몇 주 전 저희는 Microsoft Teams에서 회의를 진행할 때 유용하게 쓸 수 있는 모범 사례 몇 가지를 소개한 바 있습니다. Microsoft 서비스를 사용하면서 대부분의 시간을 화상 통화에 소비하게 된다는 점을 언급했었죠. 하지만 채팅 역시 간과할 수 없습니다. 채팅은 Microsoft Teams의 또 다른 핵심 기능 중 하나이기 때문입니다. 그래서 오늘은 Microsoft 365 모범 사례 시리즈를 이어가며 Teams의 채팅 기능 활용법을 자세히 살펴보려고 합니다.
모범 사례 1: 대화는 꼭 스레드로 정리하세요!
먼저 가장 중요한 팁부터 알아보겠습니다. Teams는 Slack과 달리 대화를 '스레드(thread)' 단위로 정리하는 것이 가장 효과적입니다. Teams에서 답장을 할 때마다 새로운 대화를 시작하면 채널에 긴 메시지 목록이 쌓여 정작 중요한 내용을 파악하기 어려워집니다. 따라서 같은 주제라면 기존 스레드에 계속 답글을 다는 것이 좋습니다. 스레드 아래의 답장 상자를 클릭하고 내용을 입력한 뒤, 봉투 모양의 보내기 버튼을 누르면 됩니다. 이런 습관을 들이면 나중에 동료들에게 고맙다는 말을 듣게 될 겁니다.
모범 사례 2: Shift+Enter로 줄바꿈하여 메시지 조기 전송 방지하기
다음은 아주 간단하지만 유용한 팁입니다. 타이핑을 다 마치기도 전에 메시지가 먼저 전송되는 것만큼 곤란한 일도 없죠. 새 줄을 삽입하려고 Enter 키를 눌렀는데, Teams에서는 Enter 키가 메시지 전송으로 작동하기 때문에 이런 실수가 자주 발생합니다.
그 결과 채팅창에는 어색한 메시지가 남거나, 심한 경우 공개 스레드에 완성되지 않은 메시지가 올라갈 수 있습니다. 앞서 안내해 드렸듯이 Enter 키 대신 Shift+Enter 키를 함께 누르면 줄바꿈을 삽입할 수 있어 메시지가 조기에 전송되는 것을 막을 수 있습니다. 덕분에 오타를 수정하거나 메시지를 지우는 번거로움도 피할 수 있죠. 물론 다음에 소개할 서식 편집기를 활용하는 방법도 있습니다.
모범 사례 3: 서식 버튼 활용하기
세 번째 모범 사례는 Microsoft Teams의 서식 버튼입니다. 보통 Teams에서 작성하는 메시지는 기본 서식으로 표시됩니다. 하지만 메시지에 개성을 더하고 글꼴 등을 바꾸고 싶다면 서식 버튼을 사용하면 아주 쉽게 해결할 수 있습니다. 글자 색상 변경, 취소선 적용, 글자 크기 조절 등 다양한 옵션으로 메시지에 나만의 개성을 부여할 수 있습니다.
서식 버튼은 메시지 조기 전송을 방지하는 방법이기도 합니다. 서식 편집기를 열면 더 풍부한 편집 옵션이 제공되며, Enter 키를 눌러도 메시지가 전송되지 않습니다. 매번 봉투 아이콘을 직접 클릭해야만 전송됩니다.
서식 편집기를 사용하려면 채팅 상자나 채널의 답장 상자에 있는 첫 번째 버튼, 즉 붓이 그려진 'A' 버튼을 클릭하세요. 편집기를 열면 Microsoft Word와 비슷한 인터페이스가 나타납니다. 원하는 대로 메시지를 꾸며서 다른 사람들과 차별화된 메시지를 보내보세요.
모범 사례 4: 파일 탭으로 채팅 속 파일 확인하기
Teams에서 동료에게 중요한 파일을 보냈는데 도저히 찾을 수 없어 곤란하신가요? Teams는 이전에 주고받은 파일을 손쉽게 찾을 수 있도록 도와줍니다. OneDrive와 SharePoint 덕분에 모든 파일은 채팅 또는 채널 상단 바의 '파일' 탭에 정리되어 있습니다. 이 탭을 클릭하면 대화 상대와 주고받은 파일 목록을 스크롤하며 확인할 수 있습니다. 파일 이름을 클릭해 바로 열거나, 파일 이름을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭해 다운로드하거나 링크를 공유할 수도 있습니다.
앞으로도 더 많은 정보를 기대해 주세요!
저희는 Microsoft Teams 관련 소식을 꾸준히 다루고 있으며, 이 글은 그중 일부에 불과합니다. Microsoft Teams 관련 뉴스와 정보가 더 필요하시면 Microsoft 365 허브를 방문해 보세요. 또한 Teams나 Microsoft 365 활용 팁이 있다면 아래 댓글로 공유해 주시기 바랍니다.