Microsoft SharePoint는 기업과 개인 모두가 활용할 수 있는 클라우드 기반 온라인 협업 플랫폼입니다. 문서 관리와 저장, 팀원 간 협업 등 다양한 용도로 사용되며, 크게 두 가지 유형의 서버 환경으로 제공됩니다. 하나는 회사가 직접 운영하는 서버이고, 다른 하나는 Microsoft 365가 호스팅하는 서버입니다.
Microsoft 365에서 제공하는 SharePoint의 세 가지 버전
- SharePoint Online: Microsoft 서버에서 인트라넷 사이트를 호스팅하며, 소규모 비즈니스에 가장 적합한 솔루션입니다.
- SharePoint Server: 인트라넷 주소를 완전히 사용자 지정할 수 있고 페이지를 로컬 사설 서버에 호스팅하는 완전한 버전입니다.
- SharePoint 앱: 스마트폰에서 무료로 사용할 수 있는 앱으로, 모든 SharePoint 사이트에 접속할 수 있습니다.
SharePoint를 이용하면 팀을 위한 웹페이지를 손쉽게 구축할 수 있습니다. 이 글에서는 그중 SharePoint Online을 중심으로 소개합니다.
SharePoint 사용의 주요 장점
- 콘텐츠를 공유하고 체계적으로 관리할 수 있습니다.
- 필요한 정보를 빠르게 검색할 수 있습니다.
- 뉴스를 모아볼 수 있는 온라인 인트라넷 페이지를 만들 수 있습니다.
- 민감한 정보와 커뮤니케이션을 강력하게 통제할 수 있습니다.
- 고급 파일 버전 관리 기능을 제공합니다.
SharePoint 시작하기: 초보자를 위한 기본 안내
SharePoint Online은 SharePoint 요금제 또는 Office 365 구독을 통해 이용할 수 있습니다. SharePoint 사이트에 접속하려면 먼저 Office 공식 웹사이트로 이동하세요.
로그인 페이지
로그인 페이지에서 계정 정보를 입력한 뒤, 앱 목록에서 SharePoint Online 아이콘을 클릭합니다.
그러면 SharePoint 메인 인트라넷 페이지가 열립니다.
빠른 사이트 목록(Quick Site List)
화면 왼쪽에는 빠른 사이트 목록이 있습니다. 이 목록은 내가 팔로우 중인 사이트를 보여주는 팔로잉(Following)과 최근에 방문한 사이트를 보여주는 최근(Recent)으로 구성되며, 모두 내가 멤버로 속해 있는 SharePoint 사이트들입니다.
메인 페이지 오른쪽에는 게시물이 표시되고, 자주 방문한 사이트도 함께 나타납니다. 특정 사이트를 팔로우하려면 별(Star) 아이콘을 클릭하면 됩니다.
메인 페이지 상단에는 검색 창(Search Bar)이 있어, 내가 멤버로 가입된 사이트나 내가 만든 사이트를 손쉽게 검색할 수 있습니다.
사이트 만들기(Create Site) 및 뉴스 게시물 만들기(Create News Post)
왼쪽 빠른 사이트 목록 위에는 Create Site(사이트 만들기)와 Create News Post(뉴스 게시물 만들기) 두 가지 기능이 있습니다.
Create Site는 팀원들을 위해 새로 만들고 싶은 사이트를 생성하는 기능이고, Create News Post는 나 또는 팀원이 SharePoint 사이트에 공유할 게시물을 작성하는 기능입니다.
Create Site를 클릭하면 두 가지 방식으로 사이트를 만들 수 있습니다.
첫 번째 옵션은 팀 사이트(Team Site)입니다. 팀 사이트는 문서 공유, 팀원 간 대화, 업무 관리, 일정 추적 등에 사용됩니다.
두 번째 옵션은 커뮤니케이션 사이트(Communication Site)입니다. 커뮤니케이션 사이트는 조직 내 구성원에게 주제, 이벤트, 프로젝트 소식 등을 알리는 콘텐츠를 발행하는 데 사용됩니다.
여기서는 Team Site를 선택해 진행해 보겠습니다.
팀 사이트(Team Site) 페이지 구성
팀 사이트 생성 시 사이트 이름(Site Name)을 입력해야 합니다. 사이트 이름을 입력하면 해당 이름이 그룹 전자 메일 주소(Group Email Address)와 사이트 주소(Site Address)에 자동으로 반영됩니다. 이어서 사이트 설명(Site Description)을 입력하고, 개인 정보 설정(Privacy Settings)을 지정한 후 언어(Language)를 선택합니다.
설정이 끝나면 다음(Next)을 클릭합니다.
다음 화면에서는 SharePoint 팀 사이트의 공동 소유자(Co-owner) 추가와 멤버 추가(Add Members)를 진행할 수 있습니다. 완료했다면 마침(Finish)을 클릭하세요.
이제 방금 만든 팀 사이트 페이지로 이동됩니다.
