Microsoft Teams에서 회의를 만드는 것은 재택근무나 원격 근무 중에도 동료들과 프로젝트 관련 소통을 원활하게 유지하는 효과적인 방법입니다. 본인이나 소속 조직이 Microsoft 365 고객이라면 이미 Microsoft가 제공하는 다양한 앱 연동 기능을 활용하고 있을 것입니다. 이 글에서는 Microsoft Teams에서 회의를 만드는 여러 가지 방법을 단계별로 자세히 알아보겠습니다.
예약 회의 만들기
Microsoft Teams에서 회의를 만드는 방법은 크게 세 가지입니다.
- 캘린더 아이콘 활용: Teams 채팅 상자 아래의 캘린더 아이콘을 선택하여 동료들과 함께 Teams 회의를 만들 수 있습니다. 캘린더 아이콘이 보이지 않는다면 조직의 IT 관리자에게 문의하세요.
- 데스크톱 앱 메뉴 활용: Microsoft Teams 데스크톱 앱 왼쪽 메뉴에서 캘린더를 선택한 뒤, 오른쪽 상단의 새 모임을 클릭합니다.
- 시간대 드래그: 캘린더에서 원하는 날짜와 시간 범위를 드래그하여 선택합니다.
위 세 가지 방법 중 하나를 실행하면 회의 정보를 편집할 수 있는 캘린더 양식이 열립니다. 일정 도우미(Scheduling Assistant)를 활용하면 참석자들의 근무 일정과 기존 회의가 Microsoft Teams 캘린더에 등록되어 있는 경우, 모두가 참여 가능한 시간을 손쉽게 찾을 수 있습니다.
시간, 선택 참석자, 장소(Teams에 미리 등록된 실제 회의실 또는 가상 회의실), 회의 세부 정보를 모두 입력한 후 저장을 클릭하세요. 그러면 Teams가 모든 참석자에게 회의 알림을 보내거나 링크가 포함된 이메일을 자동으로 발송합니다.
회의에 Teams 채널을 추가하는 경우에는 주의가 필요합니다. 조직 외부 인원을 초대했다면 반드시 회의 링크를 직접 전달해야 합니다. 
입력을 마친 후 보내기를 클릭하면, Teams가 초대된 모든 참석자에게 자동으로 초대장을 전송합니다. 조직 내부 인원은 Teams 알림으로, 외부 인원은 이메일로 초대장을 받게 됩니다.
조직 외부 사용자 초대하기
Microsoft Teams에서는 조직에 속하지 않은 사람도 Teams 회의에 초대할 수 있습니다. 외부 인원을 초대하려면 상대방의 전체 이메일 주소를 미리 알아 두어야 합니다.
먼저 필수 참석자 추가를 선택합니다. 선택 참석자로 지정할 사람이 있다면 대신 선택 참석자 추가를 선택하면 됩니다.
이어서 상대방의 전체 이메일 주소(예: admin@example.com)를 입력하고 초대(이메일 주소)를 선택합니다. 입력한 이메일 주소로 Teams 회의 초대 링크가 포함된 이메일이 발송됩니다.
Outlook에서 Teams 회의 예약하기
설치 과정에서 사용자의 동의를 받으면 Microsoft Teams는 Outlook 추가 기능(add-in)을 설치할 수 있습니다. 이 추가 기능을 사용하면 Outlook에서 바로 새 Teams 회의를 만들 수 있습니다. 덕분에 Outlook과 Microsoft Teams 사이를 번갈아 전환할 필요 없이, 어느 한쪽 앱에서만으로도 회의를 확인하거나 수락·거절·참여할 수 있습니다.
즉석 회의 만들기
급하게 짧은 회의를 진행해야 할 때는 Teams에서 즉석 회의를 만들 수 있습니다. 캘린더나 Teams 채널에서 작업 중 아이디어를 빠르게 교환하거나 프로젝트 진행 상황을 간단히 공유하기 위해 동료와 10분 정도의 짧은 회의가 필요할 때 특히 유용합니다.
캘린더에서 즉석 회의 시작하기
Teams 캘린더 화면에서 새 모임 대신 지금 모임(Meet now)을 선택합니다.
그러면 회의 제목을 추가하고, 비디오 사용 여부를 선택하며, 선호하는 오디오 장치를 지정할 수 있습니다. 준비가 되면 지금 참가를 클릭해 회의를 시작하세요.
화면 오른쪽 상단에 사용자(People) 창이 열리면, 즉석 회의에 초대할 사람의 이름을 입력하기만 하면 됩니다. 해당 인원은 Microsoft Teams를 통해 통화 요청을 받아 회의에 참여할 수 있습니다.
필요하다면 참가 정보 링크를 클립보드에 복사해 조직 외부 인원에게 이메일로 초대장을 보낼 수도 있습니다. 수신자가 Microsoft Teams를 설치하지 않았더라도 웹 브라우저만으로 즉석 회의에 참여할 수 있습니다.
Outlook이나 Teams에서 회의 예약 기능을 사용할 수 없는 상황이라면 이 방법이 매우 유용합니다. '지금 모임'은 Teams 캘린더의 예약된 회의와 동일하게 작동하며, 참가자 모두는 회의 채팅, 녹화본, 회의 중 공유된 파일이나 문서 등 공유된 모든 항목에 접근할 수 있습니다.
Teams 채널에서 즉석 회의 시작하기
Teams 채널에서 즉석 회의를 시작하려면 게시물 탭으로 이동한 후, 새 메시지를 입력하는 입력창에서 지금 모임 아이콘을 선택합니다.
'지금 모임' 아이콘을 선택하면 댓글 스레드에서 바로 즉석 회의가 열립니다.
지금 모임 버튼을 사용하면 메시지로 해결하기 어려운 문제를 빠르게 논의하며 명확한 답을 얻을 수 있습니다. Teams 채널의 아무 댓글 스레드에 답글을 달고 지금 모임을 선택하면 대화를 이어갈 수 있습니다. '지금 모임'을 선택하는 순간 해당 스레드의 모든 구성원이 즉석 회의에 자동으로 초대됩니다.
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