Microsoft Lists는 Microsoft 365 앱 제품군에 새롭게 합류한 서비스입니다. 이름만 들으면 또 다른 Outlook Tasks, To-Do, Planner의 변형 정도로 치부하고 싶어지지만, Lists는 사실 위 서비스들 중 어떤 것보다도 Excel에 가까운 독특한 도구입니다.
SharePoint을 기반으로 하며 웹 인터페이스를 통해 접근하는 Lists는 Airtable과 같은 로우코드(low-code) 솔루션을 대체하려는 Microsoft의 시도로 볼 수 있습니다. 스프레드시트보다는 '앱'에 가까운 사용감을 제공하면서도, To-Do나 그 전신인 Wunderlist 같은 단순한 목록 앱보다 훨씬 폭넓은 데이터 관리 권한을 사용자에게 부여합니다.
Lists의 진가는 직접 사용해 봐야 비로소 실감할 수 있습니다. 유효한 구독이 있다면 Office 365 앱 서랍에서 이 앱을 찾을 수 있으며, 따뜻한 색조의 산뜻한 아이콘이 특징입니다.
템플릿으로 손쉽게 시작하기
눈에 잘 띄는 '새 목록(New List)' 버튼을 클릭하면 바로 시작할 수 있습니다. 이때 기본 제공 템플릿을 미리 둘러보는 데 잠시 시간을 들이는 것을 추천합니다. Lists가 어떤 용도로 설계되었는지 감을 잡는 데 큰 도움이 되기 때문입니다.
예를 들어 기본 제공되는 '이슈 추적기(Issue Tracker)'는 스프레드시트와 일반 목록 앱의 중간 형태인 그리드 기반 레이아웃을 사용합니다. '자산 관리자(Asset Manager)'는 한층 더 시각적이라서 이미지와 다양한 색상의 정보 칩까지 포함되어 있습니다.
'템플릿 사용(Use template)' 버튼을 누르면 템플릿을 기반으로 새 목록을 만들 수 있습니다. 물론 처음부터 목록을 직접 구축하는 것도 가능하며, 이 경우 SharePoint 스타일 인터페이스로 자신만의 필드를 설정해야 합니다. Excel 스프레드시트를 불러올 수도 있어 Lists와 기존 데스크톱 애플리케이션 간의 경계가 더욱 허물어집니다.
데이터 입력과 그리드 보기 활용
어떤 방식으로 목록을 만들든 이름, 설명, 색상, 아이콘을 지정해야 합니다. 설정이 끝나면 빈 화면 상태로 목록이 열립니다.
데이터를 추가하려면 왼쪽 상단의 '새로 만들기(New)' 버튼을 클릭하세요. 그러면 목록에 새 항목을 등록할 수 있는 입력 양식이 나타나며, 양식의 필드는 목록에 구성된 필드와 자동으로 일치합니다.
여러 항목을 한꺼번에 입력해야 할 때는 왼쪽 상단에서 그리드 보기(Grid view)로 전환하면 좋습니다. 화면의 모든 셀이 편집 가능한 필드로 바뀌어 마치 스프레드시트처럼 느껴지며, 덕분에 목록 데이터를 매우 빠르게 관리할 수 있습니다.
Excel 내보내기와 알림 설정
상단 도구 모음의 버튼을 이용하면 데이터를 Excel 스프레드시트로 내보낼 수 있습니다. 또 하나 유용한 기능은 목록 내 데이터가 변경될 때마다 이메일이나 SMS 알림을 받는 것입니다. 상단의 점 세 개('...') 아이콘을 클릭한 후 '알림 설정(Alert me)'을 선택하세요. 열리는 대화상자에서 어떤 변경 사항에 대해, 언제, 어느 채널로 알림을 받을지 세부적으로 지정할 수 있습니다.
마무리 및 다음 단계
지금까지 Lists의 첫걸음을 함께 살펴봤습니다. 이후 연재에서는 목록 생성과 수정, 목록 내 데이터 관리, 그리고 앱에서 제공하는 다양한 보기 옵션을 심층적으로 다룰 예정입니다. 특히 Lists는 Power Apps, Power Automate, Microsoft Teams 등 여러 Microsoft 도구와 연동할 수 있어, 조직의 정보를 통합 관리하는 중앙 저장소로도 활용할 수 있다는 점을 기억해 두시기 바랍니다.