마이크로소프트 워드(Microsoft Word)는 마이크로소프트 오피스에서 가장 중요하고 가장 널리 사용되는 도구 중 하나입니다. 편지, 블로그 글, 이력서, 노트, 과제물 등 다양한 문서를 작성할 때 활용되며, 수많은 기능을 갖추고 있지만 대부분의 사용자는 이를 제대로 알지 못합니다. 이번 글에서는 MS Word의 기본 기능을 살펴보고, 이후 연재를 통해 고급 기능까지 차근차근 배워보겠습니다. 이번 1부에서는 MS Word 2016의 기본 기능을 중심으로 소개합니다.
MS Word 2016 소개
MS Word 2016은 이전 버전인 2010과 2013과 크게 다르지 않습니다. 먼저 몇 가지 핵심적인 인터페이스 요소를 확인해 보겠습니다.
MS Word 2016을 단계별로 익혀봅시다. 워드 인터페이스를 구성하는 주요 기본 요소는 다음과 같습니다.
- 리본 메뉴(Ribbon)
- 빠른 실행 도구 모음(Quick Access Toolbar)
- 백스테이지 보기(Backstage View)
- 눈금자(Ruler)
- 마이크로소프트 계정(Microsoft Account)
- 문서 보기 및 확대/축소 기능
MS Word 문서를 처음 열어 내용을 작성하려고 하면 위 이미지와 비슷한 화면을 볼 수 있습니다. Word 문서를 열려면 Windows 10 시작 버튼 근처에 있는 Cortana 검색창에 '실행(Run)'을 입력하고 Enter 키를 누른 뒤, 'Winword'라고 입력하고 Enter 키를 누르면 됩니다. 그런 다음 '새 문서(Blank document)'를 클릭하면 MS Word 인터페이스로 진입합니다.
MS Word 학습 시작하기
이제 MS Word의 기본 기능부터 하나씩 배워보겠습니다.
1. 리본 메뉴(Ribbon)
리본 메뉴는 파일(File), 홈(Home), 삽입(Insert), 디자인(Design), 레이아웃(Layout), 참조(References), 메일(Mailing), 검토(Review), 보기(View) 등 9개의 탭으로 구성됩니다. 각 탭은 여러 개의 그룹(Group)으로 나뉘고, 각 그룹에는 다양한 기능이나 명령(Command)이 포함되어 있습니다.
예를 들어 홈 탭은 클립보드, 글꼴, 단락, 스타일이라는 4개의 그룹으로 나뉘며, 클립보드 그룹에는 붙여넣기, 잘라내기, 복사, 서식 복사 같은 기능이 들어 있습니다. 또한 각 그룹의 오른쪽 아래 모서리에 있는 작은 화살표 아이콘을 클릭하면 해당 그룹의 추가 옵션을 확인할 수 있습니다.
리본 메뉴를 화면에서 숨길 수 있나요?
네, 가능합니다. 계정 영역 근처에 있는 '리본 표시 옵션(Ribbon Display Option)'을 클릭하면 세 가지 선택지가 나타납니다. 리본 자동 숨기기(Auto-hide Ribbon), 탭 표시(Show Tabs), 탭 및 명령 표시(Show Tabs and Commands)입니다.
- 리본 자동 숨기기: 문서를 전체 화면 모드로 볼 때 유용한 옵션입니다.
- 탭 표시: 모든 명령을 숨기고 탭만 표시합니다.
- 탭 및 명령 표시: 리본 메뉴를 최대화하여 모든 탭과 명령을 보여줍니다. 기본적으로 활성화되어 있는 옵션입니다.
원하는 명령을 찾는 데 어려움이 있다면 보기 탭 옆에 있는 'Tell Me' 기능을 활용해 보세요. 찾고 싶은 내용을 입력하면 관련 옵션 목록이 표시되고, 바로 해당 명령을 실행할 수 있습니다.
2. 빠른 실행 도구 모음(Quick Access Toolbar)
빠른 실행 도구 모음은 리본 메뉴 상단에 위치하며, 자주 쓰는 명령에 신속하게 접근할 수 있도록 도와줍니다. 기본적으로 저장(Save), 실행 취소(Undo), 다시 실행(Redo) 명령이 표시되지만, 필요에 따라 원하는 명령을 자유롭게 추가할 수 있습니다.
다시 실행 버튼 옆의 드롭다운 버튼을 클릭하면 빠른 실행 도구 모음을 사용자 지정할 수 있으며, 여기에서 원하는 명령을 추가해 손쉽게 접근할 수 있습니다. 또한 '리본 아래 표시' 옵션을 통해 도구 모음의 위치를 변경할 수도 있습니다.
3. 백스테이지 보기(Backstage View)
파일(File) 탭을 클릭하면 정보, 새로 만들기, 열기, 저장, 다른 이름으로 저장 등의 다양한 옵션이 나타나는데, 이 화면을 백스테이지 보기(Backstage View)라고 부릅니다.
4. 눈금자(Ruler)
눈금자는 문서를 정확하게 정렬하고 수정하는 데 유용한 도구입니다. 문서의 왼쪽과 상단에 배치되어 있으며, 각각 세로 눈금자와 가로 눈금자라고 불립니다.
눈금자를 표시하거나 숨기려면 보기(View) 탭으로 이동한 후 표시(Show) 그룹에서 눈금자 옵션을 체크하거나 해제하면 됩니다.
5. 마이크로소프트 계정(Microsoft Account)
계정(Account) 섹션에서 마이크로소프트 계정에 로그인할 수 있습니다. 로그인하면 계정 창에 사용자 이름이 표시됩니다.
6. 문서 보기 및 확대/축소 기능
MS Word는 문서를 표시하는 다양한 보기 옵션을 제공합니다. 문서는 읽기 모드(Read Mode), 인쇄 모양(Print Layout), 웹 모양(Web Layout)의 세 가지 모드로 볼 수 있으며, 용도에 맞게 선택하여 사용하면 됩니다. 예를 들어 문서를 인쇄할 예정이라면 인쇄 모양 보기를 사용하는 것이 좋습니다. 또한 확대/축소(Zoom) 기능을 활용하면 문서의 가독성을 높일 수 있습니다.
문서 보기 옵션은 화면 오른쪽 하단 모서리 근처에 위치해 있으며, 필요에 따라 언제든지 전환할 수 있습니다.
- 읽기 모드: 문서를 전체 화면에서 편안하게 읽을 때 유용합니다.
- 인쇄 모양: 기본 보기 모드로, 문서를 인쇄할 때 사용됩니다.
- 웹 모양: 웹 페이지에 게시할 블로그 글을 작성할 때 유용합니다.
확대 및 축소
화면 하단의 확대/축소 슬라이더를 이용하면 문서 크기를 필요에 따라 조절할 수 있습니다. 슬라이더를 '+' 방향으로 밀면 문서가 확대되고, 반대로 '–' 방향으로 밀면 축소됩니다.
지금까지 1부였습니다. MS Word의 기본기를 잘 익히셨기를 바랍니다. 더 많은 MS Word 기능이 궁금하다면 2부도 꼭 확인해 보세요!