팀원들과 원격으로 함께 일하는 것은 결코 완벽하지 않습니다. 특히 대면 업무에서 재택근무와 온라인 도구 중심의 업무 방식으로 전환하는 과정이 순탄하지 않은 경우가 많습니다. 다행히 Microsoft Teams와 같은 온라인 협업 도구가 이러한 어려움을 해결해 줍니다. 비대면 소통이 다소 불편하게 느껴질 수 있지만, Microsoft Teams는 온라인 회의를 통해 팀과의 협업을 한층 더 효율적으로 만들어 줍니다. 회의는 음성 통화 또는 영상 통화로 진행할 수 있으며, 영상 통화를 활용하면 팀원들과 마주 보며 소통하는 듯한 효과를 얻을 수 있습니다. 회의에 참여한 팀원들을 '참가자'라고 부르며, 각 참가자는 카메라 화면을 통해 자신의 화면을 공유할 수 있습니다. 화면 공유를 활용하면 다른 사람들이 내 작업 과정을 실시간으로 확인할 수 있습니다. 이 글에서는 Microsoft Teams에서 제어를 요청하고 화면을 공유하는 방법을 자세히 살펴보겠습니다.
Microsoft Teams에서 제어를 요청하는 방법
온라인 회의 중 Microsoft Teams에서는 사용자가 화면을 공유할 수 있습니다. 이때 한 명만 화면을 공유할 수 있고, 나머지 참가자들은 그 화면을 열람하게 됩니다. 화면을 공유한 사용자가 제어권을 포기하면, 회의 중인 다른 참가자가 그 제어권을 넘겨받을 수 있습니다. 흥미로운 점은 어떤 참가자든 공유된 화면에 대해 '제어 요청'을 보내 해당 화면에서 직접 작업을 진행할 수 있다는 것입니다. 화면 공유 및 제어 요청에 관해 알아두어야 할 핵심 사항은 아래와 같습니다.
- 상대방이 허용하지 않는 한, 한 사용자가 다른 사용자의 화면 제어권을 임의로 가져올 수 없습니다.
- 사용자는 자신이 다른 사람에게 넘긴 제어권을 언제든지 회수할 수 있습니다.
- Teams 회의에서 어떤 참가자도 다른 사용자에게 화면 제어권을 강제로 요구할 수 없습니다. 다만, 필요하다면 제어를 요청할 수는 있습니다.
- 제어를 요청하지 않은 참가자에게도 공유 화면의 제어권을 넘겨줄 수 있습니다.
- Teams 회의의 모든 참가자는 현재 누가 화면 제어권을 갖고 있는지 확인할 수 있습니다.
위 내용을 통해 화면 공유 및 제어 요청 기능에 대한 전반적인 개념을 파악하셨기를 바랍니다. 화면 공유 과정에서 '제어 요청' 옵션은 화면을 공유 중인 참가자의 데스크톱을 넘겨받기 위한 요청을 보내는 기능입니다. 이를 통해 공유된 컴퓨터에서 직접 상호작용하며 작업을 수행할 수 있습니다. 그럼 Microsoft Teams에서 제어를 요청하는 방법을 단계별로 알아보겠습니다.
1. Microsoft Teams 애플리케이션을 실행합니다. 필요한 경우 로그인한 후 회의에 참여합니다.
2. 참가자 중 한 명이 화면을 공유할 때까지 기다립니다.
3. 상대방이 화면 공유를 시작하면, 발표자에게 화면 제어권을 요청하기 위해 제어 요청(Request control) 버튼을 클릭합니다.
4. 제어 요청 팝업 창이 나타나면 요청(Request)을 클릭하여 제어 요청을 확정합니다.
5. 공유된 시스템에서의 작업을 모두 마쳤다면 제어 중지(Stop control) 버튼을 클릭하여 내 쪽에서 제어권을 반납합니다.
이상으로 Microsoft Teams에서 제어를 요청하는 방법을 알아보았습니다.
화면 발표 중 콘텐츠를 공유하는 다양한 방법
'콘텐츠 공유' 메뉴를 선택하면 여러 가지 옵션이 제공됩니다. 각 옵션과 용도를 제대로 이해하면 콘텐츠를 효율적으로 공유하고 Teams를 최대한 활용할 수 있습니다.
