파워 오토메이트(Power Automate)(이전 이름: 마이크로소프트 플로우)는 데스크톱 환경에서 IFTTT 대안을 찾고 있다면 손꼽히는 자동화 도구입니다. 이 글에서는 웹 버전과 데스크톱 버전에서 파워 오토메이트를 설정하고 최대한 활용하는 방법을 단계별로 소개합니다.
파워 오토메이트란 무엇인가?
파워 오토메이트는 Windows 11에 기본 탑재된 자동화 도구로, 웹과 Windows 10에서도 사용할 수 있습니다. Zapier, IFTTT, Automate.io 등이 온라인 앱과만 연동되는 것과 달리, 파워 오토메이트는 온라인 앱과 오프라인 앱 모두에서 작동합니다. 즉, 폴더 생성, 파일 이름 변경, 내용을 다른 위치로 복사하는 등 인터넷과 무관한 다양한 작업도 자동화할 수 있습니다.
파워 오토메이트를 사용하다 보면 흐름(flow)이라는 용어를 접하게 되는데, 이는 작업의 템플릿 유형을 의미합니다. 파워 오토메이트에는 다섯 가지 흐름이 포함되어 있으며, 각각 자동 클라우드 흐름(Automated cloud flow), 즉시 클라우드 흐름(Instant cloud flow), 예약 클라우드 흐름(Scheduled cloud flow), 데스크톱 흐름(Desktop flow), 비즈니스 프로세스 흐름(Business process flow)입니다.
파워 오토메이트의 작동 방식
자동화 작업을 만들 때는 크게 두 가지 요소가 필요합니다. 바로 트리거(trigger)와 액션(action)입니다. 트리거는 작업을 언제 실행할지 결정하고, 액션은 무엇을 할지 정해 줍니다. 새로 만들든 이미 만들어진 작업이든 모두 이 두 요소가 바탕에 깔려 있습니다. 작업 설정이 완료되면 직접 중지하기 전까지 파워 오토메이트가 백그라운드에서 자동으로 작업을 실행합니다.
다시 말해 IFTTT, Zapier, Automate.io와 동일한 워크플로우 구조를 가지고 있습니다. 모두 트리거와 액션을 선택하는 방식이죠. 하지만 파워 오토메이트에는 오류 시(On error)라는 유용한 옵션이 있습니다. 트리거나 액션에서 오류가 발생했을 때 다른 액션을 실행하도록 지정할 수 있는 기능으로, 다른 경쟁 도구에서는 제공하지 않는 강점입니다.
파워 오토메이트에서 지원하는 앱과 서비스
파워 오토메이트는 폭넓은 앱과 서비스를 지원하여 하나의 자동화 도구로 더 많은 일을 처리할 수 있게 해 줍니다. 웹 버전이든 데스크톱 버전이든 두 플랫폼에서 동일한 옵션을 사용할 수 있습니다. 구체적으로 Outlook, Excel, Word 등의 앱을 지원하며, 변수, 조건, 파일 등을 기반으로 하는 다양한 작업도 제공합니다.
파워 오토메이트의 가장 큰 장점은 중첩 작업(nested task)을 만들 수 있다는 점입니다. 예를 들어 10MB가 넘는 첨부 파일이 담긴 이메일을 받으면 특정 위치에 파일을 생성하고 싶다고 가정해 봅시다. 하나의 작업으로 처리하기 어렵다면 첨부 파일을 가져오는 작업 하나와 폴더를 생성하는 작업 하나로 나누어 구성할 수 있습니다.
웹과 데스크톱을 모두 지원하는 자동화 앱을 찾고 계신다면 파워 오토메이트가 좋은 해결책이 될 수 있습니다. 이 서비스를 한번 사용해 보고 모든 요구 사항을 충족하는지 확인해 보시기 바랍니다.
웹에서 마이크로소프트 파워 오토메이트 사용하는 방법
웹에서 파워 오토메이트를 사용하려면 아래 단계를 따르세요.
- flow.microsoft.com에 접속해 계정에 로그인합니다.
- 왼쪽 메뉴에서 만들기(Create) 버튼을 클릭합니다.
- 자동 클라우드 흐름(Automated cloud flow) 옵션을 선택합니다.
- 흐름 또는 작업의 이름을 입력하고 트리거를 선택합니다.
- 만들기(Create) 버튼을 클릭합니다.
- 새 단계(New step) 버튼을 클릭합니다.
- 액션에 사용할 앱을 선택합니다.
- 액션을 지정합니다.
- 저장(Save) 버튼을 클릭합니다.
먼저 파워 오토메이트 공식 웹사이트인 flow.microsoft.com에 접속해 계정에 로그인해야 합니다. 그런 다음 왼쪽에 보이는 만들기(Create) 버튼을 클릭하고 자동 클라우드 흐름(Automated cloud flow) 옵션을 선택합니다.
필요에 따라 아래와 같은 다른 옵션을 선택할 수도 있습니다.
- 즉시 클라우드 흐름(Instant cloud flow): 작업을 설정할 수 있지만 실행은 수동으로 해야 합니다.
