업무 환경에서 이메일은 동료들과 소통하고 업무 보고서를 공유하는 가장 일반적인 커뮤니케이션 수단입니다. 그런데 곰곰이 생각해 보면, 동료에게 보내는 많은 이메일들이 본문 내용은 거의 동일하고 첨부 파일만 다른 경우가 많습니다.
축하 이메일, 인사 이메일, 혹은 "파일을 이메일에 첨부했으니 확인 부탁드립니다"라는 동일한 문구와 함께 보고서나 문서를 전달하는 이메일 등이 대표적입니다.
매번 새 이메일을 작성할 때마다 같은 내용을 반복해서 입력하거나 복사·붙여넣기 하는 일은 시간이 지날수록 꽤 번거롭고 짜증스러워집니다.
이런 불편함을 한 번에 해결해 주는 것이 바로 Gmail 이메일 템플릿 기능입니다. 템플릿을 사용하면 한 번 작성해 둔 이메일 본문을 서로 다른 받는 사람에게 몇 번이고 재사용할 수 있어, 메일 작성 시간을 크게 아끼고 반복 작업으로 인한 스트레스도 덜 수 있습니다.
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지금부터 Gmail에서 이메일 템플릿을 활성화하고 활용해 업무 효율을 높이는 방법을 알아보겠습니다.
Gmail에서 템플릿 기능 활성화하기
Gmail 계정에서 템플릿 기능은 기본적으로 비활성화되어 있습니다. 사용하려면 먼저 고급 설정에서 이 기능을 켜야 합니다. 아래 순서대로 진행하세요.
1단계: Gmail 화면 오른쪽 상단의 설정(톱니바퀴) 아이콘을 클릭합니다.
2단계: 드롭다운 메뉴에서 '모든 설정 보기'를 선택합니다.
3단계: 설정 화면 상단의 메뉴 중 '고급' 탭으로 이동합니다.
4단계: 메뉴를 아래로 스크롤하면 '템플릿' 항목이 '비활성화됨'으로 표시되어 있는 것을 볼 수 있습니다. '사용'을 선택합니다.
5단계: 화면 하단의 '변경사항 저장' 버튼을 클릭해 새 설정을 저장합니다.
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Gmail에서 이메일 템플릿 만들기
템플릿은 본문 내용이 동일하게 구성된 이메일 초안을 미리 저장해 두는 기능입니다. 한 번만 저장해 두면 매번 입력할 필요 없이 템플릿 목록에서 바로 불러와 사용할 수 있습니다. Gmail 활용도를 높이기 위해 템플릿을 만드는 방법을 살펴보겠습니다.
1단계: '쓰기' 버튼을 클릭합니다.
2단계: 이메일 본문에 원하는 내용을 작성합니다.
3단계: 초안을 저장하기 전에, 메일 작성 창 오른쪽 하단의 점 세 개(⋮) 버튼을 클릭합니다.
4단계: '템플릿'을 클릭한 뒤 나타나는 하위 메뉴에서 '초안을 템플릿으로 저장'을 선택합니다.
5단계: '새 템플릿으로 저장'을 클릭합니다. 처음 만드는 템플릿이라면 기존 템플릿을 덮어쓸 수 없습니다(덮어쓰기 방법은 아래에서 설명합니다).
6단계: 템플릿 이름을 입력하고 '저장'을 클릭하면 새 템플릿이 완성됩니다.
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기존 템플릿 덮어쓰는 방법
덮어쓰기란 새 템플릿을 추가로 만들지 않고, 특정 템플릿의 내용을 수정한 뒤 기존에 저장된 템플릿 위에 그대로 저장하는 것을 말합니다. Gmail에서 템플릿을 덮어쓰는 방법은 다음과 같습니다.
1단계: '쓰기'를 클릭하고 변경된 내용으로 새 이메일을 작성합니다.
2단계: 메일 작성 창 오른쪽 하단의 점 세 개(⋮) 버튼을 클릭합니다.
3단계: '템플릿'을 클릭한 뒤 하위 메뉴에서 '초안을 템플릿으로 저장'을 선택합니다.
4단계: '템플릿 덮어쓰기' 항목에서 기존에 저장했던 템플릿의 이름을 선택합니다.
5단계: '저장'을 클릭하면 완료됩니다.
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템플릿 삽입하여 사용하기
템플릿을 불러오는 과정은 매우 간단합니다. 템플릿을 활용하면 시간이 절약되고 반복 작업의 부담도 사라진다는 점을 직접 확인해 보세요.
1단계: 새 이메일 작성을 시작합니다.
2단계: 메일 작성 창 오른쪽 하단의 점 세 개(⋮) 버튼을 클릭합니다.
3단계: '템플릿'을 클릭한 뒤 하위 메뉴에서 '템플릿 삽입'을 선택합니다.
이제 선택한 템플릿의 내용이 새 이메일에 자동으로 삽입됩니다. 필요에 따라 내용을 다듬고 첨부 파일을 추가한 뒤 받는 사람에게 보내면 됩니다. 이렇게 하면 매번 같은 내용을 다시 입력하는 번거로움에서 완전히 벗어날 수 있습니다.
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Gmail에서 이메일 템플릿 삭제하기
더 이상 사용하지 않는 템플릿은 삭제해 두는 것이 깔끔합니다. 불필요해진 Gmail 템플릿을 삭제하는 방법은 다음과 같습니다.
1단계: 새 이메일 작성을 시작합니다.
2단계: 메일 작성 창 오른쪽 하단의 점 세 개(⋮) 버튼을 클릭합니다.
3단계: '템플릿'을 클릭한 뒤 하위 메뉴에서 '템플릿 삭제'를 선택합니다.
4단계: 영구적으로 삭제할 템플릿의 이름을 클릭합니다.
이처럼 Gmail 템플릿 기능은 업무상 매일 비슷한 내용의 이메일을 보내야 하는 분들은 물론, 개인적인 용도로 동일한 내용의 메일을 반복해서 보내는 분들 모두에게 큰 도움이 됩니다.
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