아직도 Outlook을 사용하면서 Gmail처럼 이메일을 예약 발송하는 방법을 찾고 계신가요?
이메일 예약 발송은 정말 유용한 기능입니다. 가장 적절한 시간에 원하는 수신자에게 이메일을 전달할 수 있기 때문입니다.
이 글에서는 Outlook의 '나중에 보내기' 기능을 활용하는 방법을 자세히 설명해 드리겠습니다.
이메일을 예약 발송해야 하는 이유
동료에게 생일 축하 메시지를 보내거나, 클라이언트와의 좋은 미팅에 대한 감사 인사를 전하는 등 다양한 이유로 이메일 예약 발송이 필요할 수 있습니다. 어떤 경우든 아래의 단계별 가이드를 따라 Outlook의 지연 전송(Delay Delivery) 기능을 설정하면 원하는 시간에 정확하게 이메일을 보낼 수 있습니다.
Outlook에서 이메일 예약 발송하기
- Outlook을 실행합니다.
- '새 전자 메일'을 클릭하거나 Ctrl+N을 누릅니다.
- 메일을 작성한 후, '옵션(Options)' 탭을 클릭합니다.
- '지연 전송(Delay Delivery)'을 클릭합니다.
- 새 창이 열리면 배달 옵션에서 '다음 이전에는 배달 안 함(Do not deliver before)' 항목의 체크박스를 선택합니다.
- 날짜와 시간을 설정한 후 창을 닫고 '보내기'를 클릭합니다.
- 이메일은 즉시 발송되지 않으며, 대신 보낼 편지함(Outbox)에서 메모장과 연필 아이콘이 표시된 이메일을 확인할 수 있습니다. 이것이 메일이 예약되었다는 신호입니다.
- 확인하고 싶다면 해당 이메일을 더블클릭해 보세요.
- '지연 전송' 옵션이 강조 표시되어 있다면 메일이 성공적으로 예약된 것입니다. 내용을 수정하려면 해당 옵션을 클릭해 변경하면 됩니다.
이 간단한 단계만으로 Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 버전에서 모두 이메일 예약 발송을 설정할 수 있습니다.
참고: 예약한 시간에 메시지가 전송되지 않는다면 Outlook이 캐시된 Exchange 모드로 실행 중이거나, 예약된 시간에 Outlook 프로그램이 켜져 있지 않은 것일 수 있습니다.
모든 메시지의 전송을 지연하는 방법
위의 방법으로 개별 이메일을 예약할 수 있습니다. 하지만 Outlook에서 보내는 모든 이메일의 전송을 지연시키고 싶다면 규칙(Rule)을 새로 만들어야 합니다. 이 기능은 이메일을 자주 회수하거나, 발송 후 후회하는 일이 잦은 사용자에게 특히 유용합니다.
모든 Outlook 이메일에 기본 지연 시간을 설정해 두면 메일이 즉시 발송되는 것을 막을 수 있어, 실수를 바로잡을 여유를 얻게 됩니다.
모든 메시지 전송 지연 설정 단계
- Outlook을 실행합니다.
- '파일(File)' 탭을 클릭하거나 Alt+F를 누릅니다.
- 파일 메뉴의 계정 정보 아래에서 '규칙 및 알림 관리(Manage Rules and Alerts)'를 클릭합니다.
- 열리는 창에서 '새 규칙(New Rule)'을 클릭합니다.
- 규칙 마법사가 열리면 다음 순서대로 설정합니다.
- '내가 보내는 메시지에 규칙 적용(Apply rule on messages I send)' 선택 → 다음
- 조건 선택 → 다음 → '모든 메시지에 이 조건 적용' 선택 → 다음
- 동작을 선택하고 메시지 전송을 지연할 시간(분)을 입력합니다.
- 필요한 경우 예외 조건을 선택합니다.
- 규칙 이름을 지정하고 '마침'을 클릭합니다.
- '적용' → '확인'을 클릭합니다.
참고: 이 방법으로는 최대 120분까지만 전송을 지연할 수 있습니다.
지금까지 소개한 간단한 단계를 따르면 Outlook에서 이메일 예약 발송과 전송 지연을 손쉽게 설정할 수 있습니다. 이 기능을 활용하면 이메일 발송 시간을 직접 제어할 수 있어 업무 효율이 크게 향상됩니다. Outlook 사용자라면 꼭 한번 시도해 보시고, 그 경험을 댓글로 공유해 주세요.
자주 묻는 질문(FAQ)
예약된 메시지는 어디에 저장되나요?
예약 발송 대기 중인 이메일은 보낼 편지함(Outbox) 폴더에 저장되며, 예약된 시간이 되면 자동으로 발송됩니다.
여러 개의 예약 메시지를 동시에 보낼 수 있나요?
네, Outlook에서는 여러 개의 예약 메시지를 동시에 설정해 보낼 수 있습니다.
발송 시점에 인터넷이 연결되어 있지 않으면 어떻게 되나요?
예약된 시간에 인터넷 연결 문제가 발생했는데 Outlook이 열려 있다면, 프로그램이 이메일 전송을 시도하지만 실패하게 되며 보내기/받기 진행 상황에 오류가 표시됩니다.
인터넷 연결이 복구되면 Outlook은 자동으로 예약된 메시지 재전송을 시도합니다.