- 예약 클라우드 흐름(Scheduled cloud flow): 미리 정해진 시간에 작업이 실행되도록 예약합니다.
- 데스크톱 흐름(Desktop flow): 주로 데스크톱 사용자를 위한 옵션입니다.
- 비즈니스 프로세스 흐름(Business process flow): 중첩 작업을 만들고 싶은 분들에게 적합합니다.
가장 먼저 할 일은 작업 이름을 정하는 것입니다. 이후 원하는 트리거를 선택하고 만들기(Create) 버튼을 클릭합니다.
트리거에 따라 해당 앱이나 서비스에 로그인해야 할 수도 있습니다. 로그인 후 새 단계(New step) 버튼을 클릭합니다.
여기서 트리거에 대응할 액션을 선택해야 합니다. 목록에서 실행하려는 작업을 클릭하세요.
선택한 서비스에 따라 다시 로그인해야 할 수 있습니다. 모두 완료되면 저장(Save) 버튼을 클릭합니다.
이제 계정에서 작업이나 흐름을 실행할 수 있습니다.
시작하기 전에 알아둘 점은 파워 오토메이트 데스크톱이 웹 버전과 다르게 작동한다는 것입니다. 데스크톱 버전에는 트리거를 선택하는 옵션이 없으므로 중첩 작업을 만들어야 합니다. 즉, 하나의 액션을 기본(primary) 액션으로 지정하고 나머지는 하위(sub) 액션으로 설정해야 합니다. 기본 액션이 트리거 역할을 하고, 나머지가 액션 역할을 합니다.
Windows 11/10에서 파워 오토메이트 사용하는 방법
Windows 11에서 파워 오토메이트를 사용하려면 아래 단계를 따르세요.
- 작업 표시줄 검색 상자에서 파워 오토메이트 앱을 검색해 실행합니다.
- 새 흐름(New flow) 버튼을 클릭합니다.
- 작업 이름을 입력하고 만들기(Create) 버튼을 클릭합니다.
- 왼쪽 패널에서 액션을 선택합니다.
- 선택한 앱에 맞게 화면의 양식을 작성합니다.
- 하위 흐름(Subflow) 화살표를 클릭하고 새 하위 흐름(New subflow) 옵션을 선택합니다.
- 이름을 입력하고 저장(Save) 버튼을 클릭합니다.
- 왼쪽 패널에서 다른 액션을 선택합니다.
- 저장(Save) 버튼을 클릭합니다.
- 실행(Play) 버튼을 클릭해 작업을 실행합니다.
각 단계를 자세히 살펴보겠습니다. 먼저 작업 표시줄 검색 상자에서 파워 오토메이트 앱을 검색하고 결과에서 실행합니다. 앱을 연 후 새 흐름(New flow) 버튼을 클릭합니다.
이제 작업 이름을 입력하고 만들기(Create) 버튼을 클릭합니다. 그러면 제목 표시줄에 작업 이름이 표시된 새 창이 열립니다. 여기서 왼쪽에서 기본 액션을 선택하세요.
액션을 더블클릭하거나 드래그 앤 드롭 방식으로 추가할 수 있습니다. 선택한 항목에 따라 화면의 양식을 작성한 뒤 저장(Save) 버튼을 클릭합니다.
다음으로 하위 흐름(Subflows) 화살표를 클릭하고 새 하위 흐름(New subflow) 옵션을 선택합니다. 하위 흐름의 이름도 자유롭게 지정할 수 있습니다.
그런 다음 왼쪽에서 다른 액션을 선택하고 저장(Save) 버튼을 클릭합니다.
전체 과정을 정리하면, 첫 번째 액션이 트리거 역할을 하고 하위 흐름이 액션 역할을 합니다.
마지막으로 실행(Run) 버튼을 클릭해 정상적으로 작동하는지 테스트할 수 있습니다.
함께 읽으면 좋은 글: 마이크로소프트 파워 오토메이트 데스크톱으로 UI 워크플로우 만드는 방법
파워 오토메이트 데스크톱은 무료인가요?
네, Windows 11과 Windows 10 사용자에게는 파워 오토메이트 데스크톱이 무료로 제공됩니다. 컴퓨터에서 앱을 찾을 수 없다면 flow.microsoft.com에서 다운로드할 수 있으며, 설치 후 Microsoft 계정으로 로그인해야 합니다.
Microsoft 365/Office 365에 파워 오토메이트가 포함되어 있나요?
네, 파워 오토메이트는 Microsoft 365 구독에 포함되어 있습니다. 유효한 Microsoft 365 구독이 있다면 추가 비용 없이 웹 버전 파워 오토메이트를 무료로 사용할 수 있습니다.
파워 오토메이트 요금은 얼마인가요?
웹 버전 파워 오토메이트는 사용자당 월 약 15달러입니다. 다만 Microsoft 365 구독자는 무료로 이용할 수 있으며, 파워 오토메이트 데스크톱은 Windows 11과 Windows 10 사용자에게 무료로 제공됩니다.
종합해 보면, 파워 오토메이트는 생산성을 높이기 위해 만들어진 매우 유용한 자동화 도구입니다. 이 튜토리얼이 처음 시작하는 데 도움이 되기를 바랍니다.