- 화면(Screen): 전체 데스크톱을 공유하는 옵션입니다. 모니터에서 선택하는 모든 내용을 다른 참가자들이 그대로 볼 수 있습니다.
- 창(Window): 내가 지정한 특정 창만 참가자들에게 보여주는 옵션입니다.
- 화이트보드(Whiteboard): 일반 칠판의 디지털 버전으로, 화이트보드를 선택하면 모든 참가자가 함께 협업할 수 있습니다.
- PowerPoint Live: PowerPoint 프레젠테이션을 공유하는 옵션입니다. 일반 창 공유보다 PowerPoint 파일에 최적화되어 있으며 다양한 추가 기능을 제공합니다.
Microsoft Teams 화면 공유 시 제어 권한을 부여하는 방법
화면 공유를 활용하면 자신의 데스크톱을 발표하면서 작업 중인 내용을 다른 참가자들에게 실시간으로 보여줄 수 있습니다. 또한 다른 참가자에게 제어권을 넘기면, 그 사람이 키보드 입력이나 마우스 조작 등을 통해 내 PC와 가상으로 상호작용할 수 있습니다. 이 기능은 팬데믹으로 인한 재택근무 상황에서 큰 호응을 얻으며 널리 사용되었습니다. Microsoft Teams에서 화면 공유 후 제어 권한을 부여하는 방법을 모르신다면 아래 단계를 따라 해 보세요.
1. Microsoft Teams 애플리케이션을 실행합니다. 필요한 경우 로그인한 후 회의에 참여합니다.
2. Teams 모임(Teams Meeting) 페이지에서 오른쪽 상단 나가기(Leave) 버튼 근처에 있는 콘텐츠 공유(Share content) 버튼을 클릭합니다.
3. 여러 옵션이 담긴 메뉴가 나타나면 공유하고 싶은 콘텐츠 유형을 선택합니다. 예를 들어 화면(Screen) 옵션을 선택해 보겠습니다.
참고: 데스크톱은 PC의 바탕 화면 전체를 의미하고, 창(Window)은 현재 열려 있는 특정 창을, PowerPoint는 작성한 프레젠테이션을 의미합니다. 찾아보기(Browse) 옵션을 사용하면 PC에 저장된 파일을 보여줄 수 있습니다. 최신 Teams 버전에서는 배경을 설정할 수 있는 발표자 모드, 컴퓨터 소리 공유 옵션 등 유용한 기능들도 추가로 제공됩니다.
4. 화면 공유를 시작한 후, 데스크톱 화면 상단에 있는 제어 권한 부여(Give control) 옵션을 클릭합니다.
참고: 제어권을 넘기면 상대 참가자가 내 시스템과 가상으로 상호작용할 수 있습니다.
5. 제어 권한 부여 드롭다운에서 데스크톱 제어권을 넘겨줄 참가자를 선택합니다.
자주 묻는 질문(FAQ)
Q1. Microsoft Teams 애플리케이션을 지원하는 브라우저는 무엇인가요?
A1. Teams를 지원하는 브라우저는 Internet Explorer 11, Microsoft Edge, 최신 버전의 Chrome, Mozilla Firefox입니다. 아쉽게도 Safari에서는 Teams를 사용할 수 없습니다.
Q2. Teams는 지금까지 사용한 파일을 백업해 주나요?
A2. Microsoft Teams는 자체적으로 데이터를 저장하지 않습니다. 데이터는 SharePoint에, 팀 채팅은 OneDrive에 저장되므로, 대화 기록 등은 이러한 스토리지 애플리케이션에 직접 백업해 두어야 합니다.
Q3. Teams는 경쟁 서비스인 Zoom과 어떻게 다른가요?
A3. 두 애플리케이션은 각자 고유한 장점을 지니고 있습니다. 차이점을 살펴보면, Microsoft Teams는 영상 통화 서비스, 2GB의 무료 클라우드 저장소, 무제한 채팅을 제공하는 반면, Zoom은 주로 화상 회의에 특화되어 있습니다.
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