이때 Exchange Online 서버는 자신을 해당 공개 도메인의 유일한 권한으로 인식합니다.
따라서 등록된 공개 도메인으로 이메일이 발송되면, Exchange Online 서버는 GAL(전체 주소 목록)을 검색해 받는 사람의 주소를 확인합니다. 주소가 존재하면 메시지는 정상적으로 전달됩니다. 반면 GAL에 주소가 없다고 판단되면, 발신자에게 '받는 사람이 존재하지 않는다'는 오류 메시지가 반환됩니다.
이 문제를 해결하려면 등록된 도메인 설정을 기본값인 권한 있는(Authoritative)에서 내부 릴레이(Internal Relay)로 변경해야 합니다. 이렇게 설정하면 존재하지 않는 받는 사람에게 메일이 전송될 때, Exchange Online은 오류 메시지를 보내는 대신 메시지를 '다른 메일 인프라'로 전달합니다. 참고로 조직에 공개 도메인을 여러 개 등록했다면, 각 도메인의 설정을 개별적으로 변경해 주어야 합니다.
앞서 언급했듯이 Exchange Online은 포괄 사서함 기능을 기본 지원하지 않으므로, 위에서 설명한 방법을 활용해야 합니다. 프로그래밍 코드를 이용하는 방법도 있지만, 코딩에 익숙하지 않은 분들은 이처럼 간단한 방법을 고수하는 것이 훨씬 효율적입니다.
포괄 사서함 사용 시 주의할 단점은 없을까?
Office 365에서 포괄 사서함을 사용하는 데에는 몇 가지 위험이 따를 수 있습니다. 가장 대표적인 위험은 이 사서함이 이메일 시스템 및 연결된 계정에 대한 피싱 공격의 통로가 될 가능성입니다.
예를 들어, 외부 공격자가 조직 내 알려진 계정 이름을 겨냥해 악의적인 의도가 담긴 이메일을 해당 받은 편지함으로 보낼 수 있습니다. 이메일이 폐기되지 않고 자동으로 계정에 전달되기 때문에, 계정 소유자가 모르는 사이 민감한 정보가 조직 외부로 유출되는 심각한 보안 사고로 이어질 수 있습니다.
더 이상 중요한 이메일을 놓치지 마세요
조직에 포괄 사서함을 구성하는 것의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 포괄 사서함은 잘못 입력된 이메일 주소를 위한 든든한 안전망입니다. 덕분에 도메인에 등록된 주소의 사소한 오타로 인해 중요한 메일을 놓치는 일은 이제 걱정할 필요가 없습니다.
다만 너무 많은 물이 스며드는 구멍 때문에 뒤집힐 수 있는 구명선처럼, 포괄 사서함 역시 유입되는 스팸 메시지로 인해 문제가 발생할 수 있습니다. 따라서 조직에 포괄 사서함을 도입하기 전에 장단점을 충분히 비교하고 철저히 준비한 후 결정하시기 바랍니다.