페이지 왼쪽에는 탐색 창(Navigation Pane)이 있으며, 여기에는 홈(Home), 대화(Conversations), 문서(Documents), 노트북(Notebook), 페이지(Pages), 사이트 콘텐츠(Site Content), 휴지통(Recycle Bin), 편집(Edit) 메뉴가 포함되어 있습니다.
생성한 팀 사이트 페이지의 상단 첫 번째 창에서는 왼쪽에 사이트 이름이 표시되고, 오른쪽에는 그룹이 비공개(Private)인지 공개(Public)인지, 내가 그룹을 팔로우하고 있는지, 그리고 그룹 멤버 수를 확인할 수 있습니다.
두 번째 창에는 새로 만들기(New) 버튼이 있으며, 이를 통해 사이트에 추가할 콘텐츠 유형을 선택할 수 있습니다. 예를 들어 목록(List), 문서 라이브러리(Document Library), 페이지(Page), 새 게시물(New Post), 뉴스 링크(News Link), 플랜(Plan), 앱(App) 등이 있습니다.
페이지 세부 정보(Page Details) 기능
페이지 세부 정보 기능에서는 페이지 설명(Page Description), 썸네일(Thumbnails), 사용자 지정 속성(Custom Properties)을 한눈에 확인할 수 있습니다.
같은 창에는 분석(Analytics) 항목도 표시되어, 페이지 방문자 수, 페이지 조회수(Page Views), 사용자당 평균 체류 시간, 페이지 트래픽 등의 지표를 볼 수 있습니다.
두 번째 창 오른쪽에는 팀 사이트가 게시됨(Published) 상태임을 나타내는 표시와 함께, 사이트를 수정할 수 있는 편집(Edit) 버튼이 있습니다.
페이지 중앙의 뉴스(News) 섹션에서는 뉴스 게시물(News Post)이나 뉴스 링크(News Link)를 추가하여 모든 멤버와 소식을 공유할 수 있습니다.
뉴스 섹션 바로 아래의 활동(Activity) 섹션에서는 사이트에서 발생한 최근 활동 내역을 확인할 수 있으며, 이곳에서 문서 업로드(Upload a Document)와 목록 추가(Add a List)도 가능합니다.
빠른 링크(Quick Link) 섹션에는 팀 사이트에 대해 알아보기와 페이지 추가 방법 배우기라는 두 개의 안내 링크가 표시됩니다.
문서(Document) 섹션에서는 새 폴더를 만들거나 Microsoft Office 제품군의 Excel, Word, PowerPoint, OneNote 문서를 추가할 수 있습니다.
또한 모든 문서(All Documents)를 선택한 뒤 드롭다운 목록에서 문서 표시 방식을 목록(List), 간단한 목록(Compact List), 타일(Tiles) 중에서 고를 수 있습니다. 이 목록에는 모든 문서, 새 목록 만들기(Create new list), 보기 다른 이름으로 저장(Save View As), 현재 보기 편집(Edit Current View) 항목도 포함되어 있습니다.
참고: SharePoint에서 페이지를 만드는 방법도 함께 살펴보면 좋습니다.
커뮤니케이션 사이트(Communication Site)
Communication Site를 선택하면 사이트 이름(Site Name)을 입력해야 하며, 입력한 이름은 사이트 주소(Site Address)란에도 자동으로 나타납니다. 이어서 사이트 설명과 언어를 입력합니다.
왼쪽에서는 드롭다운 화살표를 클릭해 원하는 디자인을 선택할 수 있습니다. 설정을 마친 후 마침(Finish)을 클릭하면 생성된 커뮤니케이션 사이트로 이동합니다.
커뮤니케이션 사이트는 팀 사이트와 구조가 다릅니다. 페이지 상단의 첫 번째 창은 탐색 창(Navigation Pane)으로, 홈(Home), 문서(Documents), 페이지(Pages), 사이트 콘텐츠(Site Content), 편집(Edit) 메뉴로 구성되어 있으며, 오른쪽에는 사이트를 공유할 수 있는 공유(Share) 버튼이 있습니다.
첫 번째 창 아래에는 새로 만들기(New) 버튼, 페이지 세부 정보(Page Details), 분석(Analytics)이 있고, 왼쪽에는 게시(Publish)와 편집(Edit) 버튼이 배치되어 있습니다.
페이지 아래쪽에서는 뉴스 게시물(News Post)과 링크(Link), 이벤트(Events), 문서(Documents)를 추가할 수 있습니다.
SharePoint 인트라넷 메인 페이지에서 Create News Post를 클릭하면 오른쪽에 패널이 열려, 어떤 사이트에 뉴스를 게시할지 선택할 수 있습니다.
이 초보자용 소개 가이드가 SharePoint를 시작하는 데 도움이 되기를 바랍니다.
함께 읽으면 좋은 글: SharePoint에서 삭제된 파일 복구 및 복원하는 방법.