누구에게나 회사나 기관에서 오랫동안 일하다 보면 직원 전체 또는 고객 전체에게 대량 이메일을 보내야 하는 순간이 찾아옵니다. 어쩌면 지금이 바로 그 시점일지도 모릅니다.
또는 평범한 Outlook 사용자로서 특별한 이유로 여러 사람에게 일회성 메일을 보내야 하는 경우일 수도 있습니다. 어떤 상황이든 이 글을 끝까지 읽고 나면 Outlook 대량 이메일을 단 한 번의 작업으로 보낼 수 있게 될 것입니다.
Outlook에서 개인화된 대량 이메일 보내기
본격적으로 시작하기 전에 먼저 이메일 초안을 별도로 작성해 두는 것이 좋습니다. 메모장이나 Word 문서면 충분하고, 온라인 문서 앱을 활용해도 무방합니다. 간단한 글쓰기 도구의 깔끔한 인터페이스가 한 단락 이상의 글을 쓸 때 훨씬 생산적이며, 만약 이메일 발송 과정에 문제가 생겨도 초안을 그대로 보관할 수 있다는 장점도 있습니다.
여기서는 Word를 기준으로 설명하겠습니다.
Word를 실행하고 이메일 내용을 입력한 뒤, 본문 작성이 끝나면 메일 > 편지 병합 시작 > 전자 메일 메시지로 이동합니다.
다음으로 편지 병합 시작 바로 아래에 있는 받는 사람 선택 탭을 클릭하여 수신자를 지정합니다.
여기서는 세 가지 옵션 중 하나를 선택할 수 있습니다. 새 목록 입력, 기존 목록 사용, 또는 Outlook 연락처에서 선택. 미리 준비된 연락처 목록이 있는지 여부에 따라 적절한 옵션을 고르면 됩니다.
마지막으로 마침 및 병합을 찾아 클릭한 후, 전자 메일 메시지 보내기...를 선택합니다. 그러면 새 대화상자가 열리며, 보내는 사람 주소, 제목줄, 메일 형식 등 모든 항목을 설정할 수 있습니다. 마지막으로 확인을 누르면 대량 메일이 발송됩니다.
이메일 개인화하기
모든 사람에게 똑같은 형식의 이메일을 보내고 싶지는 않으실 겁니다. 바로 이럴 때 개인화 기능이 큰 도움이 됩니다. Outlook은 기본적으로 인사말을 수정하여 수신자를 직접 호명할 수 있도록 지원합니다. 방법은 다음과 같습니다.
메일 > 인사말 줄로 이동합니다.
여기서 인사말 줄을 자유롭게 변경할 수 있으며, 완료 후 확인을 클릭하면 됩니다. 또한 병합 필드 삽입 기능도 활용할 수 있습니다. 이 옵션을 사용하면 이메일 본문에 포함된 이름, 직함, 이메일 주소 등을 일괄 수정할 수 있습니다. 이렇게 하면 Outlook 이메일을 효과적으로 개인화할 수 있습니다.
개인화된 대량 이메일 발송, 이렇게 활용하세요
대부분의 사용자에게 대량 이메일 발송은 자주 있는 일이 아닙니다. 가끔 필요할 때만 사용하는 분이라면 위에서 소개한 방법만으로도 충분히 해결할 수 있습니다. 하지만 정기적으로 대량 메일을 발송해야 한다면 Outlook보다 더 많은 기능이 필요할 것입니다. 이런 경우에는 전문 대량 메일 발송 소프트웨어에 투자하는 것이 장기적으로 훨씬 유익하다는 사실을 알게 되실 겁